【NPO 小工具】專案團隊好比人體運轉,五臟俱全、氣血活絡、手眼協調的專案執行怎麼做?

圖/neets

編按:

NPOst 本著胖卡幾年下來的數位落差輔導經驗,知道臺灣有非常多小型非營利組織,都有許多數位應用上的困擾。九月開始,我們邀請到心展物聯網的黃宸謙,開啟了新專欄「NPO 小工具」,希望透過胡搞好玩的方式,跟大家分享一些讓工作加快很多的小方法!

 

「專案」是什麼?專案可大可小、可長可短,大的專案如這次網路上最紅、於屏東舉辦的臺灣燈會,小的專案則像是寫出這篇文章,都可以稱作專案。那要怎麼針對不同規模的專案,進行人力配置呢?大型專案跟小型專案的人力配置該如何決定呢?

首先,大家要記得,麻雀雖小,五臟俱全,而且麻雀才不雖小,雖小的是看不到這篇文章的人呢!

我們要知道,人體的運轉就好比一個完美配合的專案團隊來達成,所以一個工作團隊就像是人體一樣,五臟要俱全、氣血要活絡、手眼要協調!一個人之所以能夠活繃亂跳,可是需要各種健全的器官同時運作,而且完美的進行協同作戰呢!

所以,這次要來介紹的就是以人體為發想的專案分工組織圖!

專案執行如同人體運行,須互相協商以順利運作

以趣味性的人體器官組織來分類業務範圍,把項目分配在各分工單位上,以圖示來看,就能對每個人的職責瞭若指掌。如同人體,每個器官都有其存在的必要,而如何應用在組織架構上呢?我以 7 個器官(系統)來區分──

「專案人體圖」可以顯示如何運作專案,以及團隊人員之間的互動等。圖/作者提供

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腦:擔任上級指揮,隨時應變與調度

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工作內容:

擬定方向、建立組織、決定議題、指導監督等,也就是上級指揮者的角色。人體必須要有大腦作為思考的中樞,來作出生活中的各項決策。腦袋如果關機的話,整個系統也很難繼續運作了

注意事項:

若沒有隨時密切了解內外的一切情勢,並清楚各部位人員的職責、善加運用人力資源,則有可能將做出錯誤決定;腦必須擁有管理風險的高度應變能力,並釐清此專案的最高目標與需求。

除了開創組織與立下指導原則,也要在過程中時刻接收各器官回報的狀態,並對執行方法持續進行修正,讓專案能走在正軌上,而不偏離路徑,最終才能達到預期成果。

圖/geralt @ Pixabay, CC0

眼:接收資訊與輿論,掌握內外動態

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工作內容:

資訊的來源,必須眼觀四方,除了掌握對客戶的了解,也要能看到市場與輿情,並傳進腦袋,讓大腦可以獲得資訊、做出判斷。

注意事項:

錯誤的訊息將帶來錯誤的決策,從第一線帶來的資訊,將影響服務或產品設計的走向。眼睛必須要能夠掌握一切資訊,以避免錯誤的發生。

嘴:統一對外溝通,協助雙方資訊傳遞

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工作內容:

嘴是負責把案子吃進來的部位,也就是業務部門,也必須負責對外溝通。

想想若一個人臉上有好幾個嘴巴,那應該會滿吵的(看起來也很恐怖)。因此一個專案裡,除非是業務內容相差太遠,有一個對外統一對口會是比較好的方式,免得雙方資訊傳遞時,因對口對象不一致而有錯亂。

注意事項:

若講出腦授權範圍外的內容,將導致團隊達成的目標與外界認知有落差,因此對外傳遞訊息內容必須精準溝通的能力是嘴需要高度掌握的技巧。

手:在充分的資訊整合後,負責執行專案

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工作內容:

手負責直接執行,也就是專案現場的執行者。想要製作一個產品、執行一項專案,必須經大腦、透過眼接收訊息,以嘴與客戶溝通需求,全體資訊的整合後,在最充分的指令與授權下執行任務。

如果沒有手的話,也就沒有執行的人,更沒辦法創造產品、提供服務了。

注意事項:

擁有即時的執行能力是手最需要的,此外,執行的內容不可偏離專案主要目標範圍;未經授權的變化可能導致整體專案執行的偏離,因此若有超出計畫的變動,應該向上請示,回歸來進行整體決策,任何行動都要依循專案主旨,手可不要自己輕舉妄動了。

消化:不需大腦指令,負責細項工作

工作內容:

消化各種需求,成為執行專案的內容。

但這裡也是執行專案內容,那跟手有什麼區別呢?簡單來說,這裡不需要大腦的直接指令,而能運作;就像你吃完一碗飯,也不需要你想著「好!腸胃開始努力消化囉!它才會開始運作。

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舉例來說,今天一個活動企畫案,內容是要舉辦公益募款演唱會,在方向與整體大綱都訂定,甚至場地及演出者都敲定後,後續仍有許多細節需要被消化,像是票券的印刷和寄送,網站、臉書上活動的宣傳文字等。

過於細節的工作內容,直接消化掉需求是更有效率的做法,也就不太需要再請示大腦來決策了。

注意事項:

專案的失敗,常常是因為對細節的疏漏,像是社群媒體回覆失誤,導致公關風暴;又或者在產品的製程中,細微的管理疏漏使得產品品質有狀況。也因此,細緻的執行模式,是消化器官需要時刻注意的。

內分泌系統:輔助各部門協調與溝通,避免整合障礙

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工作內容:

內分泌系統(Endocrine)是負責調控動物體內各種生理功能正常運作的 2 大控制系統之一,相對於大腦的直接指令,內分泌系統是在各部門中進行輔助協調溝通的,也像是後勤能支撐其他單位的運作,因此內分泌系統要清楚各部位運作狀態

注意事項:

若內分泌系統沒妥善進行輔助,則各部門的溝通則可能出現偏差,導致執行的效率低落或困難;因此內分泌系統必須以輔助的角度出發,使專案中不同部門進行的任務不至於失去關聯,導致行動整合的障礙。

肛門:負責專案執行的紀錄,累積成可參考的重要經驗

圖/作者提供

工作內容:

人體消化系統最後一關就是來到肛門,而每個專案流程的最後都會有結案的紀錄。

專案執行的程度是否達成績效指標?在專案執行時就記錄下來作為佐證,以及結束後得以回顧,檢視組織究竟達成了哪些項目,以便思考未來更好的改變與創新。

注意事項:

不論該次的專案結果如何,若沒有將經驗累積,複製成功經驗,並對失敗記取教訓,這些重要經驗都不會轉化為下次成功的因素。因此肛門必須詳實的將執行過程轉換為可參考、回顧的重要記錄。

角色可分工,也可以兼任

不同部門的合作,透過上面的的運作流程而串連起來,而這之中的每個人不一定只能執行一種分工

像是手在完成指示任務後,仍有一些服務的後續處理,它可以自行消化掉,那麼這樣的工作就屬於消化器官的分工了;也有可能消化器官在有餘力時,將所有專案內容工作項目記錄起來,並加以整理,也是兼任了肛門的工作。

此外,也可以因應不同類型的專案需求,讓組織的角色分工與分配能夠保持彈性,例如若手頭上有一個 2 人即可完成的超簡易小專案,管理者可以直接擔任執行者,或許只要讓一個人擬定方向,兼任腦、眼、嘴、內分泌系統與肛門,而另一個人執行,擔任手與消化系統,就可以是一個完整的人體(組織分工)了!

而複雜的專案,當然就需要更複雜的分工模式,但只要按照這個模式來分配角色,讓角色能完整涵蓋專案需求範圍,而無分工上的缺漏,那麼組織運作也能順利進行了。

圖/neets

分工必須詳盡且落實,避免能者過勞,不能者納涼

每個功能都要齊全,並應該在專案組織建置期間就將分工分配完善。如果缺了腦,那麼整個團隊將群龍無首;如果缺了消化器官,那根本沒辦法完整執行並達成專案目標。

如果一個器官負荷太重,那麼這個人體會長得很奇怪;一個部門負擔太重,或是分工模糊不清,這組織有可能會失去平衡。一個部門可能由不同人協力合作,預先為工作做出合理完整的估算,分工權責盡量詳細並落實,才能避免「能者過勞,不能者納涼」的情形發生。

使用人體來作為分工表,傳達了很重要的一點:每個部門都不能缺少,並且各司其職。然而,他們終究是同一個個體,協調運作更為重要,每個角色不只要清楚自己的功能,也要知道誰是其他角色,並能在遇到比較不是自己業務範圍的需求時,有效率的與其他成員溝通。

圖/Pavlofox @ Pixabay, CC0

非營利組織的人力配置

非營利組織人力資源,除了專職員工,也會有志工的投入,但每個人專業背景不同,志工的投入狀況也不盡相同。本圖示內容皆為核心工作部門,因此重大專案中,各部門的負責人應為專職人員。

而各部門負責人必須對自身以及其他部門的職責清楚了解,才能知道什麼樣的問題該尋求哪個部門協助,除了協調合作,也必須互補來共同取得目標的達成。

應用了這個組織人體圖後,也能幫助組織經營者思考團隊真正的專業在哪裡,以及如何有效的營運組織;只有更加了解自己組織的強弱項與管理方式後,才能更清楚團隊下次應該怎麼運作,以及未來能走向何方。

你是什麼類型的專案工作者呢?一個人是可以同時具備多種類型的功能哦!快在貼文底下留言,讓大家知道你是什麼類型的專案工作者,說不定陌生的臉友就能組出一隊最強戰隊哦!

對於這次或是未來想知道更多關於 NPO 小工具的內容,想表達意見、想對我說的話,請填以下表單,我們下次見!


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作者介紹

黃宸謙

黃宸謙

嗨大家好,我是黃宸謙,2015 年成立心展物聯網,希望一年內改變臺灣的小額捐款文化,很明顯,看來還需要一點時間。同時也希望 NGO/NPO 將最有限資源都放在最重要的地方,讓痛苦與消耗過去,智慧與創意留下。__師大附中 → 成功大學工科系 → 清華大學奈微所 → 博士班輟學創業,最後這點與蘋果賈伯思、微軟比爾蓋茲還有臉書馬克祖克柏起碼 87% 像。

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