科技工具使用效益差？5 大「資訊管理」提問，助組織高層次任務
18 世紀，生產技術改良帶來了產業與社會轉型，21 世紀網路科技大量應用勢必對 NPO 的營運帶來不小衝擊。NPO 可以自問：科技能否協助組織更有效地完成任務，幫助組織達成更高層次的成就？如評估的答案為「Yes」（即運用科技可提高其成功率），那 NPO 投注科技方案決策上又有什麼應注意的地方，以確保計畫如期順利進行呢？眾多實務案例顯示，即便 NPO 積極擁抱科技改進方案，其結果卻是不如預期，慘遭滑鐵盧的比例甚至過半。深入探查失敗的原因，則往往歸結出，因為組織在某些方面欠缺良善的資訊管理能力，徒有工具改良，不能保證可得到預設目標。
圖／Jason Briscoe@ unsplash
為確保引入科技的方案能成功或提高其成功率，要了解所謂的「資訊管理策略」，它是一套協助 NPO 追求有效資訊管理最佳路徑，透過一次次全觀地檢查與介入手段，強化組織原本所欠缺的資訊管理「能力」。NPO 管理顧問公司 Build Consulting 提出「資訊管理策略」指導框架，包含領導與治理力、營運、流程、資料數據和技術之 5 大面向。NPO 不妨先透過下列檢查清單，反省自己的組織是否遇上相似的問題，若有相似症狀卻依舊置之不理，別說追求全面數位轉型是緣木求魚，連一般科技工具使用的效益恐怕都差強人意。
NPO 在資訊管理上常見的問題
Governance 治理
- 缺乏明確願景或戰略框架，來了解技術如何培力組織或滿足成員需求
- 技術解決方案的部門、團隊或個人孤島打拼，沒有總體計劃或指導
- 組織不願意根據新流程或技術進行更改
Operations 營運
- 技術管理方法反而導致許多項目斷裂無法連結
- 技術支援不足以應對組織所面臨的挑戰
- 技術交流、溝通和培訓混亂不一致
Data 數據
- 所記錄保留的數據模型不足
- 數據遺失或不一致
- 難以從數據中生成準確、一致的報告
Process 流程
- 缺乏精心設計、商定同意和妥善記錄的流程
- 跨部門之間的衝突或不符標準流程
- 隨著組織變化，缺乏持續有機的流程演變
Technology 技術
- 缺乏優雅和直觀的工具來支持成員或服務對象的使用體驗
- 軟體無法滿足業務需求
- 糟糕的報告和分析工具
- 系統整合不充分
- 行動體驗不佳
建立在 5 大基礎面向的重要提問，幫助釐清組織現況
一般 NPO 可能有簡單的資訊技術計畫（如 IT Plan、技術使用策略或是 IT 路徑圖）以處理、應對基本資訊需求，諸如：硬體設備、作業系統、網路建置連線、辦公室生產力應用工具、數位資訊安全、身份識別與權限管理、網站社交帳號與電子報管理發送、支持者管理系統等。而「資訊管理策略」則是在具體的技術課題之外，涵蓋其它無法用肉眼觀察，卻是貫穿整個組織從無到有從小到大的成長變化。
圖／Austin Distel@ unsplash
下方的指導框架，透過 5 大基礎面向的重要提問，幫助 NPO 釐清組織現況，以發展出符合自身需求的具體「資訊管理策略」。
領導力／治理
組織有無明確的願景、一致性和參與投入度？這些要素為成功的訊息管理的基礎。此外，組織領導層也可以自問，對資訊管理如何支持組織結果有明確想像和期待嗎？所有領導人在政策的認知與支持步調是否一致和諧？ 他們是否積極參推動管理流程？
營運
資訊管理將如何配置資源、管理和溝通？ 有哪些資源可用於支持資訊管理運作？ 由誰來管理這些資源？ 整個組織內部又如何傳達溝通戰略？
流程
組織執行工作的流程，是否有明確定義、妥善記錄、執行必要活動的優先順序？誰會參與這些過程？他們的角色與任務又是什麼？
圖／Blake Wisz@ unsplash
資料數據
哪些數據是業務流程不可或缺的？數據表示了什麼意義？如何知道數據是否完備、有效和準確？ 如何保持數據的一致性？ 誰在使用這些數據，以及數據交付的及時性如何？
技術
哪些技術最能支持業務流程和數據？ 系統（及其供應商）與業務需求的匹配程度如何？ 隨著時間的推移這些技術將如何發展？ 會出現哪些新技術？ 持有成本與投資回報之間的關係
5 大提醒，框架出良好的資訊戰略
認清這 5 大要素，才能框架出良好的資訊戰略，最後，再提醒一些重要步驟。
- 領導者必須支持且積極參與數據治理，如果領導階層不支持，資訊就無法好好地支橕 NPO。
- 組織運營必須準備好實施和使用資訊系統，如果還沒準備好，就不可能成功地推動資訊策略。
- NPO 使用的流程必須明確界定，並由所有利益相關方相互理解，如果彼此無法好好溝通，則資訊將繼續陷入困境。
- 以高質量且易於取用的方式構建和管理數據，不光只是構建數據，還要考慮之後的維護工作。
- 選擇合適的技術來支持 NPO 的需求。
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