如何打造成功的數位團隊？從反面數據，一窺倡議 NPO 數位化現況／2019 NPOst 年會前導報導
文／Jason Mogus（NetChange 顧問） & Austen Levihn-Coon（NPO轉型數位顧問） 譯者／金建寧
本文翻譯自史丹佛創新評論〈What Makes Nonprofit Digital Teams Successful Today?〉
長久以來，NPO 中負責數位策略、平台工具的團隊是否健全，是組織是否接納或抗拒創新趨勢的指標。
這些年來，根據我們的觀察，若是 NPO 的數位團隊在組織管理和活動上，扮演強而有力的領導角色，組織的績效會顯著提升。我們也觀察到，當組織將數位團隊建構成網狀結構時，權力的分配更為開放，能產生數個開放式的創新中心，組織往往也因此達到更高的績效。
圖／Tim Bennett@ unsplash
2017 年秋天，我們詢問 80 個倡議導向的 NPO ，討論有關其數位團隊的現況。這是我們進行的第 3 次線上調查，受訪者為美國、加拿大、澳洲及英國團體中負責數位化的資深人員。40% 的受訪者來自少於 20 名員工的小型組織，39% 來自員工人數介於 21 至 200 名的中型或大型組織，16% 來自員工人數超過 200 名的超大型組織。
研究顯示，當今大多數成功的數位團隊皆有下列特性：高階管理人員中有數位領導者、不斷提出新的活動與倡議、讓數位技能分佈於整個部門。
NPO 數位化痛處：缺陷的計劃、未反應多元族群、無法提升參與度
先說壞消息 —— 多數 NPO 在「如何建構數位計畫」方面，還正賣力奮戰中。
根據我們的報告，3╱4 的數位團隊在過去 3 年內歷經改組，而將近 1╱3 超過一次，但僅 11% 的組織表示，組織的數位計劃高度有效，一半的受訪者表示團隊運作「還算不錯」，其餘 41% 不幸地受困於內部結構，因而產生重大問題或完全無法運作。這些組織經歷許多痛苦的轉變，導致許多不確定的結果。
至於「多元與包容」（diversity and inclusion），則是組織是另一個常見的痛處。雖然大多數受訪組織在聘僱人員、推行活動方面，將「多元化」列為優先考量，但 59% 的數位團隊表示，團隊中低於 25% 的成員是有色人種或多元性別族群，34% 的團隊僅有不到 10% 的多元族群員工，這幾乎無法反映組織致力於提升多元包容的想望。
圖／Chiến Phạm@ unsplash
此外，儘管有一堆關於「民眾參與」的話題，單向傳播活動仍舊主宰 NPO 的活動推行方式。事實上，43% 的受訪者表示，他們所屬的組織缺乏主導民眾參與的專責人員，75% 受訪者認為，組織未持續追蹤支持者的參與度，64% 受訪者說組織預算不足以達成參與度目標。
這些數字顯示，許多組織仍不重視參與度，未投入足夠的人力或財源，導致 NPO 未能充分發揮影響力。
採納創新管理方法，數位化讓 NPO 發展
現在來說好消息 —— 數位化持續地促進 NPO 發展，70% 的團隊在過去 3 年間有所成長。
調查中，各組織在多個部門間分配新的數位職位，這是筆者為了建立「領導型」（leaderful）創新文化而一直在倡導的項目。將近 60% 的團隊表示，數位團隊正在打破傳播部門的「穀倉」（silo）模式，意即不再只見自己的專業，而能跨領域、嘗試更多的團隊合作。事實上，與 3 年前相比，超過 44% 的團隊現在直接向執行長報告業務。
圖／Anderson Rian@ unsplash
此外，我們驚喜地發現，85% 的受訪者動員支持者至少每年採取一次行動，此方法證實，數位化使線下活動工作更加成功，如今大多數組織（51%）每月提供非網路的實體活動。這些組織也接納企業式的團隊管理方法，舉例來說，其中 47% 採用「快速失敗」（failing fast）的「精實創業」（lean startup）方式和資料導向決策（data-driven decision-making），30% 採用「產品管理」（product management）方式，任用具有高度技能的領導者或團隊，其唯一的責任就是管理複雜的軟體和科技平台。
多元分工的數位化團隊，成效更顯著
成功數位化的非營利組織有一些共同的特性，可供他人借鏡。我們的報告顯示，有效的數位計畫具備 3 種共同特色：
1. 高階管理階層具有數位專業知識
2. 數位領導者參與新活動的決策過程
3. 數位團隊管理採用複合或獨立模式
在最有效的數位團隊之中，50% 主導組織的新活動與倡議決策，33% 則參與整個決策過程。可惜的是，數位團隊的能量並未成為例行業務，我們調查的組織中，將近一半的組織上位者，僅詢問數位團隊意見，或在擬好計畫後告知其決定而已。
自我們於 2011 年發表第一份報告以來，NPO 的領導者一直試著找出讓數位工具融入現有組織層級的方法。今年的數據顯示，單一部門滿足所有數位化需求的「集權模式」，和分散數位技能，但仍由具有決策的核心團隊帶領的「複合模式」建構的團隊數量相等。不過最成功的數位團隊是後者。
圖／Mimi Thian@ unsplash
現今最高效的團隊中，剛好 50% 採用複合模式，25% 表示其結構以獨立模式為目標，希望 2 個以上的數位團隊，在高度合作的環境下分攤數位職務。集權式團隊適合指揮與控制式的組織結構，但普遍而言，這類團隊不符合現今數位機會的步調、幅度或規模。
4 點建議，讓 NPO 落實強而有力的數位化計劃
我們認為，高效團隊的成功因素，在於組織將數位化認真視為一門學科，可在多個領域之間擴大影響力，因此，團隊受惠於數位化帶來的變革潛力，得以觸及新對象、動員民眾、建立群眾力量及擴大活動規模。基於此精神，我們提出 4 項建議，供 NPO 的領導者建立更強而有力的數位化計劃。
NPO 的領導者，無論在數位化或其他方面，必須使組織內的參與度更加確實，高階領導階層需體認到，在未建立真正的群眾力量前，他們無法獲得巨大改變，此外，多讓支持者一起參與活動的推行，也能為常年工作量過重的員工增能、加力。
圖／Clem Onojeghuo@ unsplash
領導者也需停止匆促地建立複雜的數位計劃，或改組部門，而是應該從聆聽組織內部和外部的聲音開始，主導有理由的、持續數月的程序，然後大膽地進行必要的改變，以移除障礙和釋放潛力，即便這些改變意味著瓦解現有的地盤。
此外，數位團隊需確保成員多元化，並反映 NPO 的目標服務社群。這個年代需要新思維和新的培力形式，如果我們不斷聽到同樣的老舊想法，就無法做出改變，多元的成員組成，能帶來更多的創新與火花。
最後，更多數位人員應尋求管理、策略、輔導和溝通方面的領導才能訓練．以成為當今世界所需的開放式數位領導者。
在提升社會倡議組織的效能、調適性和變革性方面，數位領導者需持續扮演催化劑的角色。我們的路徑很明確，只需往前邁進而已。
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