如何打造成功的數位團隊?從反面數據,一窺倡議 NPO 數位化現況

圖/Steven Lelham@ unsplash

文/Jason Mogus(NetChange 顧問) & Austen Levihn-Coon(NPO轉型數位顧問)  譯者/金建寧

本文翻譯自史丹佛創新評論〈What Makes Nonprofit Digital Teams Successful Today?

長久以來,NPO 中負責數位策略、平台工具的團隊是否健全,是組織是否接納或抗拒創新趨勢的指標。

這些年來,根據我們的觀察,若是 NPO 的數位團隊在組織管理和活動上,扮演強而有力的領導角色,組織的績效會顯著提升。我們也觀察到,當組織將數位團隊建構成網狀結構時,權力的分配更為開放,能產生數個開放式的創新中心,組織往往也因此達到更高的績效。

圖/Tim Bennett@ unsplash

2017 年秋天,我們詢問 80 個倡議導向的 NPO ,討論有關其數位團隊的現況。這是我們進行的第 3 次線上調查,受訪者為美國、加拿大、澳洲及英國團體中負責數位化的資深人員。40% 的受訪者來自少於 20 名員工的小型組織,39% 來自員工人數介於 21 至 200 名的中型或大型組織,16% 來自員工人數超過 200 名的超大型組織。

研究顯示,當今大多數成功的數位團隊皆有下列特性:高階管理人員中有數位領導者、不斷提出新的活動與倡議、讓數位技能分佈於整個部門。

NPO 數位化痛處:缺陷的計劃、未反應多元族群、無法提升參與度

先說壞消息 —— 多數 NPO 在「如何建構數位計畫」方面,還正賣力奮戰中。

根據我們的報告,3╱4 的數位團隊在過去 3 年內歷經改組,而將近 1╱3 超過一次,但僅 11% 的組織表示,組織的數位計劃高度有效,一半的受訪者表示團隊運作「還算不錯」,其餘 41% 不幸地受困於內部結構,因而產生重大問題或完全無法運作。這些組織經歷許多痛苦的轉變,導致許多不確定的結果。

至於「多元與包容」(diversity and inclusion),則是組織是另一個常見的痛處。雖然大多數受訪組織在聘僱人員、推行活動方面,將「多元化」列為優先考量,但 59% 的數位團隊表示,團隊中低於 25% 的成員是有色人種或多元性別族群,34% 的團隊僅有不到 10% 的多元族群員工,這幾乎無法反映組織致力於提升多元包容的想望。

圖/Chiến Phạm@ unsplash

此外,儘管有一堆關於「民眾參與」的話題,單向傳播活動仍舊主宰 NPO 的活動推行方式。事實上,43% 的受訪者表示,他們所屬的組織缺乏主導民眾參與的專責人員,75% 受訪者認為,組織未持續追蹤支持者的參與度,64% 受訪者說組織預算不足以達成參與度目標。

這些數字顯示,許多組織仍不重視參與度,未投入足夠的人力或財源,導致 NPO 未能充分發揮影響力。

採納創新管理方法,數位化讓 NPO 發展

現在來說好消息 —— 數位化持續地促進 NPO 發展,70% 的團隊在過去 3 年間有所成長。

調查中,各組織在多個部門間分配新的數位職位,這是筆者為了建立「領導型」(leaderful)創新文化而一直在倡導的項目。將近 60% 的團隊表示,數位團隊正在打破傳播部門的「穀倉」(silo)模式,意即不再只見自己的專業,而能跨領域、嘗試更多的團隊合作。事實上,與 3 年前相比,超過 44% 的團隊現在直接向執行長報告業務。

圖/Anderson Rian@ unsplash

此外,我們驚喜地發現,85% 的受訪者動員支持者至少每年採取一次行動,此方法證實,數位化使線下活動工作更加成功,如今大多數組織(51%)每月提供非網路的實體活動。這些組織也接納企業式的團隊管理方法,舉例來說,其中 47% 採用「快速失敗」(failing fast)的「精實創業」(lean startup)方式和資料導向決策(data-driven decision-making),30% 採用「產品管理」(product management)方式,任用具有高度技能的領導者或團隊,其唯一的責任就是管理複雜的軟體和科技平台。

多元分工的數位化團隊,成效更顯著

成功數位化的非營利組織有一些共同的特性,可供他人借鏡。我們的報告顯示,有效的數位計畫具備 3 種共同特色:

1. 高階管理階層具有數位專業知識

2. 數位領導者參與新活動的決策過程

3. 數位團隊管理採用複合或獨立模式

在最有效的數位團隊之中,50% 主導組織的新活動與倡議決策,33% 則參與整個決策過程。可惜的是,數位團隊的能量並未成為例行業務,我們調查的組織中,將近一半的組織上位者,僅詢問數位團隊意見,或在擬好計畫後告知其決定而已。

自我們於 2011 年發表第一份報告以來,NPO 的領導者一直試著找出讓數位工具融入現有組織層級的方法。今年的數據顯示,單一部門滿足所有數位化需求的「集權模式」,和分散數位技能,但仍由具有決策的核心團隊帶領的「複合模式」建構的團隊數量相等。不過最成功的數位團隊是後者。

圖/Mimi Thian@ unsplash

現今最高效的團隊中,剛好 50% 採用複合模式,25% 表示其結構以獨立模式為目標,希望 2 個以上的數位團隊,在高度合作的環境下分攤數位職務。集權式團隊適合指揮與控制式的組織結構,但普遍而言,這類團隊不符合現今數位機會的步調、幅度或規模。

4 點建議,讓 NPO 落實強而有力的數位化計劃

我們認為,高效團隊的成功因素,在於組織將數位化認真視為一門學科,可在多個領域之間擴大影響力,因此,團隊受惠於數位化帶來的變革潛力,得以觸及新對象、動員民眾、建立群眾力量及擴大活動規模。基於此精神,我們提出 4 項建議,供 NPO 的領導者建立更強而有力的數位化計劃。

NPO 的領導者,無論在數位化或其他方面,必須使組織內的參與度更加確實,高階領導階層需體認到,在未建立真正的群眾力量前,他們無法獲得巨大改變,此外,多讓支持者一起參與活動的推行,也能為常年工作量過重的員工增能、加力。

圖/Clem Onojeghuo@ unsplash

領導者也需停止匆促地建立複雜的數位計劃,或改組部門,而是應該從聆聽組織內部和外部的聲音開始,主導有理由的、持續數月的程序,然後大膽地進行必要的改變,以移除障礙和釋放潛力,即便這些改變意味著瓦解現有的地盤。

此外,數位團隊需確保成員多元化,並反映 NPO 的目標服務社群。這個年代需要新思維和新的培力形式,如果我們不斷聽到同樣的老舊想法,就無法做出改變,多元的成員組成,能帶來更多的創新與火花。

最後,更多數位人員應尋求管理、策略、輔導和溝通方面的領導才能訓練.以成為當今世界所需的開放式數位領導者。

在提升社會倡議組織的效能、調適性和變革性方面,數位領導者需持續扮演催化劑的角色。我們的路徑很明確,只需往前邁進而已。


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作者介紹

NPOst 編輯室

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