【NPO 小工具】你問我答,小工具疑難雜症一次解惑!

0
圖片來源/https://goo.gl/C5sGiR

編按:

NPOst 本著胖卡幾年下來的數位落差輔導經驗,知道臺灣有非常多小型非營利組織,都有許多數位應用上的困擾。我們邀請到心展物聯網的黃宸謙,開啟了新專欄「NPO 小工具」,希望透過胡搞好玩的方式,跟大家分享一些讓工作加快很多的小方法!

好啦,大家好!NPO 小工具又來啦!每篇文章都要大家寫問卷,是寫來幹嘛的哩?

這不是來了嗎?沒錯,今天就是要解答目前讀者的所有問題!

聽起來很多,讓我們看看到底有什麼吧?

共計 18 名幸運讀者(扣掉我自己測試亂打的 2 個)的問題!

各位可以看出來,這些問題和需求五花八門──

  1. 介紹文書小工具
  2. 超棒的 A 片網站
  3. 偷懶又看起來很厲害的與長官應對技巧
  4. 國外求職求學分享
  5. 有沒有好用的雲端筆記
  6. 網頁建置
  7. 對於電腦不熟習者的簡便學習
  8. PPT(Power Point) 神工具
  9. 更多有關小工具跟函式的介紹
  10. 簡報
  11. 除了 Google 問卷(表單),最近 Typeform 也滿紅的,還有臺灣團隊自己做的 SurveyCake ,上次參加世代談聽到的介紹,也推薦你們使用看看。
  12. 圖表
  13. 活動照片的雲端共享與權限管理
  14. 將圖片快速馬賽克,但不會太醜的軟體/App
  15. 將整批圖片批次壓縮或批次改名
  16. 專案管理

1. 介紹文書小工具

第一推 Office 系列,但這算是付費工具。所以我是加減推,不見得每個人都有 Office,更不見得每個人都有同一個版本的 Office,至於我個人的話目前是用 Office 2013 系列,供您參考。

第二推 Google 文件系列,基本上 Office 重要的功能,Google 文件都有。

另外,因為你的問題有點不具體,我個人的建議是:用 1 種到 2 種工具去達成 8 成以上的需求就好,高手都是一招走天下!用太多小工具彼此串來串去,或許操作感十足,但用最少的成本(時間、人力等)才是我們最需要的!

所以呢!文書小工具不用多,但要精,你選的工具,熟練之後要有辦法解決 8 成以上的問題,剩下的問題等碰到了再 Google 都來得及!當然,如果你做什麼都覺得困難的話,就是你功力還不夠,要再加油哦!!

2. 超棒的 A 片網站

Seriously??你是要線上看的,還是下載的?

3. 偷懶又看起來很厲害的與長官應對技巧

一定要問的話,我會建議使用這幾招,非常好用。

另外就是如果你經手的事情是重複性高,或是變化不多的東西,合併列印或許是你的好幫手。

更多的話,就會牽扯到你個人能力,與你們辦公室政治的問題,有興趣可以寄信給我。

4. 國外求職求學分享

這個真的我現在暫時無法回答,我人生中去過的國家屈指可數,中國、日本、朝鮮、新加坡(那年我好像國小)、印尼,就這樣,所以這題我沒辦法回答,哪天我有經驗了一定跟你分享!Sorry!

5. 有沒有好用的雲端筆記?

Google 文件,謝謝。

另外,因為我本人也是很討厭做筆記的人,你知道當你動筆的時候,你有多容易分心嗎?別人在講你在那邊寫,這樣怎麼好好聽人家說話?所以我是不做筆記派的,如果一定要做,用紙筆吧!

圖片來源/https://goo.gl/sdJYVB

6. 網頁建置

WordPress , Weebly , Blogspot⋯⋯都可以去試試看。

首先,先上網隨便 Google 免費的,先試試看,這個年代免費的東西太多,所以呢,有想做什麼就做看看,大家知道失敗會有什麼代價嗎?其實就是「沒有代價」,浪費一點時間而已,隨便挑一個試試看吧!

另外也可以參考我好久以前寫的部落格(上)部落格(下)(一樣停刊超級久)。

當然,如果你要跟我說的是那種高手級,直接在 HTML5、CSS3、JavaScript 裡面弄來弄去的那種,建議去巨匠、資策會什麼的。

7. 對於電腦不熟習者的簡便學習

好,這問題問得不錯。

首先呢,情況允許的話,先找一臺沒人在使用的電腦,開機之後先把字體調大,記得要調大,大到你看得舒服為止。

Windows 7:調字體大小,按這

Windows 8:調字體大小,按這

Windows 10:調字體大小,按這

因為呢,對於長輩(我的推測啦,如果你不是的話,抱歉)而言,電腦這東西最嚇人的地方,就在於,它的字很小,然後都擠在一起,仔細看了之後,每個字、詞都看得懂,放一起就完全看不懂。

當字調大之後,你就慢慢可以把畫面上的字看清楚,再來推敲字句的意思。

另外,電腦工程師的一大弊病就是,喜歡把簡單的概念講得很複雜。

跟大家分享一個 70% 的長輩會無法做出選擇的視窗,那就是 Office 系列用到一半按叉叉會出現的關閉視窗!

OK,當你辛辛苦苦打完東西按了叉叉要收工回家的時候,出現了上面這 3 個選項,該如何是好?

一般正常人想的就是,按關閉,關或不關,這樣為什麼會有 3 個呢?為什麼這麼玄呢?

因為一個檔案經過了任何的編輯後,它就不再是原本的檔案。

比如說我打了一個 10,000 字的檔案,檔名叫做 A,存好檔之後,翻看了一下,決定在第 2 行加一個小小的空格,這時候呢,你的電腦非常憨直,就會覺得,現在這個檔案跟原本已經不一樣了,但我們使用者會覺得不過加個空白建,so what? 但對於你的電腦來說,你編輯到一半的檔案,已經再也不是「A」了,對電腦來說它是一個全新的檔案,叫做「A_暫時」,所以:

第 1 個選項「儲存」的意思就是:按下去之後 A 會被最新的「A_暫時」取代,也就是按下儲存之後的這個 A 跟前一秒的 A 已經不一樣了。

第 2 個選項「不要儲存」的意思就是:按下去之後「A」還是「A」,你最新改出來的「A_暫時」消失在浩瀚無垠的宇宙之中,成為零碎虛無飄渺的電子訊號。按下不要儲存之後的「A」還是「A」,「A_暫時」彷彿煙花泡影。

第 3 個選項「取消」的意思就是:按下去之後,「A」還是「A」,「A_暫時」還是「A_暫時」,但「A_暫時」仍然隨著你的編輯不斷變化,等到你決定要儲存或是不儲存的時候,這 3 個選項才會再一次出來,讓你選擇。

很多人說這個年代佛已經不存在,但其實佛法就在你我身邊,打開 Office,隨便按一下鍵盤,再按 alt + F4,佛法就這麼躍然於螢幕之中。

所以回到原題目:「對於電腦不熟習者的簡便學習」

這位讀者該做的事情就是,先用自己覺得舒適的方式來接觸電腦,不要去管對錯,然後,先知道電腦告訴你的每一句話代表什麼意思,你的每一個選擇會造成什麼結果,來慢慢體會跟感覺。一開始就只挑一種功能去學習,但如果不了解背後的邏輯跟原因的話,你就會覺得學電腦好累,每一種都要重新記一次。如果你能慢慢抓到使用電腦的邏輯跟原理,學起來就會超快!

錯了沒關係,有懂最重要!

8. PPT(Power Point)神工具
10. 簡報
14. 將圖片快速馬賽克但不會太醜的軟體/App

好,這 3 題剛好問到我的專長,在這邊一次性的批次解決,就讓我跟大家隆重介紹:PowerPoint 2013

有句諺語說得好,只要龍五手上有槍,沒人殺得死他

跟各位學長、學姐報告一下,只要學弟手上有 PowerPoint 2013,沒什麼東西學弟土砲不出來。

這 3 個問題讓學弟一次性解決!接下來請看影片:

9. 更多小工具跟函式介紹

這題有點模糊,但我就挑一個簡單的概念來解釋:「if」

各位一定都知道很多函數,譬如說 Sum(加總)、Count(計算)什麼的,這幾個都是老掉牙的玩意。

但是,加了「if」之後,這些函數狂度一整個直線上升,怎麼說呢?

首先我們先解析一下「if」的意思,if 就是「如果」,所以 sum + if 就變成如果___就加總、count + if 就變成如果___就計算,在程式設計師的口中這些函式就會變成「條件式」,達成某某條件就怎樣。

聽起來很模糊,讓我用影片來快速示範給你看:

11. 除了 Google 問卷,最近 Typeform 也滿紅的,還有臺灣團隊自己做的 SurveyCake,上次參加世代談聽到的介紹,也推薦你們使用看看

好,特別感謝有讀者跟大家分享,所以我就幫他的分享給大家超連結一番:

TypeformSurveyCake

我仔細進去詳讀了一下,這 2 個服務主要是以問卷調查問主,目前我對問卷調查的需求跟專業都不夠,不敢在這班門弄斧。

另外,我自己還是用 Google 表單,主要原因是因為完全免費,然後除了問卷之外的功能結合度也高。但如果有讀者是問卷需求高,而且需要高度專業的問卷製作的話,也不妨參考一下這位讀者的分享唷!

12. 圖表

你只說了圖表,我有點不知道怎麼回答,方便的話可以再填一次問卷講清楚一點嗎?

按這裡進問卷

13. 活動照片的雲端共享與權限管理 

我的話會使用 Google Drive,當然照片的雲端管理有非常多方式,但是因為大部分人都有 Google 帳號,所以建議使用 Google  Drive 來處理。

至於共享,透過共用資料夾跟分享連結,設定好權限,應該就可以解決你的問題,可以參考我 Google 到的這篇

15. 將整批圖片批次壓縮或批次改名

這個東西目前網路上解法很多,直接 Ggoogle「圖片 批次」就會有,不確定怎麼用的話,就先挑好一種軟體,再 Google「 (軟體名)教學」,相信就會找到你要的東西!

隨便挑一個來試試看吧!這題算好解決的,所以你要做的就是從眾多軟體中挑一個喜歡的。

16. 專案管理

專案管理這題,在我早期的文章有提過。但除了工具之外,專案管理的方式跟手法,還是比工具本體來得重要!

另外 qoute 出我這對於專案管理的看法:

為什麼要特別針對專案管理系統來介紹?

原因是當專案管理系統導入時,組織的分工角色及比重會在過程中被強化,也更有機會透過這樣的方式來找到分工不均及同酬不同工的現象。

「能者多勞」一直是我排行 Top 5 痛恨的成語,透過適合你們組織特性的專案管理系統,就可以找出「失能者少勞」的現象,結合正確的會議技巧,就可以將有限的人力資源做出最好的運用,而非讓優秀工作者的壓力無限上綱,最後導致劣幣驅逐良幣。

以上就是我這一期的讀者回覆!希望有解答到大家的問題!!!

大家的意見我也都有看到,比如說:

分享具實用性,讚!建議文章能快點切入主題,保持簡潔、清爽,有助於提高閱讀效率。

作者:好,收到!

超棒的作者,希望可以一直寫到天荒地老!

作者:希望你能接受拖稿~

如果還有人有問題想了解,歡迎一樣填表單!!

我們下次見!

 


隨時鎖定 NPOst?快來下載「泛讀」APP!

立即下載,好文不漏接!iOS:按下去;Android:按下去
 

按讚,追蹤更多好文章:


▼ 這篇不能只有我看到!分享給朋友一起讀 ↓ ▼

作者介紹

黃宸謙

黃宸謙

嗨大家好,我是黃宸謙,2015 年成立心展物聯網,希望一年內改變臺灣的小額捐款文化,很明顯,看來還需要一點時間。同時也希望 NGO/NPO 將最有限資源都放在最重要的地方,讓痛苦與消耗過去,智慧與創意留下。__師大附中 → 成功大學工科系 → 清華大學奈微所 → 博士班輟學創業,最後這點與蘋果賈伯思、微軟比爾蓋茲還有臉書馬克祖克柏起碼 87% 像。

0 comments

FACEBOOK讀者迴響