每個人都只有24小時 ,你把時間花在哪裡了 — 非營利組織的時間管理技巧(Time Management)

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photo credit: MattysFlicks via photopin cc


原文/Knowhow Nonprofit,編譯/瞿涵

什麼是時間管理?

好的時間管理讓你能順利掌控工作進度,畢竟你的一天永遠只有24小時,不會再更多了,所以能徹底而有效率地使用你擁有的時間很重要。

你是否曾長期非常努力做一件事,卻只完成了一點點?沒什麼事比這個感覺更差了。好的時間管理可以降低、甚至避免你浪費時間,如此便能完成更多事情。

時間管理很厲害的人通常不會受工作壓力影響,能夠專心於工作成果並真正有效率地做事,而不只是把自己搞得東忙西忙。

加強你的時間管理能力

先瞭解你自己如何管理時間

每個人都以不同的方式管理自己的時間,下面的問題能幫助你了解自己如何運用時間:

  • 你的工作方式為何?
  • 你在一天中哪個時段的生產力最高?
  • 什麼事情讓你無法更有效率?

你可以在 MindTools 上踏出第一步,網站裡的「how good is your time management?(你的時間管理有多好?)」測驗,幫助你了解自己目前的時間管理方式,並提供目標設定、擺脫拖延等的工具和技巧。

兩個時間管理工具

1. 「帕雷托法則(Pareto principle)
(或稱「二八定律」、「80/20法則」)

「帕雷托法則」指出,你每天做的事情當中,只有 20% 是真的重要的,而且這 20% 的事能產出你 80% 的成果。

如果你能找出這 20% 的事情,並全神貫注在它們身上,你的時間管理將變得十分不同。

 2.「重要/緊急四象限

美國教育家 Stephen Covey 在其著作《與成功有約》(原書名:The 7 Habits of Highly Effective People)中,提出這個用來管理時間的四象限,把你的代辦事項分配到四個象限內,分別是:

  • 緊急且重要
  • 緊急但不重要
  • 不緊急但重要
  • 不緊急且不重要
Time-management-matrix-covey

四象限範例(圖片來源:NeuConcept)

有效管理時間的人會把多數時間花在「不緊急但重要」的事情上。這些事情除了包含待辦任務,Stephen Covey 認為還有「建立關係、寫個人的使命宣言、長期生涯規劃、運動、預防性維修、籌劃--那些我們知道該做、但很少抽時間來做的事。」

妨礙時間管理的障礙

1. Email上癮

每五分鐘就看一次電子郵件並不能幫你管好時間。除非你是在等很重要的信件,要不然應該限制自己一天只收信兩、三次就好。

2. 拖延

即便你知道有哪些事應該完成,還是會三不五時拖延一下,例如遲遲不開工或把事情往後延期。其他時候你則可能無法把任務完成,或是做到一半就卡住了。無論如何,拖延常浪費了大把時間,你便因此更加倍感壓力。

當你已經超級忙了,為什麼還要答應其他任務 (say yes) 呢?How to Overcome Procrastination(如何克服拖延)幫助你了解自己到底發生什麼事、該怎樣才能不拖拖拉拉。

 

原文:〈Time management

 

延伸閱讀:

1. TED〈16 TED Talks that are perfect for procrastination
2. Harvard Business Review〈How to Mitigate the Urgent to Focus on the Important
3. Harvard Business Review〈An 18-Minute Plan for Managing Your Day

 


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作者介紹

瞿 涵

喜歡洗衣服、喜歡整理房間,但更喜歡懶懶地躺著。討厭夏天,夢想是搬到涼涼的國度,過著涼涼的生活。

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