科技工具使用效益差?5 大「資訊管理」提問,助組織高層次任務

圖/Kobu Agency@ unsplash

18 世紀,生產技術改良帶來了產業與社會轉型,21 世紀網路科技大量應用勢必對 NPO 的營運帶來不小衝擊。NPO 可以自問:科技能否協助組織更有效地完成任務,幫助組織達成更高層次的成就?

如評估的答案為「Yes」(即運用科技可提高其成功率),那 NPO 投注科技方案決策上又有什麼應注意的地方,以確保計畫如期順利進行呢?

眾多實務案例顯示,即便 NPO 積極擁抱科技改進方案,其結果卻是不如預期,慘遭滑鐵盧的比例甚至過半。深入探查失敗的原因,則往往歸結出,因為組織在某些方面欠缺良善的資訊管理能力,徒有工具改良,不能保證可得到預設目標。

圖/Jason Briscoe@ unsplash

為確保引入科技的方案能成功或提高其成功率,要了解所謂的「資訊管理策略」,它是一套協助 NPO 追求有效資訊管理最佳路徑,透過一次次全觀地檢查與介入手段,強化組織原本所欠缺的資訊管理「能力」。

NPO 管理顧問公司 Build Consulting 提出「資訊管理策略」指導框架,包含領導與治理力、營運、流程、資料數據和技術之 5 大面向。NPO 不妨先透過下列檢查清單,反省自己的組織是否遇上相似的問題,若有相似症狀卻依舊置之不理,別說追求全面數位轉型是緣木求魚,連一般科技工具使用的效益恐怕都差強人意。

NPO 在資訊管理上常見的問題

Governance 治理

  • 缺乏明確願景或戰略框架,來了解技術如何培力組織或滿足成員需求

  • 技術解決方案的部門、團隊或個人孤島打拼,沒有總體計劃或指導

  • 組織不願意根據新流程或技術進行更改

Operations 營運

  • 技術管理方法反而導致許多項目斷裂無法連結

  • 技術支援不足以應對組織所面臨的挑戰

  • 技術交流、溝通和培訓混亂不一致

Data 數據

  • 所記錄保留的數據模型不足

  • 數據遺失或不一致

  • 難以從數據中生成準確、一致的報告

Process 流程

  • 缺乏精心設計、商定同意和妥善記錄的流程

  • 跨部門之間的衝突或不符標準流程

  • 隨著組織變化,缺乏持續有機的流程演變

Technology 技術

  • 缺乏優雅和直觀的工具來支持成員或服務對象的使用體驗

  • 軟體無法滿足業務需求

  • 糟糕的報告和分析工具

  • 系統整合不充分

  • 行動體驗不佳

建立在 5 大基礎面向的重要提問,幫助釐清組織現況

一般 NPO 可能有簡單的資訊技術計畫(如 IT Plan、技術使用策略或是 IT 路徑圖)以處理、應對基本資訊需求,諸如:硬體設備、作業系統、網路建置連線、辦公室生產力應用工具、數位資訊安全、身份識別與權限管理、網站社交帳號與電子報管理發送、支持者管理系統等。而「資訊管理策略」則是在具體的技術課題之外,涵蓋其它無法用肉眼觀察,卻是貫穿整個組織從無到有從小到大的成長變化。

圖/Austin Distel@ unsplash

下方的指導框架,透過 5 大基礎面向的重要提問,幫助 NPO 釐清組織現況,以發展出符合自身需求的具體「資訊管理策略」。

領導力/治理

組織有無明確的願景、一致性和參與投入度?這些要素為成功的訊息管理的基礎。

此外,組織領導層也可以自問,對資訊管理如何支持組織結果有明確想像和期待嗎?所有領導人在政策的認知與支持步調是否一致和諧? 他們是否積極參推動管理流程?

營運

資訊管理將如何配置資源、管理和溝通? 有哪些資源可用於支持資訊管理運作? 由誰來管理這些資源? 整個組織內部又如何傳達溝通戰略?

流程

組織執行工作的流程,是否有明確定義、妥善記錄、執行必要活動的優先順序?誰會參與這些過程?他們的角色與任務又是什麼?

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資料數據

哪些數據是業務流程不可或缺的?數據表示了什麼意義?如何知道數據是否完備、有效和準確? 如何保持數據的一致性? 誰在使用這些數據,以及數據交付的及時性如何?

技術

哪些技術最能支持業務流程和數據? 系統(及其供應商)與業務需求的匹配程度如何? 隨著時間的推移這些技術將如何發展? 會出現哪些新技術? 持有成本與投資回報之間的關係

5 大提醒,框架出良好的資訊戰略

認清這 5 大要素,才能框架出良好的資訊戰略,最後,再提醒一些重要步驟。

  1. 領導者必須支持且積極參與數據治理,如果領導階層不支持,資訊就無法好好地支橕 NPO。

  2. 組織運營必須準備好實施和使用資訊系統,如果還沒準備好,就不可能成功地推動資訊策略。

  3. NPO 使用的流程必須明確界定,並由所有利益相關方相互理解,如果彼此無法好好溝通,則資訊將繼續陷入困境。

  4. 以高質量且易於取用的方式構建和管理數據,不光只是構建數據,還要考慮之後的維護工作。

  5. 選擇合適的技術來支持 NPO 的需求。


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