每個人都只有24小時 ，你把時間花在哪裡了 — 非營利組織的時間管理技巧（Time Management）

原文／Knowhow Nonprofit，編譯／瞿涵

什麼是時間管理？

好的時間管理讓你能順利掌控工作進度，畢竟你的一天永遠只有24小時，不會再更多了，所以能徹底而有效率地使用你擁有的時間很重要。

你是否曾長期非常努力做一件事，卻只完成了一點點？沒什麼事比這個感覺更差了。好的時間管理可以降低、甚至避免你浪費時間，如此便能完成更多事情。

時間管理很厲害的人通常不會受工作壓力影響，能夠專心於工作成果並真正有效率地做事，而不只是把自己搞得東忙西忙。

加強你的時間管理能力

先瞭解你自己如何管理時間

每個人都以不同的方式管理自己的時間，下面的問題能幫助你了解自己如何運用時間：

• 你的工作方式為何？
• 你在一天中哪個時段的生產力最高？
• 什麼事情讓你無法更有效率？

你可以在 MindTools 上踏出第一步，網站裡的「how good is your time management?（你的時間管理有多好？）」測驗，幫助你了解自己目前的時間管理方式，並提供目標設定、擺脫拖延等的工具和技巧。

兩個時間管理工具

1. 「帕雷托法則（Pareto principle）」
（或稱「二八定律」、「80/20法則」）

「帕雷托法則」指出，你每天做的事情當中，只有 20% 是真的重要的，而且這 20% 的事能產出你 80% 的成果。

如果你能找出這 20% 的事情，並全神貫注在它們身上，你的時間管理將變得十分不同。

 2.「重要/緊急四象限」

美國教育家 Stephen Covey 在其著作《與成功有約》（原書名：The 7 Habits of Highly Effective People）中，提出這個用來管理時間的四象限，把你的代辦事項分配到四個象限內，分別是：

• 緊急且重要
• 緊急但不重要
• 不緊急但重要
• 不緊急且不重要

四象限範例(圖片來源：NeuConcept)

有效管理時間的人會把多數時間花在「不緊急但重要」的事情上。這些事情除了包含待辦任務，Stephen Covey 認為還有「建立關係、寫個人的使命宣言、長期生涯規劃、運動、預防性維修、籌劃－－那些我們知道該做、但很少抽時間來做的事。」

妨礙時間管理的障礙

1. Email上癮

每五分鐘就看一次電子郵件並不能幫你管好時間。除非你是在等很重要的信件，要不然應該限制自己一天只收信兩、三次就好。

2. 拖延

即便你知道有哪些事應該完成，還是會三不五時拖延一下，例如遲遲不開工或把事情往後延期。其他時候你則可能無法把任務完成，或是做到一半就卡住了。無論如何，拖延常浪費了大把時間，你便因此更加倍感壓力。

當你已經超級忙了，為什麼還要答應其他任務 （say yes） 呢？How to Overcome Procrastination（如何克服拖延）幫助你了解自己到底發生什麼事、該怎樣才能不拖拖拉拉。

原文：〈Time management〉

延伸閱讀：

1. TED〈16 TED Talks that are perfect for procrastination〉
2. Harvard Business Review〈How to Mitigate the Urgent to Focus on the Important〉
3. Harvard Business Review〈An 18-Minute Plan for Managing Your Day〉

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