別再做沒有人看的年度報告:一份好的 NPO 年度報告怎麼做?

圖/取自 Funraise 網站

文/Team Funraise    譯者/金建寧

年度報告是一份有利社會參與的溝通文件,抑或是一件耗時鉅繁、浪費組織時間的事情?每年,非營利組織製作年度報告以作為與大眾溝通的標準文件,被視為是一項義務,但缺乏啟發性與創意力的內容,常使組織感覺事倍功半。我們想傳達的是:製作年度報告,不必是件討厭的事情!

是時候放棄乏味而不具啟發性的年度報告,重新設立標準了。我們蒐集了幾個最喜愛的年度報告實例分享其中重點,供你在製作年度組織報告時運用。

美國國家公園基金會年度報告

美國國家公園基金會(National Parks Foundation)在維護與擴展該國各地公園方面表現傑出,該基金會的年度報告是向支持者展現成果的絕佳機會,能夠使成果與影響力透明化。基金會報告中花了許多篇幅專門公布捐贈者表揚名單,是年度報告的傳統要素。

讓照片自己說話

由於工作性質的緣故,國家公園基金會有大量拍攝機會,在報告中普遍使用照片,透過美麗的影像展示影響所及之處(impact locales),是直接向支持者展現工作成果的好方法!對非營利組織而言,攝影或許讓人僅僅覺得是「不錯的」投資,但仔細考量,從一組很棒的照片中,你能取得不少好處:社群媒體貼文、年度報告圖像以及網站照片等等,都是可以受益之處。

圖/取自 Funraise 網站

聯合國難民署年度報告(UNHCR Annual Report)

聯合國難民署(UNHCR)為一龐大的國際發展組織,推行了數十項計畫。如同多數非營利組織,難民署每年發佈組織年度報告,但不同於部分非營利組織的是,他們也發佈關於個別計畫的年度報告。以《 2018 兒童教育年度報告》(Educate a Child Annual Report 2018)為例,這份超過 100 頁的報告內容超乎充實,但即便如此,我們認為有些實用的重點可在製作年度報告時運用。

摘要,能確保讀者取得重要資訊

考量到這份報告的內容深度,我們認為一開始即提供關於報告的重點摘要是絕頂聰明的構想,畢竟不是每個人都會將報告從頭到尾讀完,提供讀者重點摘要是確保其取得重要資訊的好方法。聯合國難民署的重點摘要包含當年度的目標與活動概要、重要成就以及就學人數。您的團隊或許也能夠以策略計畫的優先事項作為重點的架構。

圖/取自 Funraise 網站

活用數據

我們都「讀過」充斥一堆數字和統計資料的年度報告,有時這類報告甚至是以冗長的清單格式呈現。非營利組織的朋友們,看完都幾點了呀!讓我們以更具創意的方式來呈現數據,聯合國難民署有大量數據,他們聰明地找到可透過資訊圖表(infographics)、圖表和其他圖示活用數據的方法。

卡加利動物園年度報告(Calgary Zoo Annual Report)

這份年度報告於幾年前發佈,但就數位年報而言,我們認為這份報告提供了一些相當有趣的創新手法。首先,這份報告有獨立的 Instagram 帳號,報告能透過平台來發送及分享,說到重新思考如何使用數位平台的有趣方式,這就是了!

重新思考數位參與

在重新思考年度報告可激勵何種類型的社會參與時,我們認為卡加利動物園的年度報告是一大創舉。由於這份年度報告透過一系列的 Instagram 貼文分享,自然吸引許多大眾參與,讀者可針對每張圖片按讚、轉傳或留言,這和紙本年度報告有相當大的差異。

圖/取自 Funraise 網站

或許你的非營利組織仍希望製作 PDF 版的紙本年度報告 ,但如何重新利用年度報告以鼓勵數位參與呢?你也許不需另外開設 Instagram 帳號,但我們很樂意打賭,你一定有某些等著發揮的創意。

行動救援組織(Operation Lifesavers, Inc.)

並非每個組織都樂於為報告開設社群媒體帳號或進行線上派對直播,這不是有效運用科技的唯一方式。請看行動救援組織年度報告的互動式選單,如何提升讀者的數位體驗。

控管閱讀歷程

該組織的報告和 Yearly.report 的數位工具結合,因而製作出相當棒的報告。在這個案例中,讀者的閱讀歷程控管為閱讀分段的內容,因此易於瀏覽,但每個章節仍可獨立存在。此外,由於行動救援組織觸及許多不同的主題,迫使讀者放慢速度並嗅出統計資料的含意是非常重要的

圖/取自 Funraise 網站

美國好朋友動物協會(Best Friends Animal Society)

美國好朋友動物協會(Best Friends Animal Society)是廣受喜愛的非營利組織,擁有很高的品牌辨識度。該協會的完整年度報告可從官網下載,此外,他們在到達或登陸頁面(landing page)巧妙地設計出協會報告的某種迷你版本,為只想要高層級資訊(top level information)的讀者提供有關報告的所有重點。然而身為非營利組織的熱衷者,我們也喜歡閱讀該協會年度報告的完整版,因此我們可以為完整版的年度報告提供幾個構想。

「有趣」能吸引讀者繼續瀏覽

好朋友動物協會報告的完整版置於網頁上,這產生了一個大部分數位資產(digital assets)須面對的問題:一直保持讀者的專注力直到最後。這份報告的問題解決方式是讓事物在視覺上保持有趣度,當你瀏覽時,文字位置、字體大小和圖片不時變化,令你想往下看。你可以在製作紙本年度報告時應用類似的原則,藉由讓報告在視覺上顯得有趣,使讀者保持注意力。

雖然這聽起來像是在鼓勵縮短報告,但篇幅較長的報告有利於吸引讀者充分投入資訊的瀏覽。你寧願閱讀塞滿密密麻麻文字的 3 頁報告,還是在文字之間,以圖片、資訊圖表及可點擊的資源分段的 8 頁報告?

圖/取自 Funraise 網站

強調你的最佳資產

大家都喜歡小貓小狗的照片,這是不用想也知道的事,好朋友動物協會在年度報告中善用這點,融入了大量可愛動物照片,投人們所好。即便你的非營利組織工作項目和貓狗無關,也可以這麼做。非營利組織工作項目的某些部分可能會令社群和支持者感到期待和興奮,無論這些部分是什麼,試著在報告中強化出來。(參考:行政院施政影片「用貓騙讚」 網暴動:太卑鄙了,已按!

更多案例與資源

關於看不見的兒童(Invisible Children)年度報告,整體而言,這是篇很棒的報告,運用了我們在本文提出的所有重點,目標明確的目的與願景、對於過往工作的愉快回憶、具品牌代表性的美麗照片和設計、以及良好的線上呈現(online presence)方式,使這份報告獲得一致好評。

若想製作終極年度報告,可參考更多實例和資源:

  1. 非營利組織年度報告工具:輕鬆製作令人印象深刻的報告(Nonprofit Annual Report Tools: Make an Impressive Report with Ease)
  2. 非營利組織年度報告的必要元素(Nonprofit Annual Report Must-Have Elements)
  3. 非營利組織對於募款計畫的最佳年度回顧方式(The Best Way for Your Nonprofit to Do an Annual Review of Your Fundraising Program)
  4. 每個非營利組織都需擁有的 8 篇募款報告(8 Must-Have Fundraising Reports Every Nonprofit Needs)

有許多方式可供非營利組織製作出令人眼睛為之一亮的年度報告,看過非營利組織年度報告的優秀案例後,期待你從中獲得靈感、捲起袖子行動!

本文編譯自 Funraise〈Awesome Nonprofit Annual Report Examples and What You Can Learn from Them


延伸閱讀:

從文化核心,翻轉募款困境——草根組織募款聖經《Fundraising for Social Change》導讀

社交媒體年代翻頁後,將面臨什麼樣的傳播社會?《Organization After Social Media 》思考數位應用的新層次

 

責任編輯:林沛伶

核稿編輯:高翠敏

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NPOst 編輯室

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