數位科技,讓修女也瘋狂──臺東縣天主教愛德婦女協會

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「你看看你……居然不會用Dropbox,太落伍啦!」 [1]

別小看這句話,因為,它可是出自現年已超過六十歲的唐菊英修女之口啊!

台東縣天主教愛德婦女協會的執行長唐修女,2011年開始與胖卡接觸後,每逢NPO界聚會就會變身為「胖卡宣傳大使」,與其他協會的朋友展示炫耀自己從胖卡學到的新科技;而胖卡一哥AJ,一談起愛德也是眉飛色舞:「我跟你說,愛德跟唐修女真的是太酷了!」……究竟愛德協會「酷」在哪裡?跟胖卡又曾發生過什麼扣人心弦、神秘動人(?!)的故事呢?


▲愛德的唐修女正專注的操作Dropbox中

「為了修女,值得我用兩小時換兩串蕉。」

「修女五低欸某?」阿桑把摩托車一煞,再自然不過地走進協會,「啊修女,我甲你說,我家最近那個檳榔樹長得有夠快……」這種把協會當成第二個家,沒事就來走走逛逛、跟修女聊天的畫面,在愛德協會幾乎天天上演;會講原住民母語的唐修女,儼然是鄰里間的資訊集散中心,也是大家心中最溫暖的大家長。

愛德協會跟在地長輩的情感,可以從當地流傳的一則美談佳話窺探一二。愛德辦在地活動時,常會由居民贊助自己種植的作物當餐點。某次颱風過後,一對阿嬤、阿公如往例,要去自己的香蕉園,摘香蕉供愛德的活動使用,但開上產業道路後才驚覺,道路因為颱風封閉了,發財車沒法直接開進蕉園。此時阿嬤把心一橫,「用走的去摘香蕉嗎吧!」。

而這一走,就是兩個小時。除了付出體力、來回扛上兩串香蕉外,還要穿過颱風後的泥濘、隨時注意四周的道路安全。疲倦的阿公忍不住發難:『我是拿香拜拜的,也不信天主教……一定要做到這樣嗎?』畢竟是有年歲智慧的人,阿嬤首先用幽默堵上阿公的嘴:「別忘了,我們家孫女今年還要考聯考……只有阿彌陀佛是不夠的啦!」緊接著,阿嬤才停下腳步,回頭堅定的望著老伴,並說:

「而且,這是為了修女啊。說什麼答應了就一定要做到。」

兩小時的徒步、兩串颱風後的香蕉,道盡愛德唐修女與台東居民的深厚情誼。

胖卡來囉!拆解文件處理的上中下游,把疑難雜症一一擊破

與台東在地長輩如此緊密連結的協會,胖卡可以幫上什麼忙呢?來回台東多趟,與愛德夥伴深入討論、實地觀察辦公文件後,胖卡量身訂做了三階段的作戰計畫:

Step 1:All In One!就從「蒐集」這件事出發吧!
與在地居民連繫頻繁的愛德協會共有三個據點,分別在台東市區、東河鄉、長濱鄉,據點間的聯繫、文件傳遞以往多是利用E-mail、紙本,在效率上就大打折扣了。於是胖卡引入「Dropbox」,讓各據點的愛德夥伴將《月報表》在月初直接上傳到共用資料夾,省去來回修改、寄E-mail的時間,唐修女也可以在Dropbox一次性蒐集並閱覽所有據點報告,迅速掌握各地的發展情形。

Step 2:All On Line!接著是「即時彙總」這個棘手的傢伙!
愛德的服務模式主要奠基於大量個案訪視,並利用《個案諮詢單》記錄個案需求及社工處遇,如喪葬協助的需求與安排;而服務對象人數將在每月、每季、每年分別按類別、性別等項目進行彙總。胖卡嘗試將這些表單線上化,並彙整在「同一張線上表單的不同工作表」,讓跨工作表的公式取代人工手按計算機,更正確、即時的進行資料加總。

Step 3:Merge In One Step!最後一關,就用「整合」來結束這回合!
在報表的產出上,胖卡教導了愛德「合併列印」的秘訣。以往,若有五百筆訪視資料,愛德就需要準備五百個Excel / Word檔再印出,但轉換為合併列印後,只需要一個線上Excel資料彙總表、一個線下Word列印格式檔共兩個檔案。步驟2與步驟3的搭配,將以往至少需耗費一週以上、人工數據加減乘除的成果報告準備時間,節省到幾乎只剩下合併列印的時間。(驚人的時間節省啊)

一步步改善文件處理流程的上游(資料蒐集)、中游(資料處理更新)、下游(列印),新工具、新表單的引入讓出差收紙本報告的次數得以減少,也讓資料處理的時間及人力成本大幅下降。

數位科技讓修女也瘋狂

 

但會讓胖卡AJ用「酷」來形容,顯然愛德還有更多驚人之處──那正是唐修女本身對科技運用的態度改變。雖然不能確定是否為因果關係,但「很巧的」在胖卡進入愛德後的這兩年半間,唐修女陸續更換了智慧型手機(據說是X星的S2……),甚至,在今年初購入了iPad mini(比七年級的筆者還跟得上潮流……)!

胖卡一哥AJ與Gimi也每每會在唐修女購入新的3C產品時,來個機會教育:

「其實手機或平板也可以裝Dropbox喔,這樣你在手機裡面也可以看月報表了!」
「修女修女,你那麼常要去各個據點、又常要去花蓮上課,幫你裝個導航軟體好了。」
「下次要自己記得密碼啦,要不然每次都要玩猜猜樂XD,會有資訊安全的問題哪!」[2]

跨越四十年的年歲差距,唐修女與胖卡團隊,在同一張桌子上拿著iPad mini交換意見、興致高昂地討論哪個app值得下載、什麼時候有限時免費。這一幕,氣氛是熱烈的,而心中,則是暖暖、滿滿的感動。把科技帶入工作,再深入生活,從根本態度上不再排拒數位化,讓科技真正為生活帶來便利──這,不就是胖卡最想做的嗎?

▲修女向胖卡AJ請教iPad mini該如何操作

愛德與唐修女,讓我們重拾了搭上胖卡這台車、開啟這趟數位落差彌平之旅的初心。

[1] 接收唐修女這句「居然不會用Dropbox,太落伍」的苦主,正是唐修女的好朋友──老人福利推動聯盟的吳玉琴執行長。令胖卡意外而驚喜的是……這句話真的成功激起執行長的戰鬥力,在去年(2012年)老盟也正式成為胖卡的合作夥伴囉!感謝唐修女再次「呷好道相報」、幫胖卡做口碑成功!(感動泛淚)

[2] 通常,唐修女這時會轉頭,跟愛德年輕的社工說:「欸那個建華,有聽到了吼!我老人家記憶力不好,以後要幫我記密碼喔!」(笑倒)無論如何,願意跨越年齡的鴻溝、學習新科技的精神,最適讓人敬佩!

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