你做過甘特圖嗎？ ── 非營利組織的專案管理(project management)
原文／Knowhow Nonprofit，編譯／瞿涵
身為專案管理人（project manager），你的角色如同交響樂團的指揮家。指揮家必須協調每位音樂家，讓整個樂團合作，才能創造出觀眾喜歡的美妙樂聲。
專案管理人就是要做這樣的事，他得帶領大家合作，並統合各種資源。如此一來，重要的任務才能在對的時間用對的方法完成。
專案管理的重點便是如何協調各項任務，可分成四個階段：
1. 籌備（preparing the project）
在這個階段裡，你必須檢視專案的構想、可能遇到的困難和問題，並以手邊可用的數據和資料試著解決。你也要設定整體的目標，包含想做什麼、什麼時候要做、怎麼做、在哪裡做、跟誰合作，並且決定專案的規模，有的事要做、有的事必須捨棄。
籌備專案時要考慮到的問題：
- 我們需要達到什麼？為什麼？
- 我們有什麼解決辦法？
- 成本、效益、風險為何？會有哪些衍生出來的問題？
- 怎樣的組合最可能符合我們的需求？
- 大概需要多久的時間？
- 可以預期多少收益和盈餘？
第一階段涉及界定專案範圍，這是很關鍵的一步，因此應該盡可能多花時間考慮。
有許多協助專案準備的工具，能統合各種資訊並轉化成單一的計畫。工具包括：
- SWOT分析（又稱「強弱危機分析」）：優勢（strengths）、劣勢（weaknesses）、機會（opportunities）和威脅（threats）
photo credit: paul_danger_williams via photopin cc
- 關鍵路徑法（critical path analysis）
- 利益相關者繪圖（stakeholder mapping）
本階段還須制定指導綱要（terms of reference），幫助團隊裡的每個人瞭解各自的職責、如何操作及專案的規模等。
2. 規劃（planning the project）
第二階段須更詳細檢視及界定專案相關的人員、時間、地點、方式，有哪些任務、需要哪些人力、想要怎麼操作、需要多久時間等等，並從中設計出專案的關鍵目標和產出。
常見的「甘特圖（Gantt chart）」能把一個大的專案切割成許多獨立的任務，並列出所需的資源、會遭遇的問題及時間範圍。其他重要文件包含：
- 預算：用來控制財務狀況
- 風險分析：評估在專案實施之前、當下及之後可能會發生的潛在問題
「甘特圖」範例。photo credit: hawkexpress via photopin cc
建議你和整個團隊的伙伴一起規劃專案、製作相關圖表和文件，大家便可以全盤瞭解專而且更加投入。
3. 執行（implementing the project plan）
再來就要開始執行專案了－－執行活動、花錢、產出成果。別忘了盡量依照原先的計畫來走，還要定期監測成果的品質、截止日期、預算和風險。
為了達到最好的成效，你可以：
- 定期和團隊成員分享資訊
- 和對專案有興趣或被影響的人建立關係
- 傾聽別人的想法 －－ 即便你其實不想聽！
- 獲取專案領導人或贊助人的支持
4. 評估（evaluating the project）
到了評估的階段，便要回頭檢視在這次過程學到什麼 －－ 設定了哪些目標、執行情況如何、下次該怎麼改進。有許多方式和工具可以協助評估結果，例如「Charities Evaluation Service」。
以下是幾個評估可用到的重要問題：
- 專案裡面有哪些部分成效不錯？
- 哪些部分進行及成效的狀況不佳？
- 下次需要做哪些改變？
- 有什麼是被忽略而沒有預見的？
原文：〈Project management〉
延伸閱讀：
1. Knowhow Nonprofit〈“Essential Leadership Skills” e-learning training course?〉
2. NPOst〈專欄：非營利組織的董事們，來看看如何避免組織的財務危機〉
3. NPOst〈專欄：E-mail仍然最有效──NPO朋友們，你的溝通能力幾級分？〉
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