【NPO 小工具】專案、簡報、即時通，免費工具百百種，你真以為不用成本？
編按：
NPOst 本著胖卡幾年下來的數位落差輔導經驗，知道臺灣有非常多小型非營利組織，都有許多數位應用上的困擾。九月開始，我們邀請到心展物聯網的黃則斌，開啟了新專欄「NPO 小工具」，希望透過胡搞好玩的方式，跟大家分享一些讓工作加快很多的小方法！
好啦，看了上一篇（你真的會用 Google 搜尋引擎嗎？） ，大家應該知道網路上甚麼東西都找得到。這篇要介紹的則是「免費工具」。什麼是免費工具呢？也就是不用錢，又可以增加工作效率的工具。
自從網頁技術不斷演進，網路上的免費工具已經多到一個誇張。你想得到的功能幾乎都早有人做出來了，連怎麼使用的教學文章也比比皆是。今天就要為大家精選幾個不同功能的免費工具。
首先先介紹 NGO 界詢問度數一數二高的專案管理系統。有鑑於 NGO／NPO 極為擅長開闢戰場，往往在專案追蹤上欠缺有效管理的方法，所以數位工具的帶入就是最佳手段。
在此介紹兩款最重要的工具！
Trello
「Trello 看板包含許多清單的列表，由多張卡片所組成，你和團隊都能任意使用。不過，我們提供的功能不僅如此。Trello 擁有專案管理所需的所有功能，再大的專案也不成問題。」
Trello 確實有這樣的能力來協助管理專案，以下附上一個透過 Google 搜尋找到的教學連結。
到底 Trello 是什麼？它的功能有哪些？
免費工具的相關文件 Google 上通通都有，請務必活用前篇文章所教的 Google 大法，或詳見這篇（別人說過的東西這裡再說一次沒意思啦）：
為什麼大家愛用 Trello ？最佳整理教學讓事情井然有序
Slack
接下來要介紹 Slack，目前也有一些大型 NGO 開始使用，其官網也大方寫下「連登陸火星的團隊都在使用」。Slack 在群組上及追蹤功能上下了很多功夫，目前對臺灣團隊來說，最大門檻應該就在於沒有中文化。
免費工具的相關文件 Google上也統統有，請務必活用前篇所教的 Google 大法，或詳見這篇：
Slack 完整教學與上手心得：找到正確的團隊溝通之道
為什麼要特別針對專案管理系統來介紹？
原因是當專案管理系統導入時，組織的分工角色以及比重會在這過程中被強化，也更有機會透過這樣的方式來找到分工不均以及同酬不同工的現象。
「能者多勞」一直是我排行 top 5 痛恨的成語，透過適合你們組織特性的專案管理系統，就可以找出「失能者少勞」的現象，結合正確的會議技巧，就可以將有限的人力資源做出最好的運用，而非讓優秀工作者的壓力無限上綱，最後導致劣幣驅逐良幣。
豬隊友示意圖
而專案管理系統也是一般人比較不熟悉的軟體，在網路免費工具的盛行下，透過網路使得專案管理更為即時以及靈活。當然，不同組織間的文化及工作習慣也會大大影響適合使用的平臺，因以這篇就不做多餘的比較以及推薦。
做倡議的好幫手：Prezi
在 NPO 之中常常會有一個狀況，要把最新的論述以及議題整理秀出，老派作風就是出報告書或白皮書，青年世代就是搞懶人包，奢華風就是做動畫搞影片。往往基層鼓起勇氣提案說要做一個動畫，獲得主管首肯後，辛辛苦苦取得一輪報價之後整個提案就胎死腹中。
在這裡要特別介紹一款製作出最酷投影片線上製作平臺：Prezi。它的部分功能要收費，但免費版的部分其實一般人就很夠用。如果你不會做動畫，只會做 ppt，但在缺乏預算之下又想做出一個可以表達論述的影片，你就該嘗試一下 Prezi。
Prezi 是一個使用者天花板無敵高的軟體，做出來的成果判若雲泥、高下立見。Prezi 使用教學本文並無打算做任何著墨，建議使用 Google 大法自行搜尋。僅附上高手製作出的 Prezi 給大家參考。
這個 Prezi 檔案是以一間公司的簡報為主題所設計的模板，透過放大縮小以及排列順序的方式，NPO 要表達跟梳理的脈絡和論述，就可以透過這樣的方式輕易以動畫方式呈現。善用 Prezi，可以做到很多 ppt 做不到的東西，以及無法表達的概念。
即時通訊的保密大法：Telegram
再來要介紹的是即時通訊，這基本上也是兵家必爭之地，常見的就是 LINE（政治圈很紅）、Whatsapp（以前滿紅的）、WeChat（西進必備、超狂支付功能）還有 facebook Messenger（有臉書的都能用）。
即時通訊的免費工具其實沒什麼好特別介紹，因為功能其實差不多，就看組織內部普及的狀態。這邊要講的是資訊安全的部份，有些 NPO 會面臨一些比較特殊的情況，這時候就會希望可以有保密的通信管道，而在這邊就要特別介紹 Telegram !
Telegram 基本上就是為了保障祕密通訊而誕生的即時通訊軟體，在此附上其創辦人的故事。雖然不妙的是，Telegram 近期也傳出被駭的消息。但是它簡潔的使用方式及跨平臺登入的能力，仍然讓 Telegram 成為一個非常優秀的即時通訊軟體。
在此要給大家一個小觀念：當你輸入的內容一旦電子化了，它就會永遠存在雲端上。沒有絕對不會被破解的軟體，也沒有絕對不會外洩的祕密，只有良好的使用習慣才能保障你的通信祕密。
免費工具的最大成本：團隊溝通
上面介紹了三種不同功能的免費工具，
- 專案管理系統：讓 NPO 專案好追蹤、事半功倍
- 潮酷簡報工具：讓 NPO 有更好的工具來製作出適合自己的行銷素材
- 即時通訊軟體：讓 NPO 有穩定安全的溝通工具
基本上這 3 個不同功能的免費工具就能夠處理很大一部分的 NPO 日常工作，本文的重點即在於讓 NGO/NPO 工作夥伴了解，到底有什麼樣的工具可以讓工作更有效率。
但是，免費工具真的是零成本嗎？其實不然，在使用這些新工具時，NPO 工作者要考慮最大的成本，就是「溝通成本」。當一個團體中只有少數人使用這些新工具的時候，這些工具能帶來的是幫助還是溝通誤差，我們不得而知。
情境舉例：
「hey！我們用_____的話就可以省很多時間欸，你看它有 ○○ 功能還有 xx 功能，用這個超方便欸！」
「好酷喔！好阿！」
－隔 2 天－
「欸我這個檔案放在_____上，主任你看過了嗎？」
「？？？？你還是 email 給我，或是你印出來我開完會看。」
這樣的對話筆者人生中已經不知道碰到幾次！熱血充滿資訊新知的新鮮人把最新最酷炫的工具介紹給團隊，最後卻因為忽略了溝通，反而使新工具成為讓團隊工作不同步的原因。
也因此，一個團隊在導入一套新工作平臺時，必須要考量到：
- 團隊成員對新科技的接受程度
- 使用門檻（語言、裝置等）
- 新平臺被授權的程度（在這個平臺上，其作業進度是否受組織認可）
如果有任何一項組織中的成員沒有一起面對及克服，那新平臺或新的小工具只是疊床架屋的存在。
在 NGO/NPO 工作的人往往並非網路世代，且背景五花八門，當你忽略了資訊門檻、溝通成本及團隊特性時，任何新科技及新工具反而會是阻擋你前進的最大絆腳石。
選擇太多卻不會溝通示意圖
比較建議的方式，是找到最適合自己工作環境及符合組織特性的工具，在組織內推廣，每個星期花上一點時間教這個工具，在過程中徵詢大家的意見。在主管的協助下，先以小型專案進行實驗，再慢慢推廣到整個組織，同時訂定使用這些工具的標準與規則，慢慢導入，以溝通為手段、弭平數位落差為目標，如果這個新工具真有那麼好用，那前面這段辛苦的導入期間很快就會收到成效。
很多讀者看完科技小工具專欄後往往會覺得，內容決非新知亦非技巧，尤其本篇文章更是極盡淺薄，僅附上連結不做深入探討。在網路世代，善用 Google 查證自己所需的資訊是必備門檻，讀者更不應該盡信我的介紹。善用搜尋引擎找出最適合自己的東西，才是你踏入網路世代的最好證明。
