【NPO 小工具】你還在群組中撈訊息嗎？善用團隊工作社群平臺，專案執行更有效率！

編按：

NPOst 本著胖卡幾年下來的數位落差輔導經驗，知道臺灣有非常多小型非營利組織，都有許多數位應用上的困擾。九月開始，我們邀請到心展物聯網的黃宸謙，開啟了新專欄「NPO 小工具」，希望透過胡搞好玩的方式，跟大家分享一些讓工作加快很多的小方法！

 

文／黃宸謙、協力作者／陳家琪

線上通訊軟體已經普遍被運用於工作中，最常見的就是透過社群軟體「Line」設立群組，作為簡單又即時的工作協作群組，但當所有工作和閒雜對話都放在一個群組裡，重要的討論、資訊反而常常被埋沒在一長串的繁雜對話訊息中。

況且，事情也不會永遠都這麼簡單，不一定能保持直線的執行方式；一個專案為了達成多種面向的成果，需要以不同的工作方式來進行，因此也就更不適合倚賴同一對話群組溝通。

我之前在一個對外合作的 Line 群組中，同時需要執行活動企劃、數位行銷、產品製作，還必須在短時間內達成目標，每天都可以看到群組內大量的訊息密集來往，群組內的成員則必須非常努力，才能找出自己需要的資訊。

到底有多混亂呢，讓我來模擬當時的情境──

（群組裡有 4 人：A、B、C、D）

A：「C，幫我買滷肉飯好嗎？」

B：「C，也幫我買全臺北最好吃的肉圓。」

C：「臺北哪有什麼好吃的肉圓？我只服彰化的。」

D：「有啊，我家巷口就很好吃。」

C：「你家在哪啦？」

D：「對了，A，你覺得為什麼披薩是圓的，卻放在方盒子裡，然後我們切成三角形來吃？」

A：「我覺得應該是因為方盒子比較好拿吧。」

B：「全臺北最好吃的肉圓就松山那家啊！」

D：「哪有，我家不在松山。」

D：「我覺得圓的盒子不會不好拿啊！」

C：「（貼連結）這家彰化肉圓才好吃！」

A：「作圓的盒子成本比較高吧。」

（100 多則訊息後⋯⋯）

C：「肉圓買好了。」

A：「C，我的滷肉飯呢？」

以上對話如果只是一群朋友閒聊的話，那完全沒關係；但想像如果這都是講工作，看起來頭真的很痛。

每個人都在回覆與自己攸關的議題的上一句對話，但中間不同主題的對話內容穿插；討論肉圓的人，還要多花時間來讀關於披薩的議題，才能把他跳過，還影響思緒，這些可都是時間成本啊！

那如果討論肉圓、披薩的人，自己各開群組呢？

這樣確實能夠清楚的將群組內容分門別類，但缺點就是必須開設很多群組，而且在手機／電腦上，群組還會隨著訊息跳出變換位置，即便可以把群組釘選起來，但釘一排也好煩躁啊！總而言之，Line 實在不適合團體多向溝通，若還得額外花時間，從一長串的對話訊息中找出資訊，那為了增進效率而使用線上工具的用意就本末倒置了！

有了適合團隊工作的通訊平臺，協作事半功倍

如何改善上述團隊使用線上通訊軟體的慘況呢？我之前也曾經介紹過一系列好用的免費線上工具（參考：【NPO 小工具】專案、簡報、即時通，免費工具百百種，你真以為不用成本？）。此外，我還接觸了一個很適合團隊工作的通訊平臺「Discord」，它原本是作為「遊戲類語音通訊平臺」開發的，2015 年發布至今，已有 2500 萬名使用者。在這使用者比臺灣人口數還多的通訊平臺上，已經存在無數活絡的私人社群。

如果你在思考，如何讓團隊工作模式更即時、彈性，或你身處遠距工作團隊，必須以線上的方式溝通時，Discord 已足夠完善來達到你的需求。目前關於 Discord 的使用教學已經很多了，註冊方式、創伺服器或頻道的教學 Google 一下就有（參考：【NPO 小工具】你真的會用 Google 搜尋引擎嗎？），因此，這篇文章沒有要很詳細的教學操作方式。

免費團隊通訊平臺「Discord」應用指南

然而，在各類中文介紹裡，目前還沒有將 Discord 作為團隊工作通訊平臺的討論，而我與工作團隊已實際應用一段時間，接下來我將介紹在工作協作與專案管理方面，如何應用 Discord。

Discord 可以即時通訊、上傳各類檔案、群組通話，最厲害是可以建立無限數量的對話頻道，並把頻道分類層級，設定成員權限等，非常適合團隊內部通訊使用，並追蹤專案與分工管理，也可以將專案中的分工分為不同頻道，在分門別類好的特定主題頻道中進行溝通，不同頻道就算同步進行，也不會相互干擾，清楚明瞭。此外，Discord 不僅可用網頁開啟，也能下載桌面版軟體，iOS 跟 Andorid 也都有支援的 App，手機、電腦、網頁都能輕鬆使用。

1. 利用通訊頻道將成員、專案分類

Discord 頻道層次是：伺服器→類別→頻道。如套用在專案分工上，則可先創立伺服器，把所有需要線上通訊的成員拉進來，在伺服器內創立專案類別，類別底下再分類創立頻道。

以上圖而言，例如團隊叫「test」，而該團隊手上有「XX 基金會」和「OO 協會」的專案，那麼，使用者可依照下列方式開始使用 Discord：

1. 將伺服器命名為「test」，把團隊人員拉進來。
2. 依不同專案建立不同類別並分別命名。
3. 在專案類別中，根據工作性質區分來建立頻道。

舉例來說，「xx 基金會」的專案，我們需要提供臉書、官網行銷、平面美術設計，並提供硬體裝置。那我們就以這些任務一一創建頻道，頻道彼此不會互相影響，卻又可以在同一介面切換個頻道，進行對話。

2. 語音頻道與文字頻道互相獨立，可同時進行線上會議

Discord 的語音通話功能超級優秀，因為遊戲玩家很需要線上群組進行語音通話，以前都是用多人語音聊天軟體「RC」，但由於 Discord 語音通話質量相當高，幾乎沒有延遲，RC 也漸漸要被 Discord 取代了。

使用 Discord，其語音頻道與文字頻道是分開的，因此你可以一邊進行語音線上會議，一邊在文字頻道裡打字。不論是文字或語音頻道都沒有創立數量的限制，好幾組人想同時在同一個伺服器裡進行語音線上會議也沒有問題。

如上圖，「XX 基金會專案」與「OO 協會專案」2 個類別裡都創了語音頻道，使用者能很清楚進到所需要的語音頻道，分別討論不同的專案，此外，這 2 個語音頻道還可以同時使用，不會互相影響。

3. 為成員設置不同的身分別

使用者能將成員加入伺服器後，為他們設置不同的「身分組」，身分組名稱可以自行命名，顏色也可以自選，方便識別，自由度很高。而使用身分組的功能，可以區分部門或職責。以下圖為例，我們可以看出有身處 2 個不同群組的 2 個人在線上，分別是橘色 PUBG 組的 Cats 跟藍色 Overwatch 組的 Pickle Nick，其他人都顯示離線。

此外，每個成員也可以被設定於多個群組，管理身分別的後臺看起來如下圖：

（1）使用「＠」標註成員，方便工作指派

將身分組分好後，也能使用「＠」標註單一成員或整個身分組，便於指派任務。此外，也能以「＠everyone」標註所有人，或以「＠here」標註所有正在線上的人。

（2）為不同身分組設定權限

所有人都加入伺服器後，有些專案頻道不想給某些人參與或看到怎麼辦呢？

我們可以將成員區分身分組別後，為不同身分組設定權限，限制部分人不能看到特定類別或是頻道。創立限制權限的頻道會在前面的「＃」上顯示鎖頭圖示，創立頻道時，就可以特別設定可以看到內容的組別。

4. 釘選重要訊息，方便查找

讓重要訊息待在頻道對話視窗最上方，這樣一來，不需要花時間上拉或搜尋，只要點擊釘子圖案就能找到被釘選的任何訊息，對頻道的重要訊息一目瞭然。

5. 訊息與檔案永久保存，善用搜尋條件找出需要的內容

Discord 會將訊息與檔案永久保存，後期才加入的成員也可看到之前的資料，方便成員銜接工作、加入專案，成員可以使用「歷史訊息搜尋」找到過去的資料。

除了輸入關鍵字來搜尋過往訊息，也可以搜尋：特定成員講的話；特定成員被提及的訊息；包含連結、檔案、影片、圖片、音檔的訊息；特定頻道裡的內容，以及特定期間內的內容等。此外，以上條件還可在同一次搜尋中重複堆疊，讓使用者從大量歷史對話中，更精準的找出需要的資訊。

6. 上傳檔案

任何格式的檔案都可上傳，直接拖曳檔案便完成上傳作業（如下圖）；但是，Discord 唯一的缺點是上傳檔案具有容量限制，為 8mb，檔名也只能使用英文與數字，否則會變成亂碼。

 

6. 可搭配雲端使用，提升工作效率

Discord 是個通訊平臺，不論對話內容還是檔案，都隨著時間推進累積，若檔案都通通丟在通訊軟體上，沒再好好分門別類整理，哪一天需要舊檔案，必須找出時，可就要從大量的通訊文字中撈出來。當然傳到 Discord 上的內容和檔案都是永久保存的，努力撈總有一天還是撈得到，但實在是沒必要做這樣的事。

因此，我建議團隊的線上運作，可以使用通訊軟體進行溝通與分工，再搭配雲端管理、整理專案中的檔案，將雲端當成團隊內部硬碟，像是 Google 雲端不僅能共享，還能協作。（參考：【NPO 小工具】年終數位好習慣，給自己清爽的雲端辦公室）

有需要將檔案分享給工作夥伴確認時，先將檔案上傳至共用的雲端，再直接於通訊軟體上丟出雲端連結與註解，會是比較有效率的方式，整個團隊若都能培養出一樣的好習慣，工作進行就會超有效率。

7. 私人訊息

Discord 當然也可以傳送私人訊息、私人語音通話或視訊。也可將別人加為好友

8. 閒聊娛樂

Discord 作為現在最熱門的遊戲類語音通訊平臺，娛樂性質也很多元豐富。在 Discord 上，每個使用者顯示的名稱都可以更改，所以若是組織架構較大，也可以把職稱放在名稱裡，方便成員辨識，此外，還可以自己設定表情圖，除了在對話中使用，也能直接在特定訊息底下以貼圖回覆。

使用者也可擴充更多功能，像是鑲進外部機器人，機器人也有很多類型，可以呼叫它在頻道播放音樂、連結外部網址、玩小遊戲等，歡迎找自己有興趣的來研究。

以上就是 Discord 可應用於團隊溝通與專案管理的功能介紹。線上工具百百種，使用習慣也因人而異，認清自己的需求後，加以應用輔助工具，進一步找到最適合的工作模式，打造理想的雲端工作環境，才是對組織工作者最重要的。

對於這次或是未來想知道更多關於 NPO 小工具的內容，想表達意見、想對我說的話，請填以下表單，我們下次見！

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