【NPO 小工具】會議開不完？善用免費資源，替 NPO 投資十萬人力成本
編按：
NPOst 本著胖卡幾年下來的數位落差輔導經驗，知道臺灣有非常多小型非營利組織，都有許多數位應用上的困擾。九月開始，我們邀請到心展物聯網的黃則斌，開啟了新專欄「NPO 小工具」，希望透過胡搞好玩的方式，跟大家分享一些讓工作加快很多的小方法。辛苦的 NPO 們每天都有很多事要做，就讓 NPOst 來為大家分憂解勞，讓每個人都能把精力花在真正重要的事情上吧！
開會曠日廢時，相信是所有工作者的夢魘。
一場會議，六成時間在補脈絡、描述彼此對於人類文明與進步社會的想像；剩下三成在發想，最後一成才表決。經歷一整個下午，只得出 2 個結論，剩下 3 件事還必須等今天不在的高層來決議。
這樣的場景相信不是筆者信口開河、隨口雌黃，而是慘痛血淚經驗歷歷在目。
寶貴的 NPO 人力總是在開不完的會議中分散，然而大多數情況下，會議時間＝工作者崩潰的時間，今天要告訴大家如何使用免費資源來改變這一切。
首先解析會議這件事，參與會議的只有三種角色（任何多餘角色可能都是來鬧的）：
- 主席：負責掌控會議節奏，主持大局（僅限會議程序）
- 會議紀錄：記錄所有決議事項、分工事項以及爭議事項，嚴禁會議紀錄出現逐字稿
- 與會者：根據會議通知了解本次會議重點，事前盡量發想相關主題，在會議中表達並進行表決
再來將會議分成 3 個階段並詳細解說（括號內為心力投注的權重）：
會前（40%）
- 會議通知發送：內容為本次議程、前次會議追蹤事項以及臨時動議，務求讓與會者在會前就能了解本次會議重點，縮短會議空轉時間。
- 臨時動議（於會議前回信提出）：有臨時動議需盡早提出，以免會議無限制延長，大家都是 NPO 不是立法委員，延長會議時間只是浪費彼此時間，並無任何政治動機。
→ 會議通知範例
會議當下（30%）
- 追蹤事項：會議一開始先追蹤前次待辦事項，重點不在追殺辦事不力者，而是了解困難、執行上是否需要協助或是分工上是否不均。
- 按照議程：按照本次會議逐一進行決議，請想表達意見者表示自己的意見，如有人不清楚狀況，請他看會議通知，若發言內容明顯沒做功課，請主席適時制止。
→ 會議紀錄範例
主席制止示意圖：
會後（30%）
- 追蹤：追蹤本次會議或前次會議延宕之事項
- 會議紀錄：會議紀錄發送，並請與會者收信後回覆
你可能覺得「煩死了工作很多不想弄這些！」然而看似繁複的工作，在 Google 文件問世後，都能夠在舉手投足間完成啊！
為什麼 Google 文件這麼狂？
為什麼大家都愛用 Google 文件？因為它支援──
雲端作業：跨平臺不再是藉口！
所有文件大家都能存取，沒看到的人絕對是因為他沒點，不是因為他沒時間收信開檔案。因為 Google 文件透過手機、平板也能輕鬆處理。
協作：自己的分工自己記！
會議紀錄所有人都能做，尤其建議有被分配到工作的人，紀錄自己的負責範圍，以免開完會後會議紀錄工作者的理解能力跟你不同步。
看到文件自己打字，不是見鬼，是有人跟你一起在寫
透過這些功能開會，會有甚麼改變呢？
會前（40%）
- 議程、追蹤事項：有所變更只需自行去原始檔案修正，不再需要檔案、紙本重新發送
- 臨時動議（請會議前回信提出）：有所變更只需自行去原始檔案修正，不需要檔案、紙本重新發送
- 會議通知發送：群組對話中丟下雲端文件 Link，不需 Email、更不需要紙本
會議當下（30%）
開投影幕或在會議室放一臺大螢幕，直接把會議紀錄者的電腦畫面顯示在上面，然後──
- 追蹤事項：利用雲端文件直接在大家面前登打各事項進度
- 按照議程：會議紀錄者直接將會議通知在雲端資料夾複製一份後，將標題改好，即按照會議通知上的議程來開會，有任何決議都能即時在議程下方記錄。
會後（30%）
會議完請立刻把這次的會議紀錄寄送給所有與會者，並要求回應，如無回應則視同默認會議紀錄內容。
- 追蹤本次會議或前次會議延宕之事項
- 會議紀錄發送，並請與會者收信後回覆
所以會議到底是什麼？
會議是一個讓大家一起發想、抱頭苦思以及集思廣義的地方嗎？
NO！會議是讓準備好的人，講完他做的功課，把話說完，誰贊成、誰反對，大家參詳。最後的所有成果由與會者一同承擔。
任何會議只要耗時超過 30 分鐘，都會極度消耗體力以及團體向心力。
會議是一個定調、定性的場所，而非討論細節的地方。細節的討論，建議是由執行人敲定，或在提供數個選項後，在會議前告知與會者，然後在會議中定調並做出決議。
掌握會議節奏的除了主席本人，科技工具也是個能讓與會者都可以參考、加入的標的。所以善用免費的科技工具，不但有助於無紙化，同時也能讓會議節奏更加輕快。
現在讓我們動動計算機算一下，看完這篇文章並實際使用後，你賺了多少錢？
假設一人時薪 150、開會人數 8 人、每次節省 1.5 小時、每週發生 2 次、整年扣除年假共計 50 週，那就是：150 x 8 x 1.5 x 2 x 50=180,000 各位，18 萬阿！！！
如果貴單位組織稍微再大一點，省下的金額到底能產出多少企畫，幫助更多人了解你們所關心的議題呢？就從等一下的會議開始計算吧！
最後，本文就是利用 Google 文件協作而成，由煩惱的理科創業小老闆主筆，虎落平陽的傳播妹修辭，總計 2 小時內完成，不計影像素材製作。
