「有錢的時候再買……」NPO 的物資採購之路道阻且長-專訪公益採購協會

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(photo credit: 衛生福利部)

公益團體、非營利組織總給人一種捨己救人、節儉撙節的形象,因此每逢有堪用的二手電腦出清,非營利組織本身也會成為接收物資的對象。不過,非營利組織和二手電腦們相見歡之後就解決問題了嗎?

為了改善這種專屬 NPO 的處境,「公益採購協會」在 2008 年由數位具有採購專業的有志之士成立,希望透過運用「以量制價」的簡單方式,讓非營利組織也能獲得價廉物美的電腦或各種物資。

專訪過程中,除了瞭解了公益採購網的理念和運作方式,更有趣的是瞭解到-NPO 因為募款型態,和一般企業對於物資採購的態度會大大不同;而從電腦、醫材、到文具,不同的物資也會有不同的合適處理。

 

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公益組織拿到二手電腦、按下開機鍵之後?

這個概念是否聽起來有些熟悉,因為它跟大家生活中習以為常的「團購」其實是非常相近的概念。不過,面對專業的物資需求,更需要採購人員的專業經驗,深入掌握產品規格、廠商信用、議價細節等等,即使是在買到手之後,後續的程式安裝、系統更新、維修保固和折舊淘汰……其實都不是人力匱乏又日理萬機的非營利組織能夠輕鬆駕馭的。

公益採購協會的理事長吳錫昌眼神定定地說:「捐電腦給非營利組織的情況很多,很多人誤以為拿到電腦插電開機就可以用了;很少人關注非營利組織拿到這些電腦之後的使用情形。」如果拿到一台不好用的、常常當機的、沒有完整程式配備的電腦,對組織來說是福是禍恐怕很難說。許多公益團體拿到問題電腦,反而對二手電腦形成更敬而遠之的態度。

公益採購網彙整企業汰換的二手電腦,讓 NPO 有機會以市價的三分之一獲得電腦。企業汰換的二手電腦品質不一定不好,「我們不會直接轉交電腦,而是先找廠商做系統整理、回復原廠設定、並且提供保固。整筆約三千五百元的費用會由 NPO 直接付給廠商,協會只負責牽線、不抽成。」

另一方面,如果有購置全新電腦需求的 NPO,公益採購網也會協助整合需求並和廠商議價、最後直接將報價單公開予 NPO 單位,由 NPO 握有最終決定權。「二手電腦至少要有一年的保固、新品則要有三年以上的保固。我們希望在後續的使用上,公益團體不會是求助無門的。」

公益採購網與電腦供應商洽談。圖片來源:Buy4npo 官網

「有錢的時候再買吧」-非營利組織經費的可預測性不比一般企業

為了節省成本和確保品質,採購在企業界是很常態運作的方式,然而在 NPO 界卻不然。第一個原因是 NPO 沒有餘裕設置專職的採購人力-連做服務和募款的工作都一個人當三個人用了,更遑論專門評估設備何時需要更換的 IT 人員。

第二個原因則是 NPO 在經費運用上,「可預測性」相對一般企業來說非常低。我們在拜訪一些公益組織之後發現,大家都提到電腦需求,但是中小型組織的問題在於沒有穩定經費。

公益組織的募款情況通常具有季節性的起伏,五月納稅季是低谷、政府提撥補助款時才會有錢進來、偶爾發生像冰桶挑戰或是八仙塵爆這樣的大事件時又會飆升。時多時少、難以預測經費的中小型 NPO,面對電腦需求的態度就會是:「有錢的時候再換」,而不會有「下一季來訂一批新的電腦吧!」如此理想的狀況。同為採購出身、公益採購網的 Brandan 無奈的表示。

而規模較大的 NPO 如紅十字會、慈濟等,則較有能力設置自己的採購部門,「因此公益採購網協助的主力還是在於中小型的 NPO。」針對特定品項,公益採購網也會提供中小型 NPO 部分補貼,配合後續訪視,確認這些物資是否被良好使用。

捐贈給菲律賓、斯里蘭卡及柬埔寨當地,成立社區數位學習中心。圖片來源:Buy4npo 官網

電腦之外,醫材是第二大宗的團購品。

公益採購網的業務範圍,從一開始的電腦採購,擴展到醫療衛生的相關耗材,包括長期照護機構經常會使用到的紙尿褲、血壓計、紗布、清潔用品,這些消耗品的需求量固定且量大,容易向工廠洽談成本價,照護型機構能夠透過聯合採購省下一筆不小的開銷。

醫材類物資的合作對象也包含了路竹會、海外無國界醫師等人道援助類的公益組織,也可能是透過外交部協助有需要的弱勢友邦國家。「但如果牽涉到藥品專業,我們會請公益組織自行開出需求單,方便我們談妥採購細節。」年輕的許雅筑是公益採購網的執行企劃,包辦網站上的所有細節,強大而詳細地向我們解釋了分類的方式。

那麼,有沒有不適合聯合採購的物資呢?「其實像文具的需求也很大、也是 NPO 長期而穩定存在的需求,但這些文具的規格過於細瑣,例如資料夾的尺寸就有百百種。加上文具的原本單價也不高,議價空間有限,所以這塊就不是我們經營的主力。」

 

採購之外,公益採購網還想打造「以公益消費取代公益捐款」的平台

雖然替 NPO 採購是公益採購網起家的核心,不過他們也規劃未來網站能夠更面向一般消費者。

「台灣還是以捐贈為主,一個熱情進來就捐錢過去,但很少關注到底捐了什麼和買了什麼。理事長吳錫昌感慨地說,也激昂地分享了他對於未來的期待:「除了常態性的捐款、而且捐給大型的公益組織之外,公益應該也要內化成平常性的行為,消費者的購買習慣,可以改變雨林的面貌。公益消費這件事,在亞洲最成熟和活躍的是韓國。」與其購買黑心廠商製造的低廉產品、再把錢拿去捐給公益團體,不如在一開始就用消費的方式同時做公益,也能給予公益組織長期性的支持。「我們的名字 Buy For NPO,也有為了公益而買的意涵在其中。」

若要以公益消費取代公益捐款,所謂的「公益產品」包括了什麼呢?例如庇護工廠或公平貿易的產品,產品可能由弱勢族群所製作或銷售、或是原料製程友善環境;更廣義的來說,如果銷售額會回饋到公益用途,也是公益產品的一種。「我們希望鼓勵消費者,從平常的消費習慣中就能去幫助生產這些公益產品的 NPO 或是廠商。」

為了達成這個目標,公益採購網一方面洽談更多的公益產品廠商或社會企業,協助拓展產品銷售管道;另一方面研發「公益點數」的集點折扣方式,加強消費者在平台上的消費粘性。而公益採購網扮演的角色,則是金流的中介者。至於要怎麼把傳統電話購買的行為轉移到網站上,不但對傳統消費者是個挑戰,對於公益採購網內部是否要維持對帳和客服的人力的策略也會產生影響。

另一個令人關心的問題,當然是公益採購協會本身的運作和發展了。目前協會正職的員工僅有兩位,在經營策略上,他們也開始思考能否讓平台不只是消耗企業端或個人捐款者的贊助,而能在前述的「公益消費」流程中導入平台手續費的概念,摸索出一條邁向長久經營的路。(關注公益採購網:Facebook 粉絲專頁官方網站

 

後記:公益採購網是個有趣的小團隊,成員雖少,在咖啡廳進行的小專訪就三人全員出動(兩位正職、一位兼職),每個人的功能和形象擔當都不同,採訪過程也會坦率地直接指正彼此:「不對不對,你說的應該是……」,或是幫忙NPOst的編輯「翻譯」問題:「這樣有回答到你的問題嗎?你想問的是這個意思對吧?」專訪過程更像是和親切的朋友聊天分享見聞。


公益採購網的野心也許放在更久遠的公益消費、並漸漸取代捐款模式;不過我認為讓他們起家的採購專業,反而更能讓我們從中窺見 NPO 的行為模式和需求,從他們的經驗中汲取養分,也能刺激出其他人設計出多元的公益創新方案吧。

(採訪報導:陳妤寧、吳陵豫)

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作者介紹

吳 陵豫

吳 陵豫

一個喜歡看新聞、熱衷討論時事的閱聽人。「媒體能載舟,也能泛舟,餵飽了生命。」希望自己能小心使用,成為一名謹慎的傳播人。

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