【NPO 小工具】年終數位好習慣,給自己清爽的雲端辦公室

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圖片來源/https://goo.gl/Hb1F5H

編按:

NPOst 本著胖卡幾年下來的數位落差輔導經驗,知道臺灣有非常多小型非營利組織,都有許多數位應用上的困擾。九月開始,我們邀請到心展物聯網的黃則斌,開啟了新專欄「NPO 小工具」,希望透過胡搞好玩的方式,跟大家分享一些讓工作加快很多的小方法!

 

嗨大家!僅用這篇文章向各位拜個有點早的早年!新年快樂!

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有在 follow「NPO 小工具」的讀者一定都常常看到我說「要保持好習慣~」、「要養成好習慣~」這些耳熟能詳的話。但有讀者表示:究竟什麼是好習慣?!

所謂好習慣呢,其實就是保持你的數位工作環境乾淨整潔、易於協作、所有東西都在它該在的地方。簡單說呢,如果是家長輩的讀者,就把你常叫小孩整理房間的說詞用在自己的數位空間上;如果是小孩輩的讀者,就把你常被念的說詞用在自己的數位空間裡,就對了!

也因此,這篇文章要特別送給準備歲末年終大掃除的各位!

在這個電腦已經成為工作必備用品的時代,許多孩子們有著亂七八糟的房間,電腦或手機桌面卻整潔到誇張!我甚至看過有人把手機 APP 用顏色來分類。然而長輩們卻剛好相反,往往房間一塵不染,手機跟工作用的 PC 卻 totally fucked up:所有東西都在桌面,根本看不到桌布圖案長什麼樣子,檔案東一個西一個,命名完全惡搞,或者所有東西都被丟在系統的下載資料夾裡。也有長輩天天抱怨手機很慢,拿來一看,大概同時有 30 個 APP 待命,系統訊息多到滑不完,這樣的手機想要變快根本強人所難。

所以今天就要跟大家分享使用 PC(personal computer)的好習慣,以及雲端好習慣。就像我最常被我爸媽說:「你多花 5 秒把這個東西收好很難嗎?」(其實真的滿難),現在換我來跟各位長輩們報告一下「你多花 5 秒把你的檔案命名好、存好很難嗎?」也跟同輩們報告一下:「你多花 5 秒把你做的事情注解下來很難嗎?」

養成 PC 好習慣,專案管理很 easy

所謂的 PC 好習慣,到底是什麼呢?首先:

  1. 檔案分門別類收好(跟你房間亂丟的衣服一樣)
  2. 檔案務必採用好用的命名系統

該怎麼把檔案分門別類收好呢?首先,先把自己手上的專案分級──

C 級:臨時瑣事(幫忙印東西、繳費帳單⋯⋯)

B 級:別人領導的專案

A 級:自己領導的專案

S 級:國安級專案

C 級瑣事,AB 級專案,與 S 級保密防諜

首先,先新增然後命名一個資料夾為「瑣事」,裡面按照 1-12 個月份開好 12 個資料夾。C 級檔案按照月份逐一放進去,再把檔名打得清清楚楚,要能夠「光看檔名就知道這檔案是在幹嘛」,因為這個檔案我們一輩子應該不會再打開。但有一天,如果你要選市長,又有人要查你的賬,或許這些檔案可以幫你拉到好幾萬票。

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再來,命名一個工作資料夾為「2017(請根據現在的年份)工作」,裡面請根據你參與的團隊數量來決定你要新增的資料夾數量。舉例而言,我現在手上同時有心展物聯網及 NPOst 的專欄作家工作,所以在我的 2017 工作資料夾裡,就會有 2 個小資料夾叫做「心展物聯網」、「NPO 小工具」。接著──

  1. 在團隊的資料夾內部,根據該團隊專案的數量來決定新增幾個資料夾,並以專案名稱來命名資料夾。
  2. 把同團隊的不同專案分開,A 專案的相關檔案就丟進 A 專案的資料夾,B 專案的相關檔案就丟進 B 專案的資料夾內。
  3. 在專案的資料夾內,再根據檔案類型不同新增不同的資料夾,圖片素材就新增一個資料夾叫「圖片」,文字素材就新增一個資料夾叫「文字」。
  4. 最後在專案資料夾中根據檔案類型,把專案相關的檔案一一分類。
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讓你的檔案層層歸檔!

譬如說,專案相關的圖檔,就新增一個資料夾命名為「圖檔」,再把相關圖檔一併整理進去;文案也是用類似的方式進行整理,因為是 B 級專案,所以你的責任就是把你經手以及相關作業的檔案做好紀錄以及整理,當專案經理人(PM)有需要什麼你經手過的東西,都能在這裡備存待查。

A 級專案是由你自己本身來領導,所以除了自己經手的相關檔案,還要把其他人做的成果一一分門別類蒐集起來。此外,重要、不能遺失的檔案,請務必傳上雲端資料夾(dropbox、google drive)作為備份。

S 級專案基本上就是有嚴重資安需求的專案,當這類型的專案存在時,請完全按照貴組織或貴團隊的資安規格來進行檔案存取,不該插隨身碟的電腦就別插,不該傳上雲端的就別傳,不然有一天你要選總統的時候,小心被土豪對手拿來說嘴,直接 GG。當然啦,不該傳的照片影片,更不要沒事傳到雲端上同步喔!

多花 5 秒鐘,日後沒煩惱

每年農曆春節前後,請把工作跟瑣事資料夾存到一個健康的硬碟作為備份,這樣就算你的電腦忽然之間被雷打到、被卡車輾過、被小人挖走⋯⋯ 你的資料都還有復原的空間,重要的檔案則在雲端上也都還有備份,根本不用擔心。

這樣的步驟雖然繁瑣,做的時候煩得要死,但就像媽媽說的:「多花 5 秒,以後沒煩惱」、「以後要找東西很好找阿~」此外,系統化地整理分類自己經手的工作事項,在做年度報告或回顧的時候也頗有奇效!有些做報告時候蒐集到的素材,雖然當下用不著,但妥善地收藏,過一陣子再拿出來使用,也是奇效甚高!

當你這麼重視環境清潔乾淨整潔時,千萬別忘了你亂成一團的數位空間。新年大掃除,除了房間、辦公室、住家環境,從今年開始也學著把自己的電腦桌面、雲端空間、下載資料夾(藏汙納垢的最大所在),統統做一個整理!過完年假,電腦打開就是清爽的桌面,讓你好好認真工作,面對新的一年!

檔案命名好,祕密好好找

首先先解釋一下,為什麼檔案命名要有技巧?

因為電腦呢,是老外發明的東西,因此排序的方式就是 0123456789ABCDEF….XYZ,所以當你用中文命名的時候,一二三四五六七八並不一定會按照這樣的順序出現。下圖就是一個亂七八糟的概念!

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因此,我們必須在檔案的開頭用數字或英文排序,這樣資料夾的檔案內部才會整整齊齊!(手機通訊錄也通用喔!)

當你用了好的命名方式後,資料夾內部就會整整齊齊!閃閃發亮!

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我的命名方式就是:「YYYYMMDD 簡單檔名_版本」,把年份月份日期都打在檔案的最開頭,後面接著檔名的敘述,再來是版本的號碼。有在寫計畫書的讀者一定都知道,計畫書會一改再改,但被改掉的內容真的都不好嗎?也不一定!所以利用版本來做區隔,這樣未來需要產生其他類似的內容時,都可以從各版本之間調出資料。

此外,透過妥善的命名,你也會知道這個檔案是在哪個時間點被存檔的,換言之,只要對照你的工作紀錄,就會知道該檔案大概是哪個時間點出現,並屬於哪一個專案。這樣就不會在奇怪的地方出現野生的檔案,你也不會不知道這是什麼時候做的,或要去哪裡找它的相關檔案。

把握好前述 2 個 PC 好習慣,你的工作效率會大幅提升!再提醒一次--

  1. 把檔案分門別類收好(就像收你房間亂丟的衣服一樣)。事有輕重緩急,檔案也務必門當戶對(?)。
  2. 務必採用好的命名系統來分類檔案:開頭用英文、數字來分類,排序好清楚!

養成 3 大好習慣,統領你的虛擬雲端辦公室

接下來要跟各位分享的是雲端空間的好習慣!

如果說個人電腦是你的辦公空間、私人空間,那雲端空間就是你的虛擬辦公室!善用共用協作功能,就可以跟同事一起合力完成一件工作。然而,雲端空間的使用也要養成好習慣哦!

首先,整理的方式就跟前面介紹的一樣,分層級、分組織來進行,但在協作方面,要養成 3 大好習慣--

  1. 有更改的檔案,務必留下注解、具名。
  2. 修正檔案的規則務必標準化。
  3. 原始資料務必留存。

很多長輩們一定到現在都還不是很能理解什麼是雲端空間、什麼是協作,以及這 3 個習慣為什麼重要。

「雲端空間」呢,請你把它想像成是一間辦公室,裡面存放了很多你的資料,有些資料你需要跟同事一起作業,你看完了他也要看,或是一份小組的投影片,你負責一部分、同事負責一部份,這時候,這份檔案就是你們 2 個一起「協作」的。當你把資料放進雲端空間時,每一份檔案你都可以設定要跟誰「協作」。

所以,保持這空間的乾淨整潔、井然有序,哪些資料與誰共用,就是你的職責!

1. 有更改的檔案,務必留下注解與具名

當一份檔案由你獨立完成時,哪邊做了修改你一清二楚。當一份檔案由 2 人合作完成時,彼此就要溝通清楚,究竟哪邊有問題需要修改。所以當你發現檔案有異動,毫無疑問就是對方改的,這時要釐清權責或許還可以很清楚。但是,當一份檔案由 10 個人協力合作完成呢?每個人都按照自己的想法在更動資料,此時你就會發現,史上最大的噩夢正在你身上發生!(我就經歷過這段噩夢 QQ)。所以當一份檔案有多人在共同協作時,只要有更改的東西,請務必留下注解的足跡,並且具名。

以這篇文章撰寫時為例,我們就是用雲端協做來完成 NPO 小工具專欄的喔!

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我究竟寫了什麼讓主編崩潰呢?!

我原本寫的內容導致美女主編 Sara 頭非常痛,非常恍神,因此她調動了我原先的圖片擺設。
但是她怕我不清楚原因就隨意更動,所以用紅字加括號寫下注解,讓我知道發生了什麼事。

因為這篇文章只有我跟她在協作,所以非常好釐清。但協作人數一旦超過 2 個人,記得就一定要署名哦!

2. 檔案修正規則務必標準化

延續前面的情境:協作修改時,有人會把東西改加上底線、有人改成紅字、有人別出心裁用了刪除線⋯⋯ 這樣的檔案事後可運用的可能性基本上是零。所以呢,請參考我們現任首都市長柯文哲的作法--修改規則 SOP 化!10 個人依據同一個規則來做修改與編訂,檔案的統整才會變得迅速!

在此一樣使用本文作為案例:我跟 NPOst 主編使用的 SOP 是,她打的字一律用紅色,注解則使用括號。因此我在校正文章的時候,哪邊要改、怎麼改,都會一清二楚!

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3. 原始資料務必留存

在這個雲端協作的時代,每個人都可以有編輯檔案的權限,難免就會出現意外。這時,如果你沒有留存原始資料,你們團隊就很可能都在使用錯誤的資料、錯誤的數據做,延伸出錯誤的發展,而且完全沒辦法追溯與釐清!所以,不管是雲端協作文章、表單、試算表、照片等,都請務必把原始資料另外留存,以免憾事發生。

我曾經帶領過 10 人左右的團隊,同時協作一份表單,上面講的錯誤,我統統用了血汗跟電話費來彌補。最後才因此訂定了十分嚴謹的 SOP,以及一對一的教學與實習,才讓整個團隊發揮到最高效率!

新的一年就要到了!實體空間的大掃除箭在弦上,不得不發!但是,現在工作時,往往有 7-8 成以上的時間是透過電腦與網路在工作,所以跟維持房間與辦公桌清潔一樣,養成好習慣,隨手做一點,虛擬空間整整齊齊,新的一年工作效率才會好喔!

 

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NPOst 公益學院 課程公告欄


開課時間:4/6(四)– 4/18(二)
上課地點:金融研訓院(台北市中正區羅斯福路三段62號,近捷運台電大樓站 4 號出口)

課程介紹:

學院初始,我們精心安排了「NPO 財經院」與「NPO 傳播院」兩大系列主題,您可以在財經院中理解到直播打賞、第三方支付、電子商務等新時代工具,如何擴大捐款人族群;您也可以在傳播院中,學習社群經營的心法,同時利用內容行銷、精準的廣告投放、數據分析等工具,讓您將自身理念發揚,將您的社群成倍數擴散。

更多課程詳情請上:http://npost.tw/archives/32538

作者介紹

黃宸謙

黃宸謙

嗨大家好,我是黃宸謙,2015 年成立心展物聯網,希望一年內改變臺灣的小額捐款文化,很明顯,看來還需要一點時間。同時也希望 NGO/NPO 將最有限資源都放在最重要的地方,讓痛苦與消耗過去,智慧與創意留下。__師大附中 → 成功大學工科系 → 清華大學奈微所 → 博士班輟學創業,最後這點與蘋果賈伯思、微軟比爾蓋茲還有臉書馬克祖克柏起碼 87% 像。

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