你做過甘特圖嗎? ── 非營利組織的專案管理(project management)

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原文/Knowhow Nonprofit,編譯/瞿涵

身為專案管理人(project manager),你的角色如同交響樂團的指揮家。指揮家必須協調每位音樂家,讓整個樂團合作,才能創造出觀眾喜歡的美妙樂聲。

專案管理人就是要做這樣的事,他得帶領大家合作,並統合各種資源。如此一來,重要的任務才能在對的時間用對的方法完成。

專案管理的重點便是如何協調各項任務,可分成四個階段:

1. 籌備(preparing the project)

在這個階段裡,你必須檢視專案的構想、可能遇到的困難和問題,並以手邊可用的數據和資料試著解決。你也要設定整體的目標,包含想做什麼、什麼時候要做、怎麼做、在哪裡做、跟誰合作,並且決定專案的規模,有的事要做、有的事必須捨棄

籌備專案時要考慮到的問題:

  • 我們需要達到什麼?為什麼?
  • 我們有什麼解決辦法?
  • 成本、效益、風險為何?會有哪些衍生出來的問題?
  • 怎樣的組合最可能符合我們的需求?
  • 大概需要多久的時間?
  • 可以預期多少收益和盈餘?

第一階段涉及界定專案範圍,這是很關鍵的一步,因此應該盡可能多花時間考慮。

有許多協助專案準備的工具,能統合各種資訊並轉化成單一的計畫。工具包括:

本階段還須制定指導綱要(terms of reference),幫助團隊裡的每個人瞭解各自的職責、如何操作及專案的規模等。

2. 規劃(planning the project)

第二階段須更詳細檢視及界定專案相關的人員、時間、地點、方式,有哪些任務、需要哪些人力、想要怎麼操作、需要多久時間等等,並從中設計出專案的關鍵目標和產出。

常見的「甘特圖(Gantt chart)」能把一個大的專案切割成許多獨立的任務,並列出所需的資源、會遭遇的問題及時間範圍。其他重要文件包含:

  • 預算:用來控制財務狀況
  • 風險分析:評估在專案實施之前、當下及之後可能會發生的潛在問題
「甘特圖」範例 photo credit: hawkexpress via photopin cc

「甘特圖」範例。photo credit: hawkexpress via photopin cc

建議你和整個團隊的伙伴一起規劃專案、製作相關圖表和文件,大家便可以全盤瞭解專而且更加投入。

3. 執行(implementing the project plan)

再來就要開始執行專案了--執行活動、花錢、產出成果。別忘了盡量依照原先的計畫來走,還要定期監測成果的品質、截止日期、預算和風險。

為了達到最好的成效,你可以:

  • 定期和團隊成員分享資訊
  • 和對專案有興趣或被影響的人建立關係
  • 傾聽別人的想法 -- 即便你其實不想聽!
  • 獲取專案領導人或贊助人的支持

4. 評估(evaluating the project)

到了評估的階段,便要回頭檢視在這次過程學到什麼 -- 設定了哪些目標、執行情況如何、下次該怎麼改進。有許多方式和工具可以協助評估結果,例如「Charities Evaluation Service」。

以下是幾個評估可用到的重要問題:

  • 專案裡面有哪些部分成效不錯?
  • 哪些部分進行及成效的狀況不佳?
  • 下次需要做哪些改變?
  • 有什麼是被忽略而沒有預見的?

 

原文:〈Project management

 

延伸閱讀:

1. Knowhow Nonprofit〈“Essential Leadership Skills” e-learning training course?
2. NPOst〈專欄:非營利組織的董事們,來看看如何避免組織的財務危機
3. NPOst〈專欄:E-mail仍然最有效──NPO朋友們,你的溝通能力幾級分?


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作者介紹

瞿 涵

喜歡洗衣服、喜歡整理房間,但更喜歡懶懶地躺著。討厭夏天,夢想是搬到涼涼的國度,過著涼涼的生活。

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