【活動現場】在生存與理想間找平衡／公益責信協會理事長余孟勳財會實務
名稱：桃園 NPO 知識學院──105 年桃園市非營利組研習訓練
日期：南桃園場／9 月 3 日（六）；北桃園場／9 月 7 日（三）
時間：08：30－16：30
地點：南桃園場／松鶴會館 3 樓；北桃園場／桃園市婦女館 302 室
指導單位：桃園市政府、桃園市議會
主辦單位：桃園市政府社會局、桃園市非營利組織發展中心
承辦單位：ADCT 社團法人台灣數位文化協會
講者：余孟勳｜臺灣公益責信協會理事長
主題：非營利組織財務會計實務
財務自我檢核
桃園非營利組織知識學院基礎課程的最後一堂課，兼有財務會計專業及 NPO 背景的臺灣公益責信協會理事長余孟勳，用了整整兩個半小時，教大家怎麼跟數字溝通。
有財會輔導經驗的余孟勳笑說：「如果不先跟大家做『財會工作對話』，我永遠不知道第一線工作者的想法。只能丟一堆法條給大家，然後大概不到 5 分鐘全場就會開始睡。」因此在演講開始前，余孟勳從英國 NPO 財務培力組織 MANGO 所製作的「NPO財務管理自我評估表」擷取了部分問題，先請聽眾互相討論：
- 每筆付款是否都檢附單據？
- 付款是否有適當核准？
- 所有收付款都有流水帳記錄嗎？
- 專案人員和財務人員有沒有共同編製預算？（還是一個人說了就算？）
- 預算與實績差異是否分析原因？
- 財務報表對營運決策有沒有幫助？
余孟勳說，以上都是非常基本的財會工作，但在中小型組織內，這些制度可能也都還不是那麼完整。緊接著，他提出美國補助多個課輔機構的 The Wallace Foundation ，所提出的健康財會指標供大家參考：
- 連續虧損 < 3年（適當盈餘）
- 現金準備 > 3 個月固定支出（流動性）
- 速動比率 > 1.5（流動性）→ 變現性高的資產至少要有負債的 1.5 倍
- 補助款依賴程度 （收入風險）→ 盡量降低組織對單一補助單位的依賴程度。舉例而言，假如組織非常依賴聯合勸募補助或政府補助，萬一有一天他們不給了，怎麼辦？
檢全的財務運作：資源 X 資訊 X 流程
余孟勳說，一個健全的組織的財務系統，在作業端由資源、資訊跟流程三者建構而成。資源包含資金、人力、設備等；資訊則指確實的資訊紀錄與分析；流程指的是制度（或俗稱的 SOP），而要建立良好制度，最重要的就是「成本」、「預算」、「現金流」3 個概念。余孟勳說：「一個組織要健全的運作，靠的不是運氣，而是穩健的 SOP。」接著整理 NPO 在財務管理部分常見的問題：
●［資源］人力不足
人力不足主要有二種情況，一是人的「數量」不足，二是人「專業」不足。比如所請的財會人員只會記帳，但無法進行更複雜的財務管理分析，這造成組織只能專注在短期的目標，很難建構長期視野。
●［資源］軟體需更新或操作學習
現在，公部門也越來越依賴科技，時常需要與政府合作的 NPO，也必須要有相應的軟體，而現在的軟體大多更新於網路，對於科技不熟悉的 NPO 工作者在軟體更新或操作上可能會有困難。
●［資訊］與非財務人員溝通
唯有看得懂財務會計資訊，才能將財會分析納入決策。很多 NPO 即使有正確的資源、資訊，也可能因為溝通問題，無法有效運用資訊。
●［流程］正確計算成本
●［流程］編製／運用預算
●［流程］控管財務或預測現金流
對應以上問題，余孟勳整理出想要穩健經營的中小型組織，可以從哪些資源開始著手：
●［資源］人力：當組織要規模化的時候，需要的不只是會計人才，因此不只需要能「作業」的人力，更需要能規畫「策略」的人力。
●［資源］工具：要有適合的書、軟體，有問題時才能知道能去哪裡找正確的資訊。（後面有財會資源大補帖）
●［資源］支持網絡（會計師／NPO夥伴）：有懂會計的人協助組織進行檢測，有問題的時候，能隨時找到會計師或有經驗的 NPO 夥伴幫忙。
●［流程］：要有能因應作業、管理、策略等不同層次的制度流程。
●［溝通機制］：有人能規畫報表、進行分析，並納入決策。
而想要達成這些目標，NPO 必須對成本、預算及現金流有基本概念。
財務會計第一步：讓收支表說話
在認識成本、預算及現金流之前，財務管理第一步，便是與人見人怕的收支表和平共處。不只要產出報表，更要能夠理解其中資訊，讓收支表說話。
余孟勳提出幾點分析報表的方法：首先是先看最下方的結餘數（俗稱 bottom line），接著用差異分析進行比較。差異分析是找出跟這份報表有相似性的其他報表作比較，譬如拿去年同期或者上一期的報表，比較哪裡多、哪裡少。另外亦有比率分析法，但比率分析因為著重財務成長，通常用於營利事業。
但整個組織的總體報表，通常細節不夠，不足以進行分析跟決策，因此余孟勳介紹「專案收支表」。
專案收支表
專案收支表分欄列出不同專案的收支狀況，可以讓組織比較各專案的差異。
但事情不是憨人想的那麼簡單，一個合理的專案收支表，要製作出來並不容易，首先要面對的就是如何切分專案的問題。比如一個教育服務的 NPO，服務不同小學，但同樣都受社會局補助，這樣是應該將各校分開，一間學校列為一個專案？還是以社會局補助為基準，將同樣受資助的不同學校列在同一專案？以余孟勳說，大部分時候，因為各校服務的次數、時間，甚至交通費各有不同，因此將各校個別獨立，可能是比較好的作法。
切分出獨立的利潤單位後，可能會剩下一些無法列入任何專案的支出，包含辦公室租金、水電費、會計人員薪水等，這便是行政成本。一般人的做法是將行政成本另立一個欄位，與其他專案平行，但余孟勳認為，行政的共同支出，應該分列入專案成本中。
成本：合理分攤共同成本
余孟勳說，將行政費用、租金、水電、研究發展等共同成本（shared/common）以合理基礎分攤各專案，才能反映真實需求、配置及真實貢獻。他舉例，假如某位理事長，80% 的時間都放在某個專案，那麼他的薪資，不該從不同專案平分，而應該 80% 都要算在那個專案。
不合理的分攤成本，可能嚴重影響預算、訂價及策略規畫。成本之所以影響預算，是因為編制預算時需要參考過往的成本，如果沒有正確的成本資訊，預算可能就會出錯。而訂價，在非營利組織中，所指的就是服務所收的價格，在思考價格時，一定要納入成本概念。至於策略規畫，余孟勳舉例，「假設一個成本很高但社會性也很高的專案，跟另一個社會性極低但很賺錢的案子比較，該如何取捨？怎麼分配比例？」這在在牽涉到組織財務狀況跟組織宗旨，但余孟勳也強調「成本雖然重要，但成本數字不是越低越好，尤其是 NPO。在做財務分析的時候，最怕遇到只看數字就做決策的狀況，」他說，「數字是很重要的資訊，但絕不是唯一的資訊。」
納入志工資源
NPO 成本不好算的另外一個理由，可能是因為志工資源。合理的成本數字，應該把志工資源也算進去，志工工作狀況如何？是長期志工還是短期？未來打算多久請一次？都需要納入考量。
為了讓聽眾更了解成本的重要性，余孟勳設計了情境題讓大家思考。假設一個教育 NPO，服務桃花、桃樹、桃葉、桃枝、桃子 5 所國小，其中桃子國小在群眾募資平臺募得 45 萬元，其餘 4 所學校則分攤基金會補助 110 萬及小額捐款 50 萬。
在不分攤共同成本的狀況下，所有專案都賺錢，且使用群眾募資的桃子國小專案甚至餘絀很多。但是，如果合理的分攤共同成本並納入志工成本，不僅只剩兩個案子賺錢，桃子甚至成為最虧錢的案子。
余孟勳也藉此提醒，群眾募資雖然是現在最夯的募款方式，大型群眾募資如果操作得宜，動輒幾百萬，且不必核銷，也不用寫落落長的結案報告，但是拍影片宣傳募資專案、製作回饋品、定期回報專案進度，都不是一般 NPO 的專業及長項，因此可能都需要耗費大量人力。組織究竟是否適合群眾募資，一定要細加考量。（延伸閱讀：NPOst 3月特輯群眾募資）
單位收入／單位成本
除了分攤共同成本後比較各專案的財務狀況，余孟勳也教大家利用「單位收入」、「單位成本」來分析專案。
單位收入、單位成本就是平均收入、平均成本的意思，余孟勳舉製作礦泉水的例子來說明：「假設一個礦泉水的公司，花 100,0000 的成本製造 10,0000 瓶礦泉水，那麼一瓶的單位成本就是 100,0000÷10,0000=10，也就是一瓶礦泉水要花 10 元的成本。」同理比照到 NPO 的服務，單位成本就是專案的成本÷專案服務量次；單位收入就是專案收入÷專案服務的量次。
假設桃子國小的募資收入是 45 萬，而桃子國小的服務每次服務 100 位學童、每個月 4 次、連續服務 10 個月，那麼桃子專案的單位收入就是：
也就是服務一位學童一次，收入是 112 元。將所有專案的單位收入、單位成本算出，再做比較，便能得知各專案單次服務的 CP 值高不高。
單位成本與單位利潤告訴我們，各專案每做一次服務會結餘多少。一般來說，若結餘是負的，那為免虧損，就不應該再繼續服務，相反的，若結餘為正，則應該增加服務。但余孟勳再度強調：「財務數字不是最重要的，NPO 仍需要考量社會性。也許桃樹就是最偏鄉、最需要資源，所以單位成本才會那麼高。」
社會性跟財務狀況的差距，往往是最讓 NPO 頭痛的地方。余孟勳因此分享財務報酬與社會報酬的象限，幫助 NPO 衡量專案價值。
預算：編列長期預算，追蹤檢視
除了成本，流程的另一個重點是「正確編列預算」。
余孟勳說，穩健的組織，應該同時編制短期與中長期的預算。短期包含整體專案組合、固定行政成本等；中長期則包括策略目標、資源累積方式等。
產品組合
整體專案組合，在營利事業裡稱為「產品組合」，編制預算的時候，必須思考「今年要做多少案子？」、「同一個專案中，哪些服務多、哪些服務少？」、「收入與成本大約會剩多少？」各個專案的服務、量次列出後，還要考慮固定行政成本。
固定成本／變動成本
之所以命名為「固定成本」，是相對於「變動成本」。固定成本指的是像辦公室租金、水電費等不容易改變的。變動成本指的是類似交通費、工作人員時薪等，也就是那些服務做越多，會越高的成本。
但余孟勳強調：「雖然名為『固定』，但經濟學的基本概念便是『長期而言，沒有東西是固定的』。即使是租金這樣的固定成本，只要組織規模改變，也會跟著改變。」余孟勳說，「這就是為什麼我們要編列中長期預算。假設我是協會執行長，期待組織規模後年翻倍，那勢必要增加人手、要換辦公室，那我明年至少要賺『一些』錢才行。」至於「一些」是多少，就有賴中長期預算的編列。
「然而，大部分中小型 NPO 跟中小型企業都有『過度著重短期預算』、『忽略長期預算』的問題，」余孟勳說，「他們的想法可能是『我短期都不一定活得下去，考慮長期的幹嘛？』」但余孟勳強調，「往往就是這些忽略長期的觀點，才使得這些中小型組織活不下去。」
不編列長期預算，可能會導致組織缺乏長期視野、缺乏校準，並形成路徑依賴。容易有「我今年活下去了，明年就繼續複製今年的狀況」的心態，余孟勳說，這樣組織便很難創新，甚至可能逐漸偏離原本創立的宗旨。
以大型公司台達電為例，余孟勳說，台達電每次編預算一編就是 5 年，5 年的長期預算雖然很容易失準，但余孟勳說「他們藉此確保公司上下都把長期目標放在心上。」台達電雖然一編就是 5 年，但每年都會更新預算，並且針對同一年的不同預算進行分析。比如，今年編未來一年，跟去年編未來兩年，差別在哪。
完整的預算循環
余孟勳接著說明完整的預算流程：
編列預算必須從「設定時程」開始。
- 設定時程：這次要編的是幾年的預算？要想多久以後的事情？
- 目標共識：長期目標是多長期，要做到什麼程度？
由於確定目標共識很重要，余孟勳分享，在輔導 NPO 編制預算的過程中，第一件事情往往不是討論數字，而是大家聚集在一起，把未來 3 年、5 年想要做的事情統統寫下來。然後投票，看哪些事情比較重要、哪些比較不重要，建立共識。排序出來後，再依序放入預算裡。 - 理解現況：將目標共識與組織現況做比較，才知道各個目標如何實行。
- 程序共識：程序分兩種。一為由下而上，由基層的社工或專員提出預算，然後上層主管再彙整。二是由上而下，由執行長或主管確立今年的目標數目，再由大家分配。組織必須確定想要用哪一種程序。
- 收入預測：這部分可能是最麻煩的事情，因為 NPO 的收入很難預測，因此編列預算時，通常會建議編制 3 個情境版本。
- 覆閱：覆閱時，必須將價值順序、資源限制、風險、邏輯合理性等納入考量。
- 資源限制：算出的預算根本無法達成目標時，就要考量是否改動原本的目標共識。
- 風險：為了將不可預期的風險納入。編制預算的時候，通常會製作 3 個版本。一個樂觀版本，一個悲觀版本，一個居中版本。余孟勳提醒，3 個版本所提供的是一個「區間」而不只是「單一數字」，可以讓 NPO 更清楚應付突然風險所需要的的現金流量大約是多少。
- 邏輯合理性：許多數字上不合理的部分，必須排除。余孟勳舉例，假設今年虧損，於是預算中希望明年能有結餘而大砍成本，但是收入還是跟去年一樣多，明顯不合理。這樣的狀況可能就是沒有將成本降低後，服務能量也會同步降低納入考量。
- 價值順序：必須回頭檢視目標共識，確定有沒有偏離。
- 追蹤檢視：執行後，回頭檢視後來的決算與預算差別在哪。
余孟勳強調，「追蹤檢視是最重要的部分，無論你是一個月、三個月，還是半年進行追蹤檢視。只要有，都比完全沒有好。」他說，只有確實的追蹤檢視，才會對現金是怎麼不見的有感。比如實際成本比預估成本還多，就要思考，當初估預算的時候忽略了什麼？或是哪部分多估了很多？
情境分析
預算編列後實際執行，最後回頭檢視時，多少會有出入。余孟勳建議，如果營運狀況不佳，預算比決算樂觀太多。可以試著用「情境分析」，給出不同的情境，看什麼樣的事件會帶來什麼影響，再進行下一年的決策。
以剛剛提到的 5 個國小為案例，余孟勳設計了三個情境：「後勤成本砍 1/4」、「後勤砍 1/4 + 直接人事成本砍 1/2」、「後勤成本砍 1/4 + 直接人事成本砍 1/4」，對 3 種情境分別做預算分析，可以幫助 NPO 進行決策。
現金流：收付款時間不確定，NPO 不得不懂
管理現金流，是 NPO 財會管理的最後一大要素。余孟勳總結 NPO 收支有以下幾個特性：
● 收入不確定性高：NPO 的收入大多來自補助案或小額捐款，但這兩項收入都極為不穩定。（鬼才知道明年補助案會不會通過、捐款收入會有多少）
● 收入支出有季節性：以歐美國家為例，感恩節跟聖誕節時 NPO 的捐款會特別多。
● 接補助案要先墊錢或自籌：補助案或標案的付款通常是分二到三期付完，時常需要先墊錢，或者部分內容不得報帳，必須自籌。
● 補助款撥款條件限制：補助案的撥付款限制包括分期給付，其比例各補助單位的規定又有所不同，但大多數都需要經過冗長的核銷程序。
總結上述原因，由於因為 NPO 的收付款難掌握，因此更需要懂得如何管理現金流。首先，余孟勳用一張圖告訴大家，現金流的重要。
比較上圖藍紅橘 3 個專案，分別以 30/50/20、60/40、50/50 的比例分期付款。藍色和紅色的收入雖然差不多，但藍色從 5 月就會開始墊款，紅色則等到 8 月才需要墊款。比較藍紅橘 3 個專案，橘色需要墊到將近 50,0000，但藍色只需要墊約 25,0000，兩者的差距將近 2 倍。
余孟勳分享他進行輔導時所聽到的案例，一位 NPO 理事長接了許多補助案，帳目上每個補助案最後都能結餘，但是他卻不斷在墊錢。後來釐清原因，發現是因為補助案撥付款時間太久，使得他必須不斷墊錢週轉，撐到補助款全數撥付的時候。這時候，現金流的概念就格外重要。
余孟勳接著分享幾個管理現金流的重點
- 事先規劃／預算：接補助案之前，就先預算好哪些案子能收入多少錢，何時開始墊錢。
- 財務記錄確實：確實記錄財務狀況，才能知道錢都用到哪裡。
- 積極追蹤變化：積極且密集地更新現金流的預測。
- 與外部人保持良好關係
- 適當的內部控制：內部核銷必須有固定的審核者及固定的標準。
- 避免持續虧損：根據 The Wallance Fundation，連續虧損盡量小於 3 年。
- 建立現金準備：根據 The Wallance Fundation 建議，現金準備應大於 3 個月的固定支出。
NPO 的福音！簡化核銷作業
余孟勳接著與聽眾們分享大家最關心的核銷簡化作業，為了提高效率、釋放人力並降低成本，衛福部將於 106 年初正式實施核銷簡化作業，這簡直是 NPO 的福音，余孟勳簡單整理了簡化作業的內容：
● 專案計畫管理費檢附明細表即可，憑證由單位留存。
● 不需檢附補充健保費扣費證明。
● 不需檢附稿件、印刷品樣本、參加者名單或寄送清單。
● 感熱紙電子發票註記發票號碼即可，不必複印。
● 發票或收據不需蓋營業人私章。
● 交通費檢具車票／機票即可，不需收據。
● 表單簡化。
● 檢討撥付時間（加速或預付），避免影響 NPO 資金調度。
● 業務費可相互調整勻用（新北巿）。
● Q&A 集結供查詢。
● 屏縣府提供核銷憑證對照表、自我檢核表等。
余孟勳說，核銷作業簡化，除了回歸稅法及〈政府支出憑證處理要點〉，最重要的改變，是政府對於 NPO 態度，由防弊轉為信任。
他分享，美國今年有幾間大型基金會已在補助 NPO 時，額外提供 3%-5% 後勤行政成本，而且不需任何單據核銷。目的就是希望藉此優化 NPO 工作環境，或鼓勵 NPO 將這些錢用於研究創新。「多給一點錢，其實沒有那麼可怕！」余孟勳說。為了防弊所建構的重重障礙，所付出的代價更高。
也因為了解到 NPO 被要求「專款專用」，以及嚴格核銷條件的難處，余孟勳認為「做假單據」、「要求社工薪資回捐」這些行為不能單純以罪惡視之，更接近現實的是為了因應營運環境不得不的變通。
而余孟勳也以財務會計的角度，分享他覺得 NPO 核銷未來還能更加進步的地方：
● 統一各主管機關（地方、議題）核銷規定
● 不需檢附憑證，採就地／抽案審計
● 款項撥付配合支用，使 NPO 現金流平滑化（streamlined）
● 電子化傳輸及資料公開（open data）
● 與各項評鑑或會計師查核避免重複稽核
● 分級（規模）管理
● 聯勸等補助單位同步簡化核銷，並加快撥款
● 補助款金額應考慮 overhead
財會資源大補帖
最後，附上課程中余孟勳分享的各式財務會計資源。
工具書
Level 1：好玩好讀好下嚥
● 壽司幹嘛轉來轉去→漫畫形式。財會基礎入門首選，用故事的實務 case 帶入財務觀念。
● 用生活常識就能看懂財務報表→以個人理財為例，讓大家了解在組織財務怎麼運作。
Level 2：可能看 5 頁就會很想死，但要是讀完就能就地成佛了（？）
● 公益理想實踐之路（資誠 CPA）→在所有令人想燒掉的財會書籍中，比較淺顯易懂
● 中小型 NPO 會計實務手冊（公益平臺／pdf）→紙本已經索取不到，但有電子版！
● 非營利組織財務管理實務手冊（海棠／pdf）→比樓上更精簡些
● 林江亮（會計／稅務）、黄德舜（財務／社企）
Level 3：專為抖 M 設計，「請讓我一邊學英文一邊學財務會計吧！」
● MANGO handbook and tools（free）
《中小型 NPO 會計實務手冊》
這次的講者余孟勳也曾參與《中小型NPO會計實務手冊》的編輯，這本手冊最大的價值不在解決會計問題，而是在實務上提供了行事曆、流程範例跟表單範例。
● 會務、財務、稅務行事曆
● 流程及各式表單
● 法規索引
● 解決基礎問題
共享軟體
● 會計／記帳Excel檔案及各式表單（捷瑞CPA）
● 會計程式及報表（長老教會）→專為宗教性機構設計
簡報
我得了一種看到書就會死的病，那……就來看簡報吧！
● 社會福利基金會財務管理簡報（王光華）→講者為衛福部的財團法人評鑑委員
● 小型非營利組織會計報表編製簡報（施宜君）→NPO 培植計畫
● 從NPO財務管理來看方案規劃簡報（陳淑蘭）→NPO 培植計畫
● 社會團體稅務相關規定簡報（徐特文@國稅局）→國稅局角度深入淺出，從頭講給你聽
● 機關團體所得稅結算申報簡報（廉純忠）
關於核銷
最令人崩潰的核銷作業，也有救星
● 營利事業所得稅查核準則→雖然名為「營利事業」，但非營利組織在稅法上關於憑證的規定仍可參照這個準則，寫得非常清楚。
● 推展社會福利補助各項目核銷簡化作業（衛福部，106年1月1日生效）→傳說中NPO的救星
● 社福總盟CEO培力營簡報（含社家署、主計處、及地方政府等配合核銷簡化作業之報告）
● 聯合勸募106年方案補助作業手冊（p.45-46）
● 嘉義社區發展工作人才資源手冊（p.89-138）→講得很清楚，建議閱讀
課程及扶植計畫
● 海棠基金會→海堂基金會進行 NPO 培力已數十年，收費課程
● 自律聯盟→會員制，只要是會員即可上課
● 公益組織扶植計畫（社會事業發展協會＋資誠）→只要通過審核，資誠會計事務所就會為您提供財會上的協助輔導
桃園地區成功案例：美好啟能文教基金會、真善美社會福利基金會、私立仁友愛心家園
● NPOst & 社企流 & 社企聚落等→時常會有課程、講座與財務會計專文，有看有保庇
● NAF 網路課程 & 影音記錄→假如你英文很好，Nonprofit Association Foundation 的課程全程公布於網路，可以上網觀看！
