【NPO 小工具】年底客製化感謝函寫到手斷掉？合併列印全自動搞定！
編按：
NPOst 本著胖卡幾年下來的數位落差輔導經驗，知道臺灣有非常多小型非營利組織，都有許多數位應用上的困擾。九月開始，我們邀請到心展物聯網的黃則斌，開啟了新專欄「NPO 小工具」，希望透過胡搞好玩的方式，跟大家分享一些讓工作加快很多的小方法！
經過了 2 篇關於表單的教學（參考「用 Google 表單做問卷，就是狂！」、「你還在複製貼上嗎？輕鬆善用 Excel，小團隊也可以大數據！」），我發現我好像引爆了一陣讀者們對於表單及試算表的熱情，有多位讀者更在問卷中表示，想多知道一點關於表單的技巧，只有試算表的函式功能一點都不夠！那麼，今天就再讓我們進一步來看看「合併列印」！
合併列印是什麽鬼？
相信各位辛苦的 NPO／NGO 們一定有這樣的經驗──手上有一個整理好的 Excel 表單，裡面有很多捐款者資料、會員資料或志工資料。有一天你老闆興沖沖跟你說：「欸，年底了，我們寄一個感謝函給這些人吧！裡面要有他們個別的姓名，然後把他們的貢獻都印在感謝函上！」
這時候，辦公室大概翻起一萬個白眼：「好阿你印阿！你自己做阿！！！！」
但是迫於上司的淫威，大夥最後還是摸摸鼻子，彼此分工，把密密麻麻的資料如捐款人姓名、貢獻等一筆一筆複製貼到寫好的文件範例上。經過此役，人人都換上了新的抗藍光眼鏡，並且彼此約定，明年年底決對不要提醒老闆要印感謝函這件事（或者該建議老闆自己親自手寫才顯誠意）。
也因為這樣，我今天才要鄭重介紹這個江湖中流傳已久的絕學── 合～併～列～印！
其實「合併列印」這個名詞來自於 microsoft word 內的翻譯，一路沿用到整個繁體圈。它的原文叫做 mail merge，其功能就是讓使用者可以先設計好一個文件檔（範例），然後在選定的地方填入想要的變數，同時搭配一個試算表裡的大量數據來填入該項變數，以此大量的製作出客製化的文件。
也就是說，它的功能就像這樣──
上述動作只要我們精心設定好，就會全自動完成！
各位，別再複製貼上了，貼錯你付得起責任嗎？別鬧了～～～～！
有在認真發摟我的讀者應該會發現，合併列印跟我上一篇（參考：「你還在複製貼上嗎？輕鬆善用 Excel，小團隊也可以大數據！」）介紹的至少有 87% 像，差別在哪呢？差別在於──
- 透過合併列印，你的文件能美化，專業感也十足（不像試算表中的功能只有純文字，相當不方便）
- 合併列印可以搭配圖片和各種文件編輯技巧，在商業上的應用也很廣泛（感謝函回函、交易明細、特殊信件……一網打盡！）
換句話說，它就是我上一篇所介紹的功能之超級狂派升級進化版！如果上一篇「用內建函式製做客製化訊息」是小火龍，那今天要介紹的合併列印就至少是 mega 進化的噴火龍！！
使用合併列印的 3 個先決條件
既然如此，這麼強大的功能為什麼我一開始不講呢？
其實是因為透過函式的實作練習，大家才能慢慢體會到什麼叫做函式、什麼叫做變數，而函式與變數，基本上就是構築整個程式世界的元素。就好比每個強大的武器，都有其使用限制，石中劍也要拔得出來，索爾的槌子也只有索爾跟徐錦江拿得動。（→ 雷神索爾要當他替身 徐錦江霸氣 6 個字回應）
左圖：雷神索爾，右圖：徐錦江
那使用合併列印，到底要先具備什麼條件呢？
- 存放你想要客製化的資料之試算表（即前面提的那份捐款者／會員資料表單）。格式：試算表（有很多格子的那種）
- 文件模板（範例）。格式：文件（很多字的那種）
- 至少要看完這篇文章。
你看，其實要求一點也不高～～ 今天我就教大家如何用 Google 文件來做到這件事！
但是，為什麼不是用大家熟知的微軟 office 呢？因為 office 是付費軟體，不一定每個人都有，再者，office 每個人使用的版本都不盡相同，所以沒辦法服務大家囉！（如果有需要 office 版本的合併列印教學，歡迎來信跟我預約家教時間，或者自行估狗教學，不會估狗請參考「你真的會用 Google 搜尋引擎嗎」）
回到 Google 文件。首先，繼續沿用之前的素材作為感謝函。應該也有為數眾多的讀者收到了我寄出去的感謝回函？因此也就具備了第一點的條件，那第二點呢？
剛剛隨手製作了一個（如下圖）：文件範本在這，請按我
所以現在第 1 點、第 2 點都已經備齊了，第 3 點大家就忍耐一下，就快結束了！
安裝外掛程式
現在我們開啟存放有資料的試算表！同時再看到它上面的指令欄，有一個「外掛程式」──
點下去取得外掛程式。
是的，不錯，這功能比較高階，Google 並無內建，但是透過外掛程式，就可以輕易完成唷！
按下去之後畫面會變成這樣──
有沒有覺得很潮？沒錯，其實 Google文件有各式各樣神奇的外掛程式（雖然都是英文 QQ），但我們要怎麼找到適合自己的外掛程式呢？
看看右上角我已經框起來的「搜尋」欄，打上關鍵字試試吧！
還記得文章一開始，我說過合併列印的英文叫做 mail merge 嗎？所以關鍵字就是「merge」，因為我們不是用 mail。另外，因為這次主要想在文件檔上作業，所以特別增加一個關鍵字就是「doc」。（不過話說回來，其實你用 mail merge、merge、doc merge 都可以找到適合的外掛程式）
搜尋跳出後，我選了第一個來進行使用。按下安裝──
再按下「允許」──
接著再回到你原本的試算表……啊咧，事情好像不太一樣了？！
發現外掛程式選項裡面，多了我們剛剛安裝的外掛程式，按下「Start」看看會發生什麼事──
哇靠不得了！仔細看看忽然冒出來的這些是什麼！
看清楚之後，點進 DEMO 檔案裡面，看看它們究竟怎麼使用這個外掛程式。
點進去之後，會發現上面這張圖，仔細觀察一下，發現紅色框框框起來的部分好像修誇怪拐？為什麼它們都有兩個大括弧？！
觀察了一番發現，原來它們就是「變數」。換句話說，在這個軟體之中，所有「變數」都必須用 2 個大括弧做標籤！
把變數標出來！
在程式語言裡面，需要做變動的地方都要有特別的標籤來讓程式知道「哦！這個是變數～我要從試算表裡來挖東西來放這裡～」
所以呢，我們得先將原本模板裡的變數統統做好標籤。而從範例檔案中可以觀察到，用 2 個大括弧把變數名字括起來，就是這個外掛程式的辨認方式！
這邊呢，就留一張大家來找碴給各位自己對照看看，究竟我是怎麼標籤我的變數呢？（提示！用兩個大括弧把表單問題給圈起來，就是答案！）
摸清楚它們的原理後，就開始使用我們自己剛剛打好的文件，跟我們的試算表作結合。
首先，先按下側面外掛欄位的select，把我們做好的試算表跟文件作連結。
連結試算表與範例文件
按下「select」後，選好你要使用的試算表跟文件──
選好後，把該畫面上所有該設定的地方都設定好──
測試！
都好了之後，來到本篇最重要的環節！
我們要確定外掛程式真的有把每個變數標籤都讀取到，這樣產生文件的時候才不會有所遺漏。因此，要按下「Tags mapping」按扭──
結果發現它半個標籤都沒讀到……
各位千萬別灰心別挫折，檢查一下你文件模版那兒是否有做錯？如果確認一切正常，請按下方的「Refresh Tags」──
結果就發現，我們加上大括號的變數標籤，都～出～來～惹～（普天同慶～）
大功告成！
現在已經確定，所有環節都已經到位了，讓我們再檢查一次──
- 打好的文件模板，該放變數的變數都有加上 {{}}
- 資料正確的試算表
- 以上 2 個檔案已經被外掛程式所連結
- 外掛程式已確認接收到每個變數標籤
確認無誤，就請按下原本頁面下方的「GENERATE」──
按下「GENERATE」！
選擇你想開始的轉檔時間，基本上我都選擇「現在」（Now）開始！（你也可以根據文件的性質或工作需求來設定）
按下「Now」後，等它跑完每一筆資料，就會出現結案報告──
登冷！你終於透過 Google 文件來完成合併列印了！！！！！！！
掌握觀念與方法，再怎麼變都不怕！
注意，本文是使用「Wizy Mail Merge & Doc Merge with Attachments」來進行合併列印，圖也是利用這個外掛程式的運作過程來使用。但市面上其實有非常非常多這類型的合併列印軟體，基本上使用方法都大同小異，只要以下 4 個歩驟正確執行，基本上就可以穩穩當當──
- 具備文件模板
- 具備存有資料的試算表
- 確認外掛程式有同時吃到 2 者的設定
- 正確放置標籤
各家軟體的差異往往在於，合併後是否有搭配郵件寄送出去，或是什麼奇奇怪怪的神奇功能，本文只講方法、骨幹。需要特殊用法的話，請將本篇內容搭配估狗大法（參考：「你真的會用 Google 搜尋引擎嗎」）。千萬記得，想要達成一種目的，一個工具不夠，有試過 2 個嗎？不要拘泥在同一種工具裡，我今天介紹的是方法，不是工具。觀念對了，用什麼工具都一樣！
這篇教學存在的目的，是希望這世上不要再有人花費好幾天從密密麻麻的表格中，複製一小格資料，然後一個華麗的切換視窗再貼到另一個文件上。當你貼完一萬筆資料，看看周遭同事，還感到無比的成就感。然而事實上，那只是很累很沒意義的一天而已。
我希望透過這篇文章，讓所有 NPO／NGO 工作夥伴，可以把全付精力放在自己充滿熱情的事情上，而不是被那些日常瑣事消磨掉自己的滿腔熱血，這種機械式的作業，請務必讓科技來執行吧！
課後小作業
最後的課後小作業！
各位可有注意到我居然能根據你在問卷裡填上的喜歡指數，來對你做出不同的回應？
喜歡指數大於 5 的朋友，我會非常感謝你；小於 5 的朋友，我會努力的 ><
想知道怎麼做的人，請 Google「if 函式」，試試看你做不做得出來一樣的功能呢？
