電子郵箱公私不分?利用專屬網域名免費申請工作用 Email,提升 NGO 專業度也確保工作者隱私

圖/NeONBRAND @ unsplash

 

作者按:

繼上一篇文章強調非營利組織申請註冊自家專屬網域名的必要與重要後,接下來我將會介紹如何善用組織網域名來推廣自己的組織品牌,首先,必須先申請或設定以組織網域名的工作電子郵件信箱取代私人信箱,也就是用如「user001@twngo.org.tw」 (@ 後方為組織申請的網域名)取代私人用信箱(user001@gmai.com、user001@hotmail.com)或組織單一信箱(twngo@gmail.com、twngo@hinet.net)。

 

1971 年 Email 第一次出現在互聯網,在今日的數位世界裡,它的重要性或許已逐步被社群媒體(fb 訊息、Line 等)、協作溝通平臺(如 Slack)所取代。但不管如何,我認為短時間內,電子郵件仍然有其必要性,尤其它最可能為我們超脫既有資訊圈的限制,並承擔瑣碎、不起眼,卻至關重要的聯繫工作。

3 個月前,我曾粗略整理臺灣近 100 個議題倡議型的 NGOs(有自家網站、部落格的組織才算,不含僅有臉書粉絲頁的社團),其中約 5~10% 還未有其專屬的網域名。若再仔細看這其中 90~95% 的 NGOs,雖然有其自家網域,但會為員工開通工作用的電子郵件者,卻不到 30%。換言之,大部分的 NGOs 工作者都是以自己的私人 Email 來讀寫、寄收並聯絡工作事宜。

圖/Farrel Nobel @ unsplash

工作專用電子郵件:展現專業性,並尊重工作者私領域

既然現在免費的電子郵件信箱可輕易申請,業者(Google、微軟等)還提供幾乎無上限的儲存空間,為什麼還需要開設工作專用、以組織網域名為識別的電子郵箱呢?

我個人認為至少有以下 2 個理由──

1. 代表組織的專業性及數位管理能力

隨便以某個免費郵件服務商(Gmail、Hotmail、Yahoo等)私人郵件來處理工作任務,多少讓收件者或寄件者有某程度公私不明的曖昧感。如果在公務聯絡上,能利用以組織網域名發出的工作單位電郵,會讓收件者清楚意識到──我收到的是某人代表其組織、利用其資源所發出來的信件,並不是私人間的雜談。此外,NGOs 工作者也能因此有清楚的自覺,進一步判斷某些信件到底要私下聯絡,還是以公務角度處理,處理起工作郵件,或許會更加謹慎,而相關工作人員離職前後,也能讓外界有比較清楚的責任移轉認知。

圖/rawpixel @ unsplash

舉一個重大的例子,2015 年希拉蕊・柯林頓(Hillary Clinton)宣布參選 2016 美國總統後,即爆發其在美國國務卿任內,以私人電郵處理外交事務之輕忽行徑的「電郵門醜聞」,這點令人懷疑希拉蕊可能於私下進行一些秘密勾當,這醜聞使希拉蕊喪公眾誠信,競選期間一度遭受外界批評。

2. 對 NGOs 工作者其個人私領域的尊重

除了從組織觀點建立自家工作用電子郵件的品牌效果外,在追求社會正義的 NGOs,能平等的從工作者的角度出發也很重要。特別是,如果工作者在工作期間,可能受到各方的數位騷擾,甚至實體世界中的人身威脅,則工作電子郵件可稍減輕、分散當事人在數位環境中,被各種追蹤器捕捉個人習慣、蒐集相關數據的風險。

雖然我知道許多社運工作者(樂意或無奈)接受 24 小時待命,以便隨時阻擋各式暴力、追求正義的拚搏工作型態,但是我個人總覺得:我可以為自己的行為與能承受的風險作出選擇與負責,但並不表示我自己有任何道德或權力的正當性,可以高舉著正義的旗誌,逼迫他人也得要「犧牲小我」。給予工作者工作用的電子信箱,即代表組織尊重工作者之勞動權益,以及私人與工作生活之間的界線。

希拉蕊・柯林頓(Hillary Clinton)。圖/@ Wikimedia Commons

工作專用電子郵件的免費資源,保障隱私、方便資訊整合

如果你或你的組織也認同我上述的理由,請繼續往下看看,如何利用免費資源來申請與設定工作用電子郵件的服務。以下所排出的這幾個郵件服務,可讓用戶透過設定其網域名(又稱 MX record、mail exchanger record)指向供應商的郵件伺服器主機,提供多組 username@yourdmain.org(.tw)來代表由某單位所發出的電子郵件,NGOs 甚至不用花任何一分錢租用虛擬主機的郵件伺服器。

1. Google Apps for Work(現已改名 G Suite)

這個服務其實和 Gmail 帳號一樣,開通 Google Apps 帳號服務後,可以利用其工作信箱來享有各類 Google 提供的強大服務,如雲端硬碟「Google Drive」、部落格(Blogger)與 Youtube 等。

2012 年之前,Google apps 可免費自由使用,但後來變成付費服務(一名使用者每月須支付 5 美元,相當於臺幣 150 元)。不過目前 Google 有提供 NGOs 申請免費的方案,條件是:單位要有自己的網域名,並為依據《人民團體法》申請通過成立的組織,然後以單位立案證書等文件,向代辦該服務的科技濃湯申請。如果你的組織並未正式向政府「立案」,而無法申請免費版的 Google Apps 專案,請再考慮其它自定網域名的電子郵件服務替代方案。

圖/Elyssa Zornes @ unsplash

2. MS Office 365

這是微軟以 Google Suite 為對手,提供了整合電子郵件、日曆、辧公室線上協作軟體等產品的服務,一般企業使用此服務,每人每月須支付 8 美元(約臺幣 240 元)。同樣的, MS Office 365 對 NGOs 也有免費方案,亦是透過科技濃湯申請此項服務。

我自己使用 hotmail 作為電子郵件帳號已經超過 20 年,卻還是喜愛後來居上的 Gmail 介面與功能,不過近來為了打散自己數位足跡的可被追踪性,以及對少數寡頭獨佔商的依賴,我會比較「策略性」的使用不同的電子郵件。如果自家單位還是比較依賴微軟,我倒建議可採反向策略試試 Google Suite,反之如果個人私下用了太多 Google 的各類服務,不妨在工作環境上考慮 MS Office 365。

3. Zoho Mail

Zoho Mail 免費版提供 25 人以下的組織,每個帳號 5G 空間的使用量,其線上生產軟體協作平臺的功能也和 Google Drive 有點像,兩者之間可以互相同步。(參考:【NPO 小工具】會議開不完?善用免費資源,替 NPO 投資十萬人力成本

Zoho Mail 設定詳情可參考「免費網路社群資源」所寫的教學介紹「Zoho Mail 取代 Google Apps 可自訂網址的免費 Email 信箱」,我就不再贅言。我自己體驗其操作環境與介面,感覺還不錯,其套件組除了網頁版電子郵件外,還包括了一堆線上工具可用,如下圖所示的客戶管理(CRM)、電子報發送(Campaigns)、問卷調查製作(Survey)、財管簿記工具(Finance 系列)等,似乎比 Google Suite 還豐富。(參考:【NPO 小工具】CRM 是什麼?能吃嗎?NPO 小字典,助你長知識!

圖/作者提供

4. Yandex.Mail

Yandex 是一家俄羅斯業者所提供的免費郵件服務,俄羅斯政府去年通過了嚴峻的「反恐安全法」,使得網路業者至少須保留用戶資料與數位足跡一年的記錄,這也是某些威權國家推動「網路主權」與「個資在地化」政策的一環。不知道這樣大家對於使用俄羅斯網路業者提供的免費電郵服務之感想如何?你敢用嗎?風險何在?

先不必急著就否定使用俄羅斯或中國業者的電子郵件服務,即使是成立之初矢言不作惡的 Google ,這 10 多年來仍偷偷摸摸的作了一點「實驗」,劇烈且深遠的改變了今日網路世界的生態樣貌。許多隱私權倡議者往往建議:從事數位高危險工作人士最好挑選伺服器不要放在美國或五眼聯盟(註)國家的電郵供應商。透過不同業者挑選的評估,反而是讓自己認清電子郵件到今天仍然存在的侷限與優點,讓 NGOs 藉此思考自家組織的數位威脅模型。

免費網路社群資源已寫了詳細的 Yandex.Mail 郵件信箱設定介紹「Yandex.Mail 可自訂網址的免費 Email 申請教學」。我自己一度註冊體驗 Yandex 的服務,其介面環境就是中規中矩的風格,也沒整合什麼提高生產力工具的服務。如果你的組織不需要什麼多功能的辦公室軟體,或許挑選 Yandex Mail 已足夠。

5. Pawnmail

Pawnmail 這項免費郵件服務並不是企業廠商,而是由一名開發者志願提供,他表示,自己絕不會閱讀其他人利用此服務的信件與內容,但他也提醒:存放在任何郵件伺服器(包括前面所提及的 Gmail、Yahoo、Google Apps、MS Office 365、Zoho 等)上的信件若未經過加密處理,都有被主機商讀取(以實現其所宣稱改善服務品質之目的)與任何第三者駭侵盜取的風險。(參考:資安也是安全防護網的一環!日常生活中做好資訊安全管理,保障人權也保護弱勢

Pawnmail 的功能比較陽春,除了簡單的電子郵件登入服務外,其最主要的目的仍是為了沒有虛擬主機郵件伺服器,僅有網域名的單位或個人,利用其服務來建置專屬網域的電子郵件,而在伺服器上為每個免費帳號保留 2G 的空間。換句話說,使用 Pawnmail 最好是搭配電腦端的電郵客戶端(Email Client)來收寄信件,而不是執著於把信件一直保留在伺服器上,對其它任何一家的電郵服務商使用習慣也應如此。

6. 其他

當你購買、註冊網域名後,有些網域服務商會提供免費的電子信箱或信箱轉寄服務,如 Gandi.net 就提供 5 個電郵免費信箱,以及 1000 個轉寄信箱,而 GoDaddy 也有提供 1000 個轉寄信箱的服務。

所謂的轉寄信箱,指的是用戶可以在網域商的服務介面下,新建以「@申請網域名」 的電子郵件帳號,以 user001@twngo.org.tw 為例,凡是寄到 user001@twngo.org.tw 的郵件,都可以自動代轉至 user001 個人常用的電郵信箱(如 user001@gmail.com)。不過,這樣的作法只能收信,無法利用工作郵件寄出電郵,最後還是會有點公私不分,而且,即便只能收信,有些郵件伺服器常會發生判斷為垃圾郵件(spam),因而無法順利傳送或接收,故並不推薦 NGOs 採這種轉信式的方法。

圖/作者提供

電子郵件能載舟、亦能覆舟,資訊安全需時刻管理

如果工作內容具高度敏感性,例如通訊對象是處在極權高壓國家的社運人士,或是可能會收到政府、企業吹哨者揭不法內幕的重要機密爆料訊息,最好進一步安裝加密金鑰( PGP/GPG) 來打造一組工作電郵信箱的公私密鑰,作為機密加密通訊的安全管道。(參考:GPG 加密金鑰)此外,也可以另挑選以強調加密功能與保護用戶隱私為優先的電郵服務商,如 ProtonMailTutanota Mailriseup 等,前 2 家除了加密電子郵件服務,還提供客制專屬網域名綁定的付費服務。

2004 年愚人節,Google 推出面費 1G 容量的電郵服務後,其它各家對手互相加碼,相愛相殺的提供各種大容量的網頁式電子郵件服務,這不只省去過往因信箱容量有限,必須定期刪除伺服器上所存放郵件的困擾,以及須重灌作業系統時,令人心痛的資料備份問題,更可以讓使用者只要有網路、有瀏覧器、記得密碼,就可隨時隨地上網收信、查信、寄信。

然而,我們長期保留在伺服器上的郵件,卻也成為這些業者透過電腦大量掃讀,以判別如何對你投放準確廣告的數據資料,而他們認為這並不是侵害你的祕密通訊自由,而是為了改善其服務品質 。從一個現世無常,轉換到另一個「不必刪除」、「永遠存檔/保留」的數位世界,以逆反人類長久本能記憶有限、對抗遺忘的常態,我們有信心坦然面對了嗎?


註解:

五眼(Five Eyes),又譯為五眼聯盟,一個講英語國家的情報聯盟,在英美協定下組成的國際情報分享團體,成員包括澳洲、加拿大、紐西蘭、英國和美國 5 國。


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