台東愛德婦女協會運用dropbox建構雲端資料交換默契

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台東市區、長濱鄉、東河鄉三方資料交換

愛德婦女協會母會據點設在台東市區,另外有在長濱相與東河鄉設立外部的服務據點,母會的社工督導-唐菊英修女,在我們到訪愛德的時候說:「感謝上帝讓你們可以來到愛德」,我們與修女訪談的過程中,修女提到他每個禮拜都會自己開著車子,走訪各個據點,除關心據點服務的長輩外,也會追蹤駐點社工的外訪資料, 有時候修女來的時候剛剛好資料還沒整理完,資料就得累積到下次一併會報,在我們與愛德初步討論後,決定安排Dropbox的課程,邀請各據點的同仁與修女一同參與。

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Dropbox的實務架構規劃

在課程的導入,我們除了教導帳號申請、基本的電腦版dropbox程式安裝與操作,接著我們進入最重要的Dropbox架構討論,我們知道dropbox免費的帳號只有2GB的空間,雖然說我們可以運用推薦連結的方式來增加容量,但容量總是不可能裝下全部的資料,另外就是資料如果亂無章法的往上隨便丟,最後一定會變成檔案垃圾堆,所以我們在課程中最重要的是引導大家共同討論整體的空間使用架構,並要求所有同仁依照規範將相關的資料放置在正確的資料夾內。

課程之後…

修女在課後我們回訪的時候跟我們分享,她現在還會使用智慧型手機直接在dropbox上查閱同仁們上傳的資料,若有問題就直接打電話去提醒,減少資料審批的壓力,另外由於雲端的檔案容量有限而修女也擔心雲端的資料容易不見或外洩,目前的使用模式則是會要求同仁們在資料審閱完畢後,則將資料從雲端移出,減低檔案外洩的可能,也節省空間。

 

胖卡與非營利組織

胖卡在聯合勸募的支持下走訪台灣中南部地區的中小型非營利組織,期待透過「數位家教,到宅服務」的方式,調整組織同仁的工作流程、運用各種唾手可得的 Web 2.0數位工具,解決工作上面臨的各式資料統計、彙整、交換等等的問題。

 


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