【NPO 小工具】你還在群組中撈訊息嗎?善用團隊工作社群平臺,專案執行更有效率!

圖/neets

編按:

NPOst 本著胖卡幾年下來的數位落差輔導經驗,知道臺灣有非常多小型非營利組織,都有許多數位應用上的困擾。九月開始,我們邀請到心展物聯網的黃宸謙,開啟了新專欄「NPO 小工具」,希望透過胡搞好玩的方式,跟大家分享一些讓工作加快很多的小方法!

 

文/黃宸謙、協力作者/陳家琪

線上通訊軟體已經普遍被運用於工作中,最常見的就是透過社群軟體「Line」設立群組,作為簡單又即時的工作協作群組,但當所有工作和閒雜對話都放在一個群組裡,重要的討論、資訊反而常常被埋沒在一長串的繁雜對話訊息中。

況且,事情也不會永遠都這麼簡單,不一定能保持直線的執行方式;一個專案為了達成多種面向的成果,需要以不同的工作方式來進行,因此也就更不適合倚賴同一對話群組溝通。

我之前在一個對外合作的 Line 群組中,同時需要執行活動企劃、數位行銷、產品製作,還必須在短時間內達成目標,每天都可以看到群組內大量的訊息密集來往,群組內的成員則必須非常努力,才能找出自己需要的資訊。

圖/Benjamin Sow @ unsplash

到底有多混亂呢,讓我來模擬當時的情境──

(群組裡有 4 人:A、B、C、D)

A:「C,幫我買滷肉飯好嗎?」

B:「C,也幫我買全臺北最好吃的肉圓。」

C:「臺北哪有什麼好吃的肉圓?我只服彰化的。」

D:「有啊,我家巷口就很好吃。」

C:「你家在哪啦?」

D:「對了,A,你覺得為什麼披薩是圓的,卻放在方盒子裡,然後我們切成三角形來吃?」

A:「我覺得應該是因為方盒子比較好拿吧。」

B:「全臺北最好吃的肉圓就松山那家啊!」

D:「哪有,我家不在松山。」

D:「我覺得圓的盒子不會不好拿啊!」

C:「(貼連結)這家彰化肉圓才好吃!」

A:「作圓的盒子成本比較高吧。」

(100 多則訊息後⋯⋯)

C:「肉圓買好了。」

A:「C,我的滷肉飯呢?」

以上對話如果只是一群朋友閒聊的話,那完全沒關係;但想像如果這都是講工作,看起來頭真的很痛。

每個人都在回覆與自己攸關的議題的上一句對話,但中間不同主題的對話內容穿插;討論肉圓的人,還要多花時間來讀關於披薩的議題,才能把他跳過,還影響思緒,這些可都是時間成本啊!

那如果討論肉圓、披薩的人,自己各開群組呢?

這樣確實能夠清楚的將群組內容分門別類,但缺點就是必須開設很多群組,而且在手機/電腦上,群組還會隨著訊息跳出變換位置,即便可以把群組釘選起來,但釘一排也好煩躁啊!總而言之,Line 實在不適合團體多向溝通,若還得額外花時間,從一長串的對話訊息中找出資訊,那為了增進效率而使用線上工具的用意就本末倒置了!

有了適合團隊工作的通訊平臺,協作事半功倍

如何改善上述團隊使用線上通訊軟體的慘況呢?我之前也曾經介紹過一系列好用的免費線上工具(參考:【NPO 小工具】專案、簡報、即時通,免費工具百百種,你真以為不用成本?)。此外,我還接觸了一個很適合團隊工作的通訊平臺「Discord」,它原本是作為「遊戲類語音通訊平臺」開發的,2015 年發布至今,已有 2500 萬名使用者。在這使用者比臺灣人口數還多的通訊平臺上,已經存在無數活絡的私人社群。

如果你在思考,如何讓團隊工作模式更即時、彈性,或你身處遠距工作團隊,必須以線上的方式溝通時,Discord 已足夠完善來達到你的需求。目前關於 Discord 的使用教學已經很多了,註冊方式、創伺服器或頻道的教學 Google 一下就有(參考:【NPO 小工具】你真的會用 Google 搜尋引擎嗎?,因此,這篇文章沒有要很詳細的教學操作方式。

免費團隊通訊平臺「Discord」應用指南

然而,在各類中文介紹裡,目前還沒有將 Discord 作為團隊工作通訊平臺的討論,而我與工作團隊已實際應用一段時間,接下來我將介紹在工作協作與專案管理方面,如何應用 Discord。

Discord 可以即時通訊、上傳各類檔案、群組通話,最厲害是可以建立無限數量的對話頻道,並把頻道分類層級,設定成員權限等,非常適合團隊內部通訊使用,並追蹤專案與分工管理,也可以將專案中的分工分為不同頻道,在分門別類好的特定主題頻道中進行溝通,不同頻道就算同步進行,也不會相互干擾,清楚明瞭。此外,Discord 不僅可用網頁開啟,也能下載桌面版軟體,iOS 跟 Andorid 也都有支援的 App,手機、電腦、網頁都能輕鬆使用。

1. 利用通訊頻道將成員、專案分類

Discord 頻道層次是:伺服器→類別→頻道。如套用在專案分工上,則可先創立伺服器,把所有需要線上通訊的成員拉進來,在伺服器內創立專案類別,類別底下再分類創立頻道。

圖/作者提供

以上圖而言,例如團隊叫「test」,而該團隊手上有「XX 基金會」和「OO 協會」的專案,那麼,使用者可依照下列方式開始使用 Discord:

  1. 將伺服器命名為「test」,把團隊人員拉進來。
  2. 依不同專案建立不同類別並分別命名。
  3. 在專案類別中,根據工作性質區分來建立頻道。

舉例來說,「xx 基金會」的專案,我們需要提供臉書、官網行銷、平面美術設計,並提供硬體裝置。那我們就以這些任務一一創建頻道,頻道彼此不會互相影響,卻又可以在同一介面切換個頻道,進行對話。

圖/neets

2. 語音頻道與文字頻道互相獨立,可同時進行線上會議

Discord 的語音通話功能超級優秀,因為遊戲玩家很需要線上群組進行語音通話,以前都是用多人語音聊天軟體「RC」,但由於 Discord 語音通話質量相當高,幾乎沒有延遲,RC 也漸漸要被 Discord 取代了。

使用 Discord,其語音頻道與文字頻道是分開的,因此你可以一邊進行語音線上會議,一邊在文字頻道裡打字。不論是文字或語音頻道都沒有創立數量的限制,好幾組人想同時在同一個伺服器裡進行語音線上會議也沒有問題。

圖/作者提供

如上圖,「XX 基金會專案」與「OO 協會專案」2 個類別裡都創了語音頻道,使用者能很清楚進到所需要的語音頻道,分別討論不同的專案,此外,這 2 個語音頻道還可以同時使用,不會互相影響。

3. 為成員設置不同的身分別

使用者能將成員加入伺服器後,為他們設置不同的「身分組」,身分組名稱可以自行命名,顏色也可以自選,方便識別,自由度很高。而使用身分組的功能,可以區分部門或職責。以下圖為例,我們可以看出有身處 2 個不同群組的 2 個人在線上,分別是橘色 PUBG 組的 Cats 跟藍色 Overwatch 組的 Pickle Nick,其他人都顯示離線。

圖/Discord 官方網站「身分組管理教學

在 Discord 上,成員有 4 種線上狀態可隨意切換,隱形為顯示離線之意。圖/作者提供

此外,每個成員也可以被設定於多個群組,管理身分別的後臺看起來如下圖:

圖/Discord 官方網站「身分組管理教學

(1)使用「@」標註成員,方便工作指派

將身分組分好後,也能使用「@」標註單一成員或整個身分組,便於指派任務。此外,也能以「@everyone」標註所有人,或以「@here」標註所有正在線上的人。

圖/作者提供

(2)為不同身分組設定權限

所有人都加入伺服器後,有些專案頻道不想給某些人參與或看到怎麼辦呢?

我們可以將成員區分身分組別後,為不同身分組設定權限,限制部分人不能看到特定類別或是頻道。創立限制權限的頻道會在前面的「#」上顯示鎖頭圖示,創立頻道時,就可以特別設定可以看到內容的組別。

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4. 釘選重要訊息,方便查找

讓重要訊息待在頻道對話視窗最上方,這樣一來,不需要花時間上拉或搜尋,只要點擊釘子圖案就能找到被釘選的任何訊息,對頻道的重要訊息一目瞭然。

圖/作者提供

5. 訊息與檔案永久保存善用搜尋條件找出需要的內容

Discord 會將訊息與檔案永久保存,後期才加入的成員也可看到之前的資料,方便成員銜接工作、加入專案,成員可以使用「歷史訊息搜尋」找到過去的資料。

除了輸入關鍵字來搜尋過往訊息,也可以搜尋:特定成員講的話;特定成員被提及的訊息;包含連結、檔案、影片、圖片、音檔的訊息;特定頻道裡的內容,以及特定期間內的內容等。此外,以上條件還可在同一次搜尋中重複堆疊,讓使用者從大量歷史對話中,更精準的找出需要的資訊。

6. 上傳檔案

任何格式的檔案都可上傳,直接拖曳檔案便完成上傳作業(如下圖);但是,Discord 唯一的缺點是上傳檔案具有容量限制,為 8mb,檔名也只能使用英文與數字,否則會變成亂碼。

 

6. 可搭配雲端使用,提升工作效率

Discord 是個通訊平臺,不論對話內容還是檔案,都隨著時間推進累積,若檔案都通通丟在通訊軟體上,沒再好好分門別類整理,哪一天需要舊檔案,必須找出時,可就要從大量的通訊文字中撈出來。當然傳到 Discord 上的內容和檔案都是永久保存的,努力撈總有一天還是撈得到,但實在是沒必要做這樣的事。

因此,我建議團隊的線上運作,可以使用通訊軟體進行溝通與分工,再搭配雲端管理、整理專案中的檔案,將雲端當成團隊內部硬碟,像是 Google 雲端不僅能共享,還能協作。(參考:【NPO 小工具】年終數位好習慣,給自己清爽的雲端辦公室

有需要將檔案分享給工作夥伴確認時,先將檔案上傳至共用的雲端,再直接於通訊軟體上丟出雲端連結與註解,會是比較有效率的方式,整個團隊若都能培養出一樣的好習慣,工作進行就會超有效率。

圖/neets

7. 私人訊息

Discord 當然也可以傳送私人訊息、私人語音通話或視訊。也可將別人加為好友

8. 閒聊娛樂

Discord 作為現在最熱門的遊戲類語音通訊平臺,娛樂性質也很多元豐富。在 Discord 上,每個使用者顯示的名稱都可以更改,所以若是組織架構較大,也可以把職稱放在名稱裡,方便成員辨識,此外,還可以自己設定表情圖,除了在對話中使用,也能直接在特定訊息底下以貼圖回覆。

使用者也可擴充更多功能,像是鑲進外部機器人,機器人也有很多類型,可以呼叫它在頻道播放音樂、連結外部網址、玩小遊戲等,歡迎找自己有興趣的來研究。

這些對話串中的表情圖都是自己設定的。圖/作者提供

以上就是 Discord 可應用於團隊溝通專案管理的功能介紹。線上工具百百種,使用習慣也因人而異,認清自己的需求後,加以應用輔助工具,進一步找到最適合的工作模式,打造理想的雲端工作環境,才是對組織工作者最重要的。

對於這次或是未來想知道更多關於 NPO 小工具的內容,想表達意見、想對我說的話,請填以下表單,我們下次見!


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作者介紹

黃宸謙

黃宸謙

嗨大家好,我是黃宸謙,2015 年成立心展物聯網,希望一年內改變臺灣的小額捐款文化,很明顯,看來還需要一點時間。同時也希望 NGO/NPO 將最有限資源都放在最重要的地方,讓痛苦與消耗過去,智慧與創意留下。__師大附中 → 成功大學工科系 → 清華大學奈微所 → 博士班輟學創業,最後這點與蘋果賈伯思、微軟比爾蓋茲還有臉書馬克祖克柏起碼 87% 像。

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