【NPO 小工具】你還在複製貼上嗎？輕鬆善用 Excel，小團隊也可以大數據！
編按：
NPOst 本著胖卡幾年下來的數位落差輔導經驗，知道臺灣有非常多小型非營利組織，都有許多數位應用上的困擾。九月開始，我們邀請到心展物聯網的黃則斌，開啟了新專欄「NPO 小工具」，希望透過胡搞好玩的方式，跟大家分享一些讓工作加快很多的小方法！
承上篇（參考：用 Google 表單做問卷，就是狂！），用 Google 表單收集完問卷資料，我們還能做什麼？
要如何像個專業的一樣的處理這些原始資料？同時還能用自己的方法取得想要的資料？雖然 Google 內建的整理功能已經能產出很多圖表，但還是有些情況完全無法使用 Google 內建功能來分類，甚至做出更進一步的應用。
最好的範例呢，無非就是地址。地址往往都是一段文字，透過 Google 往往難以進行整理。這時候就要透過試算表來把文字做拆解及計算，透過強大的試算表來完成分析！
（同時在此要先感謝有細細看完上一篇、並且有填表單的讀者們！你們的支持就是我們最大的動力！！）
用 Excel 製做客製化感謝函
這次要示範的，就是如何透過上一篇表單所蒐集到的資料，透過試算表產生「給讀者的感謝函」！
感謝函內容如下：
嗨！來自_____（讀者居住城市）的朋友，你好！
我是黃則斌，很感謝你收看我的專欄【NPO 小工具】！未來會針對你想看的 _____（想看的內容）來進行撰寫！你想對我說的______（想說的話），我也看到了！非常感謝你的指教！
未來【NPO 小工具】一定會帶來更多有趣、好玩以及有用的內容！
以上是我要製作的感謝函，那要怎麼從試算表裡面把對應的答案都挖出來填好呢？
首先，將表單收取到的答案建立成試算表檔案。
這時候就會產生一個試算表的檔案！
基本上呢就是長得跟 Excel 非常相近，許多功能也非常雷同。
裡面所有的數據都以原始資料來呈現，可以量化的部分，Google 表單上都能做一些基本的圖表，但你應該已經發現，其中，「地址」是個最難以分析的欄位。假設我要擷取的正是地址欄位中的城市名，我該怎麼做呢？
首先，我們要先從格式中找出可能把城市名擷取出來的方法。
寫函式一點也不難，真心不騙！
在上週製作的問卷表單欄位中，可以看見我們要求的格式是「郵遞區號前三碼+城市名」，如「100台北市」，因此顯然我們要擷取的是這個欄位的第 4、第 5 個字元。因此我們可以應用試算表內建的函數：
=mid（資料欄位, 開始的字元, 擷取的字數）
看到這裡大家應該已經快要崩潰了？「=mid」是什麼鬼！！
別急，且聽我一番解釋！
那麼等號之後的「mid」，又代表什麼意思呢？
mid 是一個函式，代表「從資料中間擷取字元」。假設我們的資料存放在 D 行，那我們的函式就要寫成──
=mid(D2,4,2)
如此這般，就可以把資料庫中 D 行第 2 列欄位裡的第 4 個字元，後面的 2 個字元取出來。
前面提過，之前我們製作的問卷表單，要求大家填寫郵遞區號前 3 碼及縣市的格式為「100台北市」。因此透過上面的函式，我們就可以將「100台北市」裡的「台北」2 個字擷取出來。
換句話說，只要選擇適當的函數，我們就可以從原始資料中單獨擷取我們想要的內容！
完成感謝函！
現在跟著我來一起完成我們的感謝函吧!
要組成感謝函，必須根據讀者們填入問卷裡的其中 3 個回答，來拼湊成你的客製化內容。也因此整篇感謝函文字會被切割成 4 部分，就像一個木材切 3 刀，總共會有 4 段的意思。
好，現在先將原本的感謝函拆成 4 份，再利用連接函數 =CONCATENATE 就可以把不同的 3 個回覆與固定的感謝函內容（第 4 份）連接在一起！
回頭看看原本的感謝函內容：
嗨！來自_____（讀者居住城市）的朋友，你好！
我是黃則斌，很感謝你收看我的專欄【NPO 小工具】！未來會針對你想看的 _____（想看的內容）來進行撰寫！你想對我說的______（想說的話），我也看到了！非常感謝你的指教！
未來【NPO 小工具】一定會帶來更多有趣、好玩以及有用的內容！
也就是說，要連接的部分總共有 7 個：
- 嗨！來自
- _____（讀者居住城市）
- 的朋友，你好！
我是黃則斌，很感謝你收看我的專欄【NPO小工具】！未來會針對你想看的 - _____（想看的內容）
- 來進行撰寫！你想對我說的
- ______（想說的話）
- ，我也看到了！非常感謝你的指教！
未來【NPO小工具】一定會帶來更多有趣、好玩以及有用的內容！
一旦連接了這 7 個部分的函數，就能成為我們專屬的感謝函函數！其中，第 1、3、5、7 項屬於固定的感謝函文本；第 2、4、6 項是變動的表單內容。
（可以看出回覆的人真的不多 QQ，其中有兩個是我自己填的嗚）
試算表中第 I 行以後就已經沒有填資料了，因此我選定第 J 行作為製作感謝函的地方！
於是接下來我們就要命令 J2 用連接函數 concatenate 來合併 7 個部分，做出第一個感謝函：
- 嗨！來自
- mid(D2,4,2)（讀者居住城市）
- 的朋友，你好！
我是黃則斌，很感謝你收看我的專欄【NPO 小工具】！未來會針對你想看的 - H2（想看的內容）
- 來進行撰寫！你想對我說的
- G2（想說的話）
- ，我也看到了！非常感謝你的指教！
未來【NPO 小工具】一定會帶來更多有趣、好玩以及有用的內容！
也因此，我們要在 J2 輸入以下的函式：（每個部分／字串之間要用 ” 分隔，欄位／函數則用逗點 , 區分）
=concatenate(“嗨！來自”,mid(D2,4,2),”的朋友，你好！我是黃則斌，很感謝你收看我的專欄【NPO小工具】!未來會針對你想看的”,H2,”來進行撰寫！你想對我說的”,G2,”，我也看到了！非常感謝你的指教！未來【NPO 小工具】一定會帶來更多有趣、好玩以及有用的內容！”)
如此這般，就可以合併出一份我們要做的感謝函啦！
緊接著，把滑鼠移到成果的那一欄上，右下角有個藍色小框框，按住往下拖拉：
把 J 排往下拉，就可以不斷產生專屬於這個表單填寫者的感謝函了！
原始資料必須統一格式，才不會變成杯具
善用試算表提供的函數，整理、歸納你所蒐集到的數據與資料，基本上已經是網路時代必備的技能，簡單的幾個步驟就可以讓你跟同事不用一整個下午都在複製貼上，能夠輕輕鬆鬆使用問卷資料，找到或是產生自己想要的東西。而這全都仰賴一個非常重要的前提──
原始資料的格式化！
如果輸入的資料格式五花八門，有人寫「105台北」、有人寫「台北100」或有人只寫郵遞區號沒寫城市，都會讓你後續產出或歸納出的資料內容問題重重。
所以！在說計問卷、表單時，如何讓使用者都能用正確的統一格式答出你想要的答案，才是真正考驗表單設計者的時候。
養成使用表單的好習慣
同時，在製作後續應用時，每一個愛用試算表的朋友們也都必須要有幾個觀念──
1. 永遠不要在原始資料上作業，請善用複製及副本功能
永遠不要在你的原始資料上進行任何動作，無論如何都要保有一份最原始的檔案。這樣出了狀況或不小心動到資料時，還能有個原始檔可以參考，否則整個資料根本屍骨無存。
2. 好的使用習慣，能避免很多低能問題
一個大型的試算表，例如商業用途的試算表，表單內容可能多達上萬筆，卻同時像 Google 文件一樣，有多人在共同編輯（協作）、整理，因此如果你更改了資料、顏色或寫了一些功能跟數質計算，別人可能根本不知道你在幹嘛。此外，有一天你自己也會忘記你當初為何而改，又是如何做到，因此每一個步驟、每一個動作，都要找旁邊空白地方注解你在做什麼、這個動作的用意是什麼。這一點在團隊合作時尤其重要！下次自己回頭來看時，也不會忘記。
3. 「原始資料必有錯」，抓錯為先
真正的高手會在使用試算表的內容時，先行用適合的函數來確認要處理的資料有沒有異常。例如，假設今天進來 5000 筆資料，但其中可能有 10 筆有格式錯誤，但它們散布在表單各處，不知道在哪兒。如此就要先寫一個函式來抓出這 10 筆資料，然後手動把資料修正好，才能把這 5000 筆資料拿去做進一步的應用。畢竟，再高明的函式設計，也沒辦法從人類多元以及多樣性的思考中，取得標準化的結果。
以上，一個良好的表單設計，搭配靈活應用試算表的函式功能，小團隊一樣可以大數據！
最後，再邀請大家來我的表單填寫意見，填好的人都可以收到這篇介紹的感謝函唷！
對了，還有這次的課後作業！！
大家有沒有發現，透過這樣的函式產生出來的內容文字都是接在一起，沒有跳行？那麼要如何讓這些文字跳行呢？請自行 Google！至於還沒有掌握 Google 技巧的朋友，請參考這篇！（你真的會用 Google 搜尋引擎嗎？）
