台灣世界愛滋快樂聯盟運用Excel優化個案資料彙整

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位於屏東內埔的台灣世界愛滋快樂聯盟,在胖卡的協助下,運用了Google雲端硬碟整理各式工作文件資料,並嘗試運用平板電腦結合工作,讓外出服務更便利  ( http://puncar.tw/archives/1295 ),在熟練雲端服務後,我們回過頭來思考著:

有哪些文件不一定要上雲端?

運用單機版Excel的特長處理個案資料

我們在很多的非營利組織導入運用各種雲端服務,如:Google雲端硬碟的表單、試算表等,讓大家在雲端上工作,但,為什麼又回到「地面」,回過頭來使用Excel處理?…因為有些需求雲端試算表無法滿足,比如說:

  • 包含個案家系圖等機敏圖片需要插入試算表中
  • 直欄數量不能超過256欄 (相關說明: http://goo.gl/hbZe9w )

Excel畢竟是發展了將近20年的套裝軟體,不管是效能、功能都有一定的規模,使用雲端服務或使用單機版Excel,還是要回歸需求,就聯盟的需求來說,我們愛滋個案數量目前將近兩百位,毒癮的個案數量超過伍佰位,而且這些數量都穩定持續攀升中,

建置完整的總表有利於數據統計與分析

這份總表建立的依據為三頁的紙本個案基本資料表,資料鍵入完成後,可以很快速的依照不同的題項運用自動篩選 (http://goo.gl/Krs87I) 來選取符合條件的個案資料,簡單的進行統計。

另外胖卡在其中除協助建置總表,我們也協助將原本的三頁紙本「Excel化」,在Excel中重構原始的Wrod表格,並且運用函數自動完成資料填入。

社工只需要簡單的將輸入案號,相關的資料則會從總表中讀出並且轉換成相對應的正確顯示方式,比如說性別若是女生,則顯示「□男█女」,下面看起來好像很簡單的總表,其實當中所有顯示資料的欄位都是運用Excel函式立即依照輸入的案號進行顯示方式的更新。

運用VBA程式進行家系圖檔案的讀入顯示

運用函式解決文子顯示的問題,這樣的解決方式其實Google雲端硬碟也有提供相對應的函式可以使用,那我們為什麼要改回使用Excel來處理呢?

 若要在雲端試算表自動載入圖片,則該圖片必須先公開在網路上

根據我們的實驗,雲端試算表也有提供簡單的圖片載入函式可以是用,但是我們個案總表中的家系圖,它是完完全全 不●可●以 洩漏在網路上的資料,因此,我們只好回歸Excel單機版,運用Excel提供的VBA程式語言,寫大概20行左右的程式碼,在點選左上角的「密件」按鈕時,就會在電腦內對應的資料夾中將預先準備好的個案家系圖檔案載入到家系圖的欄位中。

至此,我們就完成了個案總表的所有要求,這一切的一切看起來好像跟原本的表單一模一樣的文件,其中耗費的函式開發心力,與社工整理建檔資料的心力不計其數。我們期待透過這樣的表單讓更多人了解並思考,其實不一定要開發系統也可以完成資料的建檔與統計工作,期待透過這樣的案例分享,讓大家對於自己的個案資料管理有更多一層的思考,下次在建構個案總表的時候,或許可以多想一下,讓未來的資料統計需求納入初期的建置衡量標準中。  

胖卡與非營利組織

胖卡在聯合勸募的支持下走訪台灣中南部地區的中小型非營利組織,期待透過「數位家教,到宅服務」的方式,調整組織同仁的工作流程、運用各種唾手可得的 Web 2.0數位工具,解決工作上面臨的各式資料統計、彙整、交換等等的問題。

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