【NPO 小工具】專案團隊好比人體運轉，五臟俱全、氣血活絡、手眼協調的專案執行怎麼做？
編按：
NPOst 本著胖卡幾年下來的數位落差輔導經驗，知道臺灣有非常多小型非營利組織，都有許多數位應用上的困擾。九月開始，我們邀請到心展物聯網的黃宸謙，開啟了新專欄「NPO 小工具」，希望透過胡搞好玩的方式，跟大家分享一些讓工作加快很多的小方法！
「專案」是什麼？專案可大可小、可長可短，大的專案如這次網路上最紅、於屏東舉辦的臺灣燈會，小的專案則像是寫出這篇文章，都可以稱作專案。那要怎麼針對不同規模的專案，進行人力配置呢？大型專案跟小型專案的人力配置該如何決定呢？
首先，大家要記得，麻雀雖小，五臟俱全，而且麻雀才不雖小，雖小的是看不到這篇文章的人呢！
我們要知道，人體的運轉就好比一個完美配合的專案團隊來達成，所以一個工作團隊就像是人體一樣，五臟要俱全、氣血要活絡、手眼要協調！一個人之所以能夠活繃亂跳，可是需要各種健全的器官同時運作，而且完美的進行協同作戰呢！
所以，這次要來介紹的就是以人體為發想的專案分工組織圖！
專案執行如同人體運行，須互相協商以順利運作
以趣味性的人體器官組織來分類業務範圍，把項目分配在各分工單位上，以圖示來看，就能對每個人的職責瞭若指掌。如同人體，每個器官都有其存在的必要，而如何應用在組織架構上呢？我以 7 個器官（系統）來區分──
「專案人體圖」可以顯示如何運作專案，以及團隊人員之間的互動等。圖／作者提供
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腦：擔任上級指揮，隨時應變與調度
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工作內容：
擬定方向、建立組織、決定議題、指導監督等，也就是上級指揮者的角色。人體必須要有大腦作為思考的中樞，來作出生活中的各項決策。腦袋如果關機的話，整個系統也很難繼續運作了。
注意事項：
若沒有隨時密切了解內外的一切情勢，並清楚各部位人員的職責、善加運用人力資源，則有可能將做出錯誤決定；腦必須擁有管理風險的高度應變能力，並釐清此專案的最高目標與需求。
除了開創組織與立下指導原則，也要在過程中時刻接收各器官回報的狀態，並對執行方法持續進行修正，讓專案能走在正軌上，而不偏離路徑，最終才能達到預期成果。
圖／geralt @ Pixabay, CC0
眼：接收資訊與輿論，掌握內外動態
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工作內容：
資訊的來源，必須眼觀四方，除了掌握對客戶的了解，也要能看到市場與輿情，並傳進腦袋，讓大腦可以獲得資訊、做出判斷。
注意事項：
錯誤的訊息將帶來錯誤的決策，從第一線帶來的資訊，將影響服務或產品設計的走向。眼睛必須要能夠掌握一切資訊，以避免錯誤的發生。
嘴：統一對外溝通，協助雙方資訊傳遞
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工作內容：
嘴是負責把案子吃進來的部位，也就是業務部門，也必須負責對外溝通。
想想若一個人臉上有好幾個嘴巴，那應該會滿吵的（看起來也很恐怖）。因此一個專案裡，除非是業務內容相差太遠，有一個對外統一對口會是比較好的方式，免得雙方資訊傳遞時，因對口對象不一致而有錯亂。
注意事項：
若講出腦授權範圍外的內容，將導致團隊達成的目標與外界認知有落差，因此對外傳遞訊息內容必須精準，溝通的能力是嘴需要高度掌握的技巧。
手：在充分的資訊整合後，負責執行專案
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工作內容：
手負責直接執行，也就是專案現場的執行者。想要製作一個產品、執行一項專案，必須經大腦、透過眼接收訊息，以嘴與客戶溝通需求，全體資訊的整合後，在最充分的指令與授權下執行任務。
如果沒有手的話，也就沒有執行的人，更沒辦法創造產品、提供服務了。
注意事項：
擁有即時的執行能力是手最需要的，此外，執行的內容不可偏離專案主要目標範圍；未經授權的變化可能導致整體專案執行的偏離，因此若有超出計畫的變動，應該向上請示，回歸腦來進行整體決策，任何行動都要依循專案主旨，手可不要自己輕舉妄動了。
消化：不需大腦指令，負責細項工作
工作內容：
消化各種需求，成為執行專案的內容。
但這裡也是執行專案內容，那跟手有什麼區別呢？簡單來說，這裡不需要大腦的直接指令，而能運作；就像你吃完一碗飯，也不需要你想著「好！腸胃開始努力消化囉！」它才會開始運作。
圖／作者提供
舉例來說，今天一個活動企畫案，內容是要舉辦公益募款演唱會，在方向與整體大綱都訂定，甚至場地及演出者都敲定後，後續仍有許多細節需要被消化，像是票券的印刷和寄送，網站、臉書上活動的宣傳文字等。
過於細節的工作內容，直接消化掉需求是更有效率的做法，也就不太需要再請示大腦來決策了。
注意事項：
專案的失敗，常常是因為對細節的疏漏，像是社群媒體回覆失誤，導致公關風暴；又或者在產品的製程中，細微的管理疏漏使得產品品質有狀況。也因此，細緻的執行模式，是消化器官需要時刻注意的。
內分泌系統：輔助各部門協調與溝通，避免整合障礙
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工作內容：
內分泌系統（Endocrine）是負責調控動物體內各種生理功能正常運作的 2 大控制系統之一，相對於大腦的直接指令，內分泌系統是在各部門中進行輔助協調溝通的，也像是後勤能支撐其他單位的運作，因此內分泌系統要清楚各部位運作狀態。
注意事項：
若內分泌系統沒妥善進行輔助，則各部門的溝通則可能出現偏差，導致執行的效率低落或困難；因此內分泌系統必須以輔助的角度出發，使專案中不同部門進行的任務不至於失去關聯，導致行動整合的障礙。
肛門：負責專案執行的紀錄，累積成可參考的重要經驗
圖／作者提供
工作內容：
人體消化系統最後一關就是來到肛門，而每個專案流程的最後都會有結案的紀錄。
專案執行的程度是否達成績效指標？在專案執行時就記錄下來作為佐證，以及結束後得以回顧，檢視組織究竟達成了哪些項目，以便思考未來更好的改變與創新。
注意事項：
不論該次的專案結果如何，若沒有將經驗累積，複製成功經驗，並對失敗記取教訓，這些重要經驗都不會轉化為下次成功的因素。因此肛門必須詳實的將執行過程轉換為可參考、回顧的重要記錄。
角色可分工，也可以兼任
不同部門的合作，透過上面的的運作流程而串連起來，而這之中的每個人不一定只能執行一種分工。
像是手在完成指示任務後，仍有一些服務的後續處理，它可以自行消化掉，那麼這樣的工作就屬於消化器官的分工了；也有可能消化器官在有餘力時，將所有專案內容工作項目記錄起來，並加以整理，也是兼任了肛門的工作。
此外，也可以因應不同類型的專案需求，讓組織的角色分工與分配能夠保持彈性，例如若手頭上有一個 2 人即可完成的超簡易小專案，管理者可以直接擔任執行者，或許只要讓一個人擬定方向，兼任腦、眼、嘴、內分泌系統與肛門，而另一個人執行，擔任手與消化系統，就可以是一個完整的人體（組織分工）了！
而複雜的專案，當然就需要更複雜的分工模式，但只要按照這個模式來分配角色，讓角色能完整涵蓋專案需求範圍，而無分工上的缺漏，那麼組織運作也能順利進行了。
圖／neets
分工必須詳盡且落實，避免「能者過勞，不能者納涼」
每個功能都要齊全，並應該在專案組織建置期間就將分工分配完善。如果缺了腦，那麼整個團隊將群龍無首；如果缺了消化器官，那根本沒辦法完整執行並達成專案目標。
如果一個器官負荷太重，那麼這個人體會長得很奇怪；一個部門負擔太重，或是分工模糊不清，這組織有可能會失去平衡。一個部門可能由不同人協力合作，預先為工作做出合理完整的估算，分工權責盡量詳細並落實，才能避免「能者過勞，不能者納涼」的情形發生。
使用人體來作為分工表，傳達了很重要的一點：每個部門都不能缺少，並且各司其職。然而，他們終究是同一個個體，協調運作更為重要，每個角色不只要清楚自己的功能，也要知道誰是其他角色，並能在遇到比較不是自己業務範圍的需求時，有效率的與其他成員溝通。
圖／Pavlofox @ Pixabay, CC0
非營利組織的人力配置
非營利組織人力資源，除了專職員工，也會有志工的投入，但每個人專業背景不同，志工的投入狀況也不盡相同。本圖示內容皆為核心工作部門，因此重大專案中，各部門的負責人應為專職人員。
而各部門負責人必須對自身以及其他部門的職責清楚了解，才能知道什麼樣的問題該尋求哪個部門協助，除了協調合作，也必須互補來共同取得目標的達成。
應用了這個組織人體圖後，也能幫助組織經營者思考團隊真正的專業在哪裡，以及如何有效的營運組織；只有更加了解自己組織的強弱項與管理方式後，才能更清楚團隊下次應該怎麼運作，以及未來能走向何方。
你是什麼類型的專案工作者呢？一個人是可以同時具備多種類型的功能哦！快在貼文底下留言，讓大家知道你是什麼類型的專案工作者，說不定陌生的臉友就能組出一隊最強戰隊哦！
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