胖卡:平板進入非營利組織可以解決什麼問題?

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胖卡-數位落差行動車(Puncar Action)與聯合勸募合作,共同走入中南部地區的中小型非營利組織,提供數位支持與培力,希望能夠讓人力、資源都相對不足的非營利組織,運用電腦以及 Web 2.0 服務分散工作,提昇工作效率,進而提供弱勢族群更好的服務,今天要來看的是位於位在台東的救星教養院的故事。

1971 年,蘇德豐神父在會堂門口遇見一位心智障礙者,神父把他送到修會收養。讓當時在思考修會未來方向的總會長,決定開辦身心障礙者教養服務的工作。取名「救星」,其意涵便是想表達出對服務的期望,就像天上一顆明亮的星星,指引著身心障礙兒童及其家庭,為他們帶來光明與希望,1975 年「財團法人天主教會花蓮教區附設救星教養院」於焉成立,1987 年正式立案於台東縣政府。

救星提供日托與長照的服務,主要服務十八歲以下的腦性麻痺、弱勢等身心障礙兒童,除修女駐院外,院內亦配置有教保老師、營養師、物理治療師、社工師等各式專業同仁,提供院童全時的照護,教保老師每日會詳細記錄每位院童發生的各種狀況,在日夜交班時,俾利下一位值班的教保老師快速了解院童狀況,填寫此日誌型式的表單每天大約會耗費每位教保老師約三十分鐘的時間,後續並無登打入電腦的習慣,久而久之消耗與累積的紙本記錄相當驚人,日誌內容五花八門,例如:是否發燒、是否按時用藥、排便狀況以及月事記錄等。

在資訊進用程度方面,胖卡觀察到同仁之間的電腦操作落差相當明顯,部份成員對於電腦的操作相當的熟悉,但也有同仁對於新科技的接受度較為緩慢,電腦操作停留在開機、關機以及簡單上網,打字則練就了「一指神功」,弭平救星同仁間的數位能力差異遂成為我們最想嚐試挑戰的目標。

為了達成「拉近同仁數位能力」這個目標,我們與救星的夥伴討論出了兩個可以努力的方向:

  1. 運用 Google 表單重新設計院童日誌的輸入方式,盡量的減少需要輸入的字數,將常見的院童狀態一一列出,改用「點選」的方式。
  2. 導入可攜式平板裝置,整合設計好的線上日誌,讓不擅長使用電腦的同仁優先使用平板等觸控裝置,讓其不害怕電子化資料輸入。

胖卡思考

透過觸控裝置,不擅長使用電腦的同仁,將更容易也不具壓力的完成「資料輸入電子化」的目標,但前期需要與教保老師、教保組長、社工、資訊人員多方頻繁的溝通,我們透過不斷的數位輔導訪視,確認每一個人對於這個目標的想像與認知都保持一致,持續的簡化表單的題項,秉持「能用選的就不要用打的」的最高原則,資料電子化輸入的時間務必要比紙本手寫來的快,如果沒有,就再改。

實際導入

救星同仁與其他非營利組織相比,較幸福的地方在於救星有配置專業的資訊管理人員(IT),資訊人員莒光大哥在胖卡與救星互動的過程中亦熱情的提供相當多的協助,協助整合了所有院童的輸入表單在單一的入口網頁上,便利尋找與點選,另外設計了錯誤回報表單,若主管已閱讀,則另外登打記錄,最後我們安排了平板的課程協助同仁練習與熟悉使用平板裝置,並且借了兩台平板給同仁進行測試。

組織分享與回饋

經過兩個月的實際測試,在結束測試後,我們與同仁討論測試的感想,同仁們的分享讓我們學到許多,首先平板的導入對於那些原先因為操作不熟悉而抗拒電子化的同仁產生了一定程度的鼓舞,他們變得不再懼怕電腦輸入,因為平板用手點幾下,回到電腦前則是使用滑鼠點幾下,相較於原本要整份騰打的表格,使用 Google 表單來做為輸入的介面有效的降低同仁們輸入文字的壓力。

另外同仁們提到有些原本就擅長使用電腦的同仁表示平板裝置雖可加快資料輸入,但輸入完畢後節省下來的時間就會想要做其他的工作,但是平板上並沒有方便的 Word 或 Excel 編修 APP,到頭來擅長使用電腦的同仁會選擇使用筆電來完成表單輸入,再來就可以處理其他的工作。

展望未來,救星評估在下次添購筆電設備時挑選具備觸控螢幕的筆電,讓不同程度的同仁都能夠靈活運用這些裝置,減少在電腦前處理文件的時間,有更多的時間來去陪伴院童。

希望救星的故事能夠讓各位在思考當自己的工作與平板以及智慧型手機整合時,這些裝置到底能夠幫助大家完成什麼「小事情」,小事情不一定簡單,但一點一滴節省下來的時間就很直接的成為工作效率的提升,如果你看完這個故事後有什麼想法,我們相當歡迎直接在胖卡粉絲頁或者來信與我們分享,我們期待收到各位的想法回饋。

來信請寄到胖卡同仁 AJ 的信箱:andyjuang@adct.org.tw

關於胖卡

「胖卡(Puncar)計畫」是亞洲首個即時紀錄且運用多樣 Web 2.0 科技服務而推動的數位落差計畫。由台灣數位文化協會所主導,以全台數位偏鄉為計畫施行地點,並自 2008 年五月開始,購買一台小貨卡,搭配資訊裝備、講師及網路志工,有系統和次序地進行全台巡迴之旅,傳達資訊科技新知及應用現況。

數位落差行動車預計直接面對最為困難的最後一哩問題。利用數位落差行動車,把人、連結和資源,送到有需要的偏遠地區。透過網路行銷之宣傳,期引起一般大眾對於數位落差議題的關注,進而影響整體大環境,加速落差消弭,同時間為城鄉資源的互動搭起連結的橋樑。

本文原發表於「胖卡」部落格

 


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  1. […] 本周「胖卡—數位落差行動車」(Puncar Action)在 NPOst 的專欄分享了兩篇文章,分別是胖卡與台東救星教養院以及台灣世界愛滋快樂聯盟的合作經驗,主要談的是人力、資源都相對不足的 NPO,如何運用電腦以及 Web 2.0 服務提升工作效率,進而提供弱勢朋友更好的服務。比如說,iPad 等我們現在都不陌生的平板電腦及其所提供的行動應用,讓你我的生活都便利不少,不過平板又如何可以幫助 NPO 夥伴改善工作上遇到的問題呢?當然,光有硬體設備不足以成事,要怎麼運用雲端硬碟和臉書整合服務呢?一起來看看胖卡怎麼想、怎麼做數位培力的吧! […]

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