GTD 工作法為專案助攻，協助你做出工作與生活最佳決策／NPO 專案管理人百樂餐
活動名稱：NPO 百樂餐：專案管理人！你 PM 得了自己嗎？GTD 工作法幫你畫對重點搞定大小事！
日期：12/19（三）
時間： 18:30-21:00
地點：泛科學院（臺北市復興南路 1 段 127 號 4 樓之 1）
主辦單位：NPOst 公益交流站、泛科學院
主講人：林哲宇／玩轉學校共同創辦人
文／翁嘉瑩 NPOst 特約記者
雙眼骨碌碌轉著，像是同時有 100 個點子在腦袋裡轉，第 5 場 NPOst 百樂餐「專案管理人！你 PM 得了自己嗎？GTD 工作法幫你畫對重點搞定大小事！」7 點才正式開始，主講人林哲宇 5 點半就抵達會場。在活動開始前的 1 個半小時，他光著腳丫全場奔走，和在場的每個人說話。
2015 年，林哲宇與黎孔平共同創辦「玩轉學校」，成立至今辦理逾 300 場活動，包含營隊、工作坊、教師研習等大大小小的專案。玩轉學校現有 6 名正職員工與 2 名兼職員工，每天傍晚 5 點準時下班，他們是怎麼辦到的？這場 NPOst 百樂餐，林哲宇不藏私分享玩轉學校如何以 GTD 工作法結合科技工具，創造低工時高效率！
圖／NPOst
GTD 5 步驟為管理助攻：理清思緒，專注於真正重要的任務
「規畫和管理並不是要綁住你，而是幫助你適應各種情況，調整自己的節奏。對我來說，它比較像是調整，而不是排列。」林哲宇一開頭便打破大眾對管理既有的想像。管理並不是僵固、框架或規範，反之是更多的彈性空間，且不限於工作場域。「生活是需要被管理的，GTD 帶來最大幫助的對象，其實是那些『非專案人』。」
GTD 工作法，全名是「Getting Things Done」，待辦清單總是長得看不見盡頭，我們無法任何事都親力親為，因此 GTD 的精髓並不在於做完所有事情，而在於如何應對專案。GTD 讓人排除干擾因素，保持清晰思緒，專注於真正重要的事。林哲宇簡單比喻：若大腦是一個倉庫，那麼，GTD 就是幫助你將東西放在對的位置上。
GTD 的心法簡單，實際運作則可分解為 5 個步驟──捕捉、理清、整理、回顧、執行。
首先利用「捕捉工具」，將所有想到的大小事項都記錄下來，集中放置於某個「收件匣」。捕捉工具依個人習慣而定，可以是便條紙、筆記本，也可以是一個只有自己的臉書社團或對話群組。但為免遺漏，應當盡可能將捕捉到的雜事存放於同一個收件匣。許多人常用的「收件匣」就是自己的大腦，但林哲宇完全不建議這樣的做法：「大腦不是用來存檔，是用來做最佳決策的。」記錄雜事就交給其他你信賴的工具吧！
GTD 工作法第一步為「捕捉」。圖／林哲宇提供
第 2 個步驟──「理清」是 GTD 最重要的一步。理清就是將收件匣裡的雜事一件一件揀出來，思考這件事之於你的意義，將它擺放到適當的位置。以「這件事是否與當下在意的專案有關」為標準，判斷這件事應該捨棄、擱置或進行。若與當下在意的專案相關，再進一步判斷此事是否能在 2 分鐘之內完成；若無法，則再考慮委派他人或延遲進行，而要委派或延遲，視「這是誰的任務」而定。林哲宇建議，觀察自己每天產能最強的 1、2 個小時大致落在什麼時段，將最重要的事情安排在這個時段處理，更能達事半功倍之效。
理清的同時，會得到一串暫時被擱置的事，落在「許願清單」中；也會有一些日後可能會用到的實用資訊，位於「參考資料」的檔案夾；更有處理專案的各種資料，在「專案清單」與附屬的「專案支援資料」之中。按照合宜的方式分類「整理」，就能在需要時迅速有效的搜尋應用，採取行動。
「回顧」則是養成檢視清單的習慣，定期觀察自己的進度，清空並重新設定，逐步優化整個操作系統。長期「執行」之後，系統就會慢慢穩定下來，順暢運作，讓你能夠安心執行設定好的任務，將精力專注於重要的任務上。
GTD 工作法第 2 步為「理清」。圖／林哲宇提供
根據組織特性建置適切的溝通系統，將事半功倍
以玩轉學校而言，他們利用各種科技工具建構起目前運轉的工作系統。每年年初團隊會設定「年 To-Do」，擬定組織的年度目標；接著根據年 To-Do 的架構，列出每個人各自的任務。在每週一的核心會議中，夥伴們共同討論並設定「週 To-Do」，記錄在記事軟體 Evernote 中；再根據週 To-Do，設定「日 To-Do」，以團隊通訊平臺 Slack 條列工作項目，完成後標註，下班前將每日工作進度複製到 Evernote 中。這樣一來，這些資料除了便於設定隔天的日 To-Do，同時也可做為管理層級的績效參考。
「最重要的是確保系統把所有事情全部都捕捉下來。」林哲宇使用層次分明的行事曆安排專案、活動與組織內部的各種行程，以 Evernote 記錄簡單的專案和生活記要並整理參考資料，Slack 則類似工作版的 Line，有效減緩大家處理雜事的心力。此外，玩轉也利用不同的平臺增進團隊工作效益，如利用用 Dropbox 分門別類儲存各式各樣的檔案、Google 表單用來對外蒐集資料，而 Zoom 則是好用的線上會議軟體，能在會議當中投影電腦螢幕，增進溝通成效。
玩轉學校經過不斷摸索與嘗試，才建置起現今的工作系統。然而，林哲宇也提醒，玩轉學校的系統並不普遍適用，每個組織都有其獨特之處，工作者必須找到組織原則，進一步建置適合的溝通系統。
圖／林哲宇提供
掌握原則、視情況靈活變化，管理工作也打理生活
GTD 是一串連續的動態過程。雖然能夠拆解成「捕捉、理清、整理、回顧、執行」5 步驟，但它只是大原則，必須視當下需求靈活運用，便能使工作更加流暢。比如，一般而言，在雜事進入腦袋的那一刻，就必須捕捉下來立刻理清。但是當林哲宇在處理某件重要而緊急的事情，他會暫時關閉自己的收件匣，全神貫注於當下的任務，待手邊事情解決後，再來操作捕捉、理清等步驟。
解釋 GTD 心法的同時，林哲宇隨時帶入玩轉學校的案例，或邀請在場的人分享己身經驗，沙盤推演各種想得到與想不到的情境。過程中，林哲宇最常說的一句話是：「有沒有人有其他做法？」來自不同組織的工作者，處在組織內的不同位置、享有相異的組織文化，同時負責各類性質的業務，能夠激發更多討論的火花。且雖身處不同領域，有些工作管理技巧卻能相互參照，比如管理司法少年個案，也能借用企業管理客戶資料的方法，達成工作目標。參與者藉由問題討論，在各種情境中尋求自身問題的最佳解答。
圖／Estée Janssens @ unsplash
林哲宇提醒，身為領導人或管理者，當下所遇到的問題，其背後也許隱藏著更大的組織性、結構性問題。擬定標準作業程序（SOP）、優化工作方法與溝通流程，才是一名組織管理者與領導者真正的 To-Do。「改革不是 1 天 2 天就能完成的事，但如果它重要，就得做。」完善的系統建立後，團隊就會自然而然的運作。
擁有一個好的團隊，就像一場籃球賽中，不用回頭確認或打暗號，就能輕鬆將球傳至隊友手中，那是心領神會的默契，而這樣的默契，需要紮實的系統打底。GTD 工作心法配合實用有效的工具，不僅能管理工作團隊，也能打理行程滿檔的生活。
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