每個人都只有24小時，你把時間花在哪裡了 - 非營利組織的時間管理技巧（Time Management）

原文／Knowhow Nonprofit，編譯／瞿涵

好的時間管理讓你能順利掌控工作進度，畢竟你的一天永遠只有24小時，不會再更多了，所以能徹底而有效率地使用你擁有的時間很重要。

你是否曾長期非常努力做一件事，卻只完成了一點點？沒什麼事比這個感覺更差了。好的時間管理可以降低、甚至避免你浪費時間，如此便能完成更多事情。

時間管理很厲害的人通常不會受工作壓力影響，能夠專心於工作成果並真正有效率地做事，而不只是把自己搞得東忙西忙。

先瞭解你自己如何管理時間

每個人都以不同的方式管理自己的時間，下面的問題能幫助你了解自己如何運用時間：

你可以在 MindTools 上踏出第一步，網站裡的「how good is your time management?（你的時間管理有多好？）」測驗，幫助你了解自己目前的時間管理方式，並提供目標設定、擺脫拖延等的工具和技巧。

兩個時間管理工具

1. 「帕雷托法則（Pareto principle）」
（或稱「二八定律」、「80/20法則」）

「帕雷托法則」指出，你每天做的事情當中，只有 20% 是真的重要的，而且這 20% 的事能產出你 80% 的成果。

如果你能找出這 20% 的事情，並全神貫注在它們身上，你的時間管理將變得十分不同。

美國教育家 Stephen Covey 在其著作《與成功有約》（原書名：The 7 Habits of Highly Effective People）中，提出這個用來管理時間的四象限，把你的代辦事項分配到四個象限內，分別是：

四象限範例(圖片來源：NeuConcept)

有效管理時間的人會把多數時間花在「不緊急但重要」的事情上。這些事情除了包含待辦任務，Stephen Covey 認為還有「建立關係、寫個人的使命宣言、長期生涯規劃、運動、預防性維修、籌劃－－那些我們知道該做、但很少抽時間來做的事。」

1. Email上癮

每五分鐘就看一次電子郵件並不能幫你管好時間。除非你是在等很重要的信件，要不然應該限制自己一天只收信兩、三次就好。

2. 拖延

即便你知道有哪些事應該完成，還是會三不五時拖延一下，例如遲遲不開工或把事情往後延期。其他時候你則可能無法把任務完成，或是做到一半就卡住了。無論如何，拖延常浪費了大把時間，你便因此更加倍感壓力。

當你已經超級忙了，為什麼還要答應其他任務（say yes）呢？How to Overcome Procrastination（如何克服拖延）幫助你了解自己到底發生什麼事、該怎樣才能不拖拖拉拉。