當 NGO 遇到工程師,如何從跨星球合作到跨星球多元成家

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「工程師與 NGO 之間,真的很不容易。」開拓基金會的邵立宜專案經理說。這是開拓基金會過去陪伴 NGO 組織使用資訊科技所累積的經驗。技術人與組織原有的服務、倡議者,兩者文化與工作方式之不同,簡直像是分別居住在不同星球上的兩種生物。在資訊科技越顯重要的時代,技術人加入 NGO,這兩種來自不同星球的生物如何溝通?

這個禮拜的網路星期二活動,邀請到林雨蒼、莊冠駿(DDIO)、藍一婷(ETBlue)三位正在或曾在 NGO 棲身的技術人,他們不只分享在 NGO 工作內容,也各自點出是誰在組織裡擔任「翻譯米糕」的角色,幫助兩個星球的人互通有無。

除了修電腦、架網站,技術人還可以做些什麼?

第一位分享者林雨蒼目前在司法改革基金會(下略為「司改會」)工作,除了被交付的業務,也會「自己找坑跳」,搜尋組織裡是否還有他幫得上忙的地方。雨蒼覺得進入 NGO 的技術人,並不是以握有哪些技術來定義自己工作內容,而是先了解組織希望傳播的資訊,再回頭看技術人是否有相對應適於處理這種資訊的技能。

舉例來說,司改會其中一個業務是司法教育,但一些相關紙本出版品卻面臨絕版的命運。雨蒼協助把這些書籍電子化,讓這些書免於隱沒在廣大的資訊海裏。有時候雨蒼也會透過自己熟悉的技術人脈,轉介適合的技術人幫助組織解決問題(之後其他兩位分享者也都提到他們在組織裡擔任類似的角色)。他也因熟稔網路世界溝通的語言,所以會擔任不同領域之間的「路由器」,幫忙把組織想要推廣的資訊轉譯成容易被網路社群接受的風格。

使用工具需要配合組織的脈絡

DDIO 則是參與人民民主陣線。人民民主陣線背後是由許多次團體組成,大多屬運動或倡議型的組織。在 NGO 組織裡,人力資源十分珍貴,如何透過通訊與協作軟體,有效動員這麼多工作小組與工作人員、減少溝通成本,是引進資訊科技想要解決的問題。

可是,一個新工具被採納,對技術背景的人來說可能不痛不癢,但對平時不熟悉這項工具的人來說,卻可能要用改變既有的工作流程與個人習慣來應對。改變熟悉的程序所引發不確定的感覺,是技術與組織運作之間緊張關係的成因之一。舉例來說,一個工作團隊要流通訊息,可以用台灣人常用的「凡事 Line 一下」;但是,可能有些人可能不習慣被不斷響起的訊息通知打斷,或是害怕被竊聽。雖然可以用新興的 Slack 取代,解決 Line 不斷通知的困擾,但是 Slack 目前只有英文版本,好說歹說請願意接受英文版的小部分成員試試看,看能否產生漣漪效應,最後大家竟還是寧可忍受不斷通知的不便,退回全體使用 Line 的日子。

「這是整個工具的文化以及如何彼此合作的問題,」DDIO 說,「不是換一個工具就那麼簡單。」一個新工具,背後帶來的是新流程、新的溝通方式或新文化,甚至組織內部成員新的關係。看起來,在使用工具前需要先了解組織的脈絡,不只在雨蒼所提到的,決定傳播資訊內容時需要考量,對影響範圍更大的工作流程,更是不能不留心。

ETBlue 曾參與公民憲政推動聯盟(下略「憲動盟」)工作。憲動盟的主要業務是推動公民審議,通常審議結果的資料量都十分龐大,如果沒有經過統整、然後在網路上呈現, 失去讓其他人參考的機會,十分可惜。原本 ETBlue 嘗試利用 UI/UX 技能,實驗出將審議結果在網站上結構化、加上資訊標籤呈現的方式,但是發現如果後續審議資料都要用這樣的方式呈現,憲動盟需要先付出許多人力資源把每一次會議紀錄結構化。與憲動盟其他夥伴討論的結果,他們最後還是使用部落格的形式,把每次審議結果直接公開到網路上。

技術人了解組織的業務脈絡,才能評估工具是否適合。「今天想要導入新的資訊工具或流程,除非可以把很多組織成員負荷的工作處理掉,不然我寧可幫忙其他更重要的事情。」ET Blue 說。「寧可當一個剛好懂資訊的 NPO 人,不是當一個路過的 NPO 資訊人。」

講者之一莊冠駿(DDIO)

講者之一莊冠駿(DDIO)

從跨星球合作到跨星球多元成家,需要一塊翻譯米糕

日本動畫角色小叮噹的法寶之一「翻譯米糕」,吃下去的生物就可以聽懂其他語言。三位技術人在組織裡,都有人幫忙吞這塊翻譯米糕,把技術人的語言轉譯成大家都能聽懂、可以做為溝通立基的內容。以 DDIO 的經驗來說,他自己同時就是技術人和翻譯者,ET Blue 和雨蒼則是有適合的工作夥伴,不僅可以擔負起這份橋接溝通的工作,又同時在組織裡有一定的決策權,幫助技術人加入整個組織的脈絡中。

技術人在組織裡,不是只有將組織需求實體化、單純工具性的使用,而是會如何影響原本裡面的工作者。套句 DDIO 說的,技術人是「有主體性的野生動物」。技術人和非技術人兩者間的政治很難被處理清楚,是活動一開始邵立宜經理提到困難。從「跨星球合作」到「跨星球多元成家」,預留彈性的空間,互相信任與授權,把技術人融合進組織脈絡。這已經不是傳統外包跟分工關係可以辦到的。

技術人也要開放心態 try & error

還是有參與者在 Q&A 時間裡提出,對於 NGO 工作者「抗拒改變」的原因感到不解,但其中一位正在 NGO 服務的與會者也用自身經驗補充不同的觀點。組織採用新的技術時,新的方法或流程調整合不合適,都要嘗試才知道,「評估要不要導入否套系統,這個判斷也可能會有問題。」嘗試的成本很高,也是組織採用技術會產生的疑慮來源。這個過程不是只有 NGO 工作者要抱持開放的態度而已,技術人也要,行不通的方法就要修正,承認自己判斷錯誤。

抗拒改變不是只有在採用技術前,還有採用改變後的陣痛期。採用技術有時是為了要讓組織的業務更有效率,但常常改變的一開始,效率會減低。這段過渡時間裡,資訊人要去安撫其他人,告訴他們這個陣痛期是正常的,過了就一切海闊天空?如何衡量過渡期的長短,哪些跡象反應的只是學習上的不適應,哪些則是技術與組織不相容的徵兆?這些也考驗著組織與資訊人的判斷。

開拓基金會陪伴 NGO 使用網路技術,已累積許多年的經驗。「二十幾年前我們進入 NGO,教他們怎麼使用電腦,第一句話就是說『亂碰電腦不會爆炸!』現在時空不一樣,尤其智慧型手機的普及會降低心裡的恐懼。」執行長蔡淑芳女士表示,「訓練不同會有不一樣的文化或語言。在改變的中間會有學習痛苦期,確實需要陪伴。NGO 與工程師們雙方要互相趨近,一起努力建立信任感。」


關於網路星期二

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網路星期二(Net Tuesday)是一個實體活動與網路社群的結合,希望能有效凝聚並發揮資訊傳播科技的專家與業餘愛好者的寶貴時間與專業能力,協助非營利組織(NPO)和非政府組織(NGO)透過自我檢核、網路詢答、面對面諮詢等方式,善用網路資訊科技,改變個人、組織與社會。

(以上文字引自網路星期二官方網站)

 

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作者介紹

孫 語辰

孫 語辰

走入生命需要時間。現經營《脈絡》部落格:http://context.tw,希望可以把時間花在走入生命的文字上。

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