【NPO 小工具】專案、簡報、即時通,免費工具百百種,你真以為不用成本?

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編按:

NPOst 本著胖卡幾年下來的數位落差輔導經驗,知道臺灣有非常多小型非營利組織,都有許多數位應用上的困擾。九月開始,我們邀請到心展物聯網的黃則斌,開啟了新專欄「NPO 小工具」,希望透過胡搞好玩的方式,跟大家分享一些讓工作加快很多的小方法!

 

好啦,看了上一篇(你真的會用 Google 搜尋引擎嗎?) ,大家應該知道網路上甚麼東西都找得到。這篇要介紹的則是「免費工具」。什麼是免費工具呢?也就是不用錢,又可以增加工作效率的工具。

自從網頁技術不斷演進,網路上的免費工具已經多到一個誇張。你想得到的功能幾乎都早有人做出來了,連怎麼使用的教學文章也比比皆是。今天就要為大家精選幾個不同功能的免費工具。

首先先介紹 NGO 界詢問度數一數二高的專案管理系統。有鑑於 NGO/NPO 極為擅長開闢戰場,往往在專案追蹤上欠缺有效管理的方法,所以數位工具的帶入就是最佳手段。

在此介紹兩款最重要的工具!

Trello

Trello 看板包含許多清單的列表,由多張卡片所組成,你和團隊都能任意使用。不過,我們提供的功能不僅如此。Trello 擁有專案管理所需的所有功能,再大的專案也不成問題。」

Trello 確實有這樣的能力來協助管理專案,以下附上一個透過 Google 搜尋找到的教學連結。

到底 Trello 是什麼?它的功能有哪些?

圖片1 (1)

免費工具的相關文件 Google 上通通都有,請務必活用前篇文章所教的 Google 大法,或詳見這篇(別人說過的東西這裡再說一次沒意思啦):

為什麼大家愛用 Trello ?最佳整理教學讓事情井然有序

Slack

接下來要介紹 Slack,目前也有一些大型 NGO 開始使用,其官網也大方寫下「連登陸火星的團隊都在使用」。Slack 在群組上及追蹤功能上下了很多功夫,目前對臺灣團隊來說,最大門檻應該就在於沒有中文化。

圖片2

免費工具的相關文件 Google上也統統有,請務必活用前篇所教的 Google 大法,或詳見這篇:

Slack 完整教學與上手心得:找到正確的團隊溝通之道

為什麼要特別針對專案管理系統來介紹?

原因是當專案管理系統導入時,組織的分工角色以及比重會在這過程中被強化,也更有機會透過這樣的方式來找到分工不均以及同酬不同工的現象。

「能者多勞」一直是我排行 top 5 痛恨的成語,透過適合你們組織特性的專案管理系統,就可以找出「失能者少勞」的現象,結合正確的會議技巧,就可以將有限的人力資源做出最好的運用,而非讓優秀工作者的壓力無限上綱,最後導致劣幣驅逐良幣。

豬隊友示意圖

圖片1

而專案管理系統也是一般人比較不熟悉的軟體,在網路免費工具的盛行下,透過網路使得專案管理更為即時以及靈活。當然,不同組織間的文化及工作習慣也會大大影響適合使用的平臺,因以這篇就不做多餘的比較以及推薦。

做倡議的好幫手:Prezi

在 NPO 之中常常會有一個狀況,要把最新的論述以及議題整理秀出,老派作風就是出報告書或白皮書,青年世代就是搞懶人包,奢華風就是做動畫搞影片。往往基層鼓起勇氣提案說要做一個動畫,獲得主管首肯後,辛辛苦苦取得一輪報價之後整個提案就胎死腹中。

在這裡要特別介紹一款製作出最酷投影片線上製作平臺Prezi。它的部分功能要收費,但免費版的部分其實一般人就很夠用。如果你不會做動畫,只會做 ppt,但在缺乏預算之下又想做出一個可以表達論述的影片,你就該嘗試一下 Prezi。

Prezi 是一個使用者天花板無敵高的軟體,做出來的成果判若雲泥、高下立見。Prezi 使用教學本文並無打算做任何著墨,建議使用 Google 大法自行搜尋。僅附上高手製作出的 Prezi 給大家參考。

這個 Prezi 檔案是以一間公司的簡報為主題所設計的模板,透過放大縮小以及排列順序的方式,NPO 要表達跟梳理的脈絡和論述,就可以透過這樣的方式輕易以動畫方式呈現。善用 Prezi,可以做到很多 ppt 做不到的東西,以及無法表達的概念。

即時通訊的保密大法:Telegram

再來要介紹的是即時通訊,這基本上也是兵家必爭之地,常見的就是 LINE(政治圈很紅)、Whatsapp(以前滿紅的)、WeChat(西進必備、超狂支付功能)還有 facebook Messenger(有臉書的都能用)。

即時通訊的免費工具其實沒什麼好特別介紹,因為功能其實差不多,就看組織內部普及的狀態。這邊要講的是資訊安全的部份,有些 NPO 會面臨一些比較特殊的情況,這時候就會希望可以有保密的通信管道,而在這邊就要特別介紹 Telegram !

Telegram 基本上就是為了保障祕密通訊而誕生的即時通訊軟體,在此附上其創辦人的故事。雖然不妙的是,Telegram 近期也傳出被駭的消息。但是它簡潔的使用方式及跨平臺登入的能力,仍然讓 Telegram 成為一個非常優秀的即時通訊軟體。

在此要給大家一個小觀念:當你輸入的內容一旦電子化了,它就會永遠存在雲端上。沒有絕對不會被破解的軟體,也沒有絕對不會外洩的祕密,只有良好的使用習慣才能保障你的通信祕密。

免費工具的最大成本:團隊溝通

上面介紹了三種不同功能的免費工具,

  1. 專案管理系統:讓 NPO 專案好追蹤、事半功倍
  2. 潮酷簡報工具:讓 NPO 有更好的工具來製作出適合自己的行銷素材
  3. 即時通訊軟體:讓 NPO 有穩定安全的溝通工具

基本上這 3 個不同功能的免費工具就能夠處理很大一部分的 NPO 日常工作,本文的重點即在於讓 NGO/NPO 工作夥伴了解,到底有什麼樣的工具可以讓工作更有效率。

但是,免費工具真的是零成本嗎?其實不然,在使用這些新工具時,NPO 工作者要考慮最大的成本,就是「溝通成本」。當一個團體中只有少數人使用這些新工具的時候,這些工具能帶來的是幫助還是溝通誤差,我們不得而知。

情境舉例:

「hey!我們用_____的話就可以省很多時間欸,你看它有 ○○ 功能還有 xx 功能,用這個超方便欸!」

「好酷喔!好阿!」

-隔 2 天-

「欸我這個檔案放在_____上,主任你看過了嗎?」  

「????你還是 email 給我,或是你印出來我開完會看。」

這樣的對話筆者人生中已經不知道碰到幾次!熱血充滿資訊新知的新鮮人把最新最酷炫的工具介紹給團隊,最後卻因為忽略了溝通,反而使新工具成為讓團隊工作不同步的原因。

也因此,一個團隊在導入一套新工作平臺時,必須要考量到:

  1. 團隊成員對新科技的接受程度
  2. 使用門檻(語言、裝置等)
  3. 新平臺被授權的程度(在這個平臺上,其作業進度是否受組織認可)

如果有任何一項組織中的成員沒有一起面對及克服,那新平臺或新的小工具只是疊床架屋的存在。

在 NGO/NPO 工作的人往往並非網路世代,且背景五花八門,當你忽略了資訊門檻、溝通成本及團隊特性時,任何新科技及新工具反而會是阻擋你前進的最大絆腳石。

選擇太多卻不會溝通示意圖

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比較建議的方式,是找到最適合自己工作環境及符合組織特性的工具,在組織內推廣,每個星期花上一點時間教這個工具,在過程中徵詢大家的意見。在主管的協助下,先以小型專案進行實驗,再慢慢推廣到整個組織,同時訂定使用這些工具的標準與規則,慢慢導入,以溝通為手段、弭平數位落差為目標,如果這個新工具真有那麼好用,那前面這段辛苦的導入期間很快就會收到成效。

很多讀者看完科技小工具專欄後往往會覺得,內容決非新知亦非技巧,尤其本篇文章更是極盡淺薄,僅附上連結不做深入探討。在網路世代,善用 Google 查證自己所需的資訊是必備門檻,讀者更不應該盡信我的介紹。善用搜尋引擎找出最適合自己的東西,才是你踏入網路世代的最好證明。

 

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作者介紹

黃宸謙

黃宸謙

嗨大家好,我是黃宸謙,2015 年成立心展物聯網,希望一年內改變臺灣的小額捐款文化,很明顯,看來還需要一點時間。同時也希望 NGO/NPO 將最有限資源都放在最重要的地方,讓痛苦與消耗過去,智慧與創意留下。__師大附中 → 成功大學工科系 → 清華大學奈微所 → 博士班輟學創業,最後這點與蘋果賈伯思、微軟比爾蓋茲還有臉書馬克祖克柏起碼 87% 像。

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