讓培力更有趣:NGO 推動內部培訓的 10 個訣竅

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數位科技當道的時代, NPO 常常要學習新的數位技能,才能利用產製影片、設計遊戲、經營社群等方式達到溝通、宣傳效果,觸及更多民眾。這個時候,數位培力就成為 NPO 不得不做的事。

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NCVO(National Council for Voluntary Organisations)是一個服務英國各地志工組織的網絡型慈善社團,為擴大 NPO 數位化經驗的交流,NCVO 將一份名為〈建造數位力〉的報告開放給非會員,任何人皆可自由下載此專案的模版,設計適合自己組織的數位培力計畫。此份報告把整個「提升數位力」的過程劃分為以下 4 個階段:研發、規劃、執行、監測評量,報告中也提供 NPO 推動內部培訓的 10 個心法。

研發:依照組織核心宗旨,建立數位素養培訓架構

1. 數位素養:組織應先想清楚組織的核心宗旨,以及現階段需要強化哪些能力,釐清數位素養,能讓培訓目標更明確、有效率。這裡所謂的數位素養不只有與電腦、網路相關的知識技術,還包括態度工作習性,例如:受訓成員是否擅於與他人合作、成員是否具備批判性思考等。2. 數位技能架構範本:建立提升數位技能的大架構,避免讓技能訓練淪為片段、抽離的補習班。3. 風險預想:除了蒐集他人推動數位能力提升的經驗,NPO 也可以試著列出自己會遇上哪些困難,接著想想看有無減少傷害的預防手段。4. 執行數位技能的 10 項訣竅:請見下方的中文初譯。

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規劃 Planning:從使用者反饋找切入點,建立SOP

1.潛在使用者需求調查:直接對潛在使用者調查使用者對 NPO 觀感,了解 NPO 不足之處,可以直接獲得計畫內容的靈感。2.方案內容設計:釐清目標是什麼、對組織與參加者的好處是什麼、訓練課程主題與內容、課程的行銷包裝設計等具體細目。(可見此份報告範本)3.提高同儕的興趣與參與度:建議從 NPO 的組織文化下手,透過組織習性找到吸引組織成員學習的突破口。4.尋找倡導代言人:從參加者中找到熱心積極者,為培力計畫建立更延伸開放的人際網絡。5.建立數位量表:利用數位量表來衡量技能方案成功與否。建議 NPO 可以在開頭、期中和結尾測量參與人員的進步程度。6.後勤庶務:除了前端所見的轟轟烈烈的計畫,計畫背後一定會需要看不到的合作協助,NPO 總籌可參考報告對各角色的定位與建議。

執行 Delivery

NCVO 於此提供模組與範本,包括:訓練單元案例、課程規劃範本、講義示範、評量表格範本、相關資源整理。因 NPO 特色迥異,建議 NPO 可透過閱讀報告中的經驗案例,以及參考模板,建立最適合自己的執行 SOP。

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監測評量 Monitoring and  Evaluation:追蹤檢討,讓計畫持續運作

1.計畫方案檢討:建議能在執行完半年或 1 年後追蹤監測,了解參與受訓者是否能好好應用相關技能,以及達到行為態度的轉變。舉例來說,如果計畫結束後的觀察期為 1 年,可以利用 6 個月的期中報告檢討,除回顧發生了什麼事,也可以對後半年的監測提出建議。2.提升計畫的持續運作的可能性:建議 NPO 在對外宣傳時,可以不斷強調組織有舉辦數位能力提升計畫,讓新人有所期待,而舊成員準備提高投入度。此外,組織對內可以繼續維持溝通管道,適時邀請成員反饋意見,以持續調整計畫。

推動組織提升數位技能的 10 個訣竅

此份報告同時提供組織培力的 10 個心法,建議組織可融入各步驟中喔!

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1. 戰略性思考

不要把數位培訓視為單一個別事件,而是將現有戰略(包括財務預算、人力資源、數位資源等)串聯起來。思考要開展哪些活動時,別忘記參考戰略目標,訂製出與組織目標有關聯的方案內容,同時考量同事的技能差距和需求。

2. 領導者的支持或投入

如果真地想要改變組織文化,執行長、資深管理者和理監事會的支持至關重要。領導者利用機會展示數位工具的價值與吸引人之處,尤其能打動有能力推動持久變革的倡議者。

3. 傾聽應變

保持開放的心態,接受隨著要調整計畫的準備,把目標受眾(即組織內參與培訓活動的員工)視為重中之重,確保有時間、空間傾聽他們的反饋、意見和建議,以上得以增加成員參與度與向心力。

4. 先建立信心,再談技能

請記住:我們不是要培養一支全新的數位團隊,也不需要每個人都成為專家。NPO 的重點是,創造一種好奇,和樂於創新、實驗的文化。大多數人在嘗試新事物前,要先讓他們有信心,他們才願意放手開始磨練技能。因此,NPO 可以通過小組討論、進行有趣演練等方式喚起學習意願,接著再提供清晰、易於遵循的指引和訣竅。

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5. 別想要取悅所有人

組織不太可能每個成員滿意,或是傾心投入每一場訓練,建議 NPO 可先把關注力放在最投入者身上,甚至可以培養其成為倡導者,鼓勵他與他人分享。假設 有些成員的處於繁忙中,不妨考慮提供一對一訓練機會,因為有些人可能更願意從團體活動外尋求額外的支持。

6. 隨時收集數據

在檢視方案時,盡可能多地蒐集數據,不僅可以了解計劃的成效,也能找出需要改進的點。例如「出勤統計」能讓推動者掌握積極的參與者,而依據「參與者反饋」調整計畫,更能貼近受訓成員所需。

7. 規劃內部溝通管道

無論組織是否已經擁有一個內部溝通系統,從頭建立屬於數位訓練的內部通訊管道更好。除了盡可能善用一系列管道,例如電子郵件、Slack 外,還可以使用傳統海報、傳單等提醒人們即將舉行的訓練活動。如果組織像 NCVO 一樣,大家都很忙、推拖參加,那麼可以強調人們應該參加會議的原因,例如參與計劃會對個人和團隊帶來的好處,或是學會某個技能可以幫助成員節省一些力氣、金錢。在溝通時,不妨使用非正式語言,甚至避免在計畫名稱或標語中出現「數位」、「專案」、「計劃」等字眼,而以「分享」、「信心」、「效率」、「合作」等詞彙取代。

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8. 考慮不同的方法

人們習慣的學習方式各有不同,如果組織所設計的技能課程可以適應各種學習方式,那麼已經贏了一大半。NPO 應該調查成員如何學習,並將這些方法納入數位技能課程計劃當中,例如,對於熱衷於「補充學習」的人,組織可以多創建外部資源連結供他參考。

9. 從小處開始

在設計訓練方案時,隨著計畫進展,不妨適時添加新單元或活動。誠然,活動越多,需要投入的後勤支援也變多,但質精且引人入勝的訓練,比過多卻無法全部顧及的課程更見其價值。

10. 享受趣味玩得開心

NPO 平日面對的多是嚴肅認真的社會議題,但這並不表示在其他方面就都得一板一眼。訓練方案越平易友善,就越可能提進同事之間的良性互動。使用有趣的圖片、聲音、影片、啟發性格言,讓訓練講義更為活潑。以玩遊戲、吉祥物來推廣計劃,將有助區隔組織正在進行的其他業務,讓人產生興趣,也讓學習更具吸引力。


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