GTD 工作法為專案助攻,協助你做出工作與生活最佳決策/NPO 專案管理人百樂餐

攝影/翁嘉瑩

活動名稱:NPO 百樂餐:專案管理人!你 PM 得了自己嗎?GTD 工作法幫你畫對重點搞定大小事!

日期:12/19(三)

時間: 18:30-21:00

地點:泛科學院(臺北市復興南路 1 段 127 號 4 樓之 1)

主辦單位:NPOst 公益交流站、泛科學院

主講人:林哲宇/玩轉學校共同創辦人

 

文/翁嘉瑩  NPOst 特約記者

雙眼骨碌碌轉著,像是同時有 100 個點子在腦袋裡轉,第 5 場 NPOst 百樂餐「專案管理人!你 PM 得了自己嗎?GTD 工作法幫你畫對重點搞定大小事!」7 點才正式開始,主講人林哲宇 5 點半就抵達會場。在活動開始前的 1 個半小時,他光著腳丫全場奔走,和在場的每個人說話。

2015 年,林哲宇與黎孔平共同創辦「玩轉學校」,成立至今辦理逾 300 場活動,包含營隊、工作坊、教師研習等大大小小的專案。玩轉學校現有 6 名正職員工與 2 名兼職員工,每天傍晚 5 點準時下班,他們是怎麼辦到的?這場 NPOst 百樂餐,林哲宇不藏私分享玩轉學校如何以 GTD 工作法結合科技工具,創造低工時高效率!

圖/NPOst

GTD 5 步驟為管理助攻:理清思緒,專注於真正重要的任務

「規畫和管理並不是要綁住你,而是幫助你適應各種情況,調整自己的節奏。對我來說,它比較像是調整,而不是排列。」林哲宇一開頭便打破大眾對管理既有的想像。管理並不是僵固、框架或規範,反之是更多的彈性空間,且不限於工作場域。「生活是需要被管理的,GTD 帶來最大幫助的對象,其實是那些『非專案人』。」

GTD 工作法,全名是「Getting Things Done」,待辦清單總是長得看不見盡頭,我們無法任何事都親力親為,因此 GTD 的精髓並不在於做完所有事情,而在於如何應對專案。GTD 讓人排除干擾因素,保持清晰思緒,專注於真正重要的事。林哲宇簡單比喻:若大腦是一個倉庫,那麼,GTD 就是幫助你將東西放在對的位置上。

GTD 的心法簡單,實際運作則可分解為 5 個步驟──捕捉、理清、整理、回顧、執行

首先利用「捕捉工具」,將所有想到的大小事項都記錄下來,集中放置於某個「收件匣」。捕捉工具依個人習慣而定,可以是便條紙、筆記本,也可以是一個只有自己的臉書社團或對話群組。但為免遺漏,應當盡可能將捕捉到的雜事存放於同一個收件匣。許多人常用的「收件匣」就是自己的大腦,但林哲宇完全不建議這樣的做法:「大腦不是用來存檔,是用來做最佳決策的。」記錄雜事就交給其他你信賴的工具吧!

GTD 工作法第一步為「捕捉」。圖/林哲宇提供

第 2 個步驟──「理清」是 GTD 最重要的一步。理清就是將收件匣裡的雜事一件一件揀出來,思考這件事之於你的意義,將它擺放到適當的位置。以「這件事是否與當下在意的專案有關」為標準,判斷這件事應該捨棄、擱置或進行。若與當下在意的專案相關,再進一步判斷此事是否能在 2 分鐘之內完成;若無法,則再考慮委派他人或延遲進行,而要委派或延遲,視「這是誰的任務」而定。林哲宇建議,觀察自己每天產能最強的 1、2 個小時大致落在什麼時段,將最重要的事情安排在這個時段處理,更能達事半功倍之效。

理清的同時,會得到一串暫時被擱置的事,落在「許願清單」中;也會有一些日後可能會用到的實用資訊,位於「參考資料」的檔案夾;更有處理專案的各種資料,在「專案清單」與附屬的「專案支援資料」之中。按照合宜的方式分類「整理」,就能在需要時迅速有效的搜尋應用,採取行動。

「回顧」則是養成檢視清單的習慣,定期觀察自己的進度,清空並重新設定,逐步優化整個操作系統。長期「執行」之後,系統就會慢慢穩定下來,順暢運作,讓你能夠安心執行設定好的任務,將精力專注於重要的任務上。

GTD 工作法第 2 步為「理清」。圖/林哲宇提供

根據組織特性建置適切的溝通系統,將事半功倍

以玩轉學校而言,他們利用各種科技工具建構起目前運轉的工作系統。每年年初團隊會設定「年 To-Do」,擬定組織的年度目標;接著根據年 To-Do 的架構,列出每個人各自的任務。在每週一的核心會議中,夥伴們共同討論並設定「週 To-Do」,記錄在記事軟體 Evernote 中;再根據週 To-Do,設定「日 To-Do」,以團隊通訊平臺 Slack 條列工作項目,完成後標註,下班前將每日工作進度複製到 Evernote 中。這樣一來,這些資料除了便於設定隔天的日 To-Do,同時也可做為管理層級的績效參考。

「最重要的是確保系統把所有事情全部都捕捉下來。」林哲宇使用層次分明的行事曆安排專案、活動與組織內部的各種行程,以 Evernote 記錄簡單的專案和生活記要並整理參考資料,Slack 則類似工作版的 Line,有效減緩大家處理雜事的心力。此外,玩轉也利用不同的平臺增進團隊工作效益,如利用用 Dropbox 分門別類儲存各式各樣的檔案、Google 表單用來對外蒐集資料,而 Zoom 則是好用的線上會議軟體,能在會議當中投影電腦螢幕,增進溝通成效。

玩轉學校經過不斷摸索與嘗試,才建置起現今的工作系統。然而,林哲宇也提醒,玩轉學校的系統並不普遍適用,每個組織都有其獨特之處,工作者必須找到組織原則,進一步建置適合的溝通系統。

圖/林哲宇提供

掌握原則、視情況靈活變化管理工作也打理生活

GTD 是一串連續的動態過程。雖然能夠拆解成「捕捉、理清、整理、回顧、執行」5 步驟,但它只是大原則,必須視當下需求靈活運用,便能使工作更加流暢。比如,一般而言,在雜事進入腦袋的那一刻,就必須捕捉下來立刻理清。但是當林哲宇在處理某件重要而緊急的事情,他會暫時關閉自己的收件匣,全神貫注於當下的任務,待手邊事情解決後,再來操作捕捉、理清等步驟。

解釋 GTD 心法的同時,林哲宇隨時帶入玩轉學校的案例,或邀請在場的人分享己身經驗,沙盤推演各種想得到與想不到的情境。過程中,林哲宇最常說的一句話是:「有沒有人有其他做法?」來自不同組織的工作者,處在組織內的不同位置、享有相異的組織文化,同時負責各類性質的業務,能夠激發更多討論的火花。且雖身處不同領域,有些工作管理技巧卻能相互參照,比如管理司法少年個案,也能借用企業管理客戶資料的方法,達成工作目標。參與者藉由問題討論,在各種情境中尋求自身問題的最佳解答。

圖/Estée Janssens @ unsplash

林哲宇提醒,身為領導人或管理者,當下所遇到的問題,其背後也許隱藏著更大的組織性、結構性問題。擬定標準作業程序(SOP)、優化工作方法與溝通流程,才是一名組織管理者與領導者真正的 To-Do。「改革不是 1 天 2 天就能完成的事,但如果它重要,就得做。」完善的系統建立後,團隊就會自然而然的運作。

擁有一個好的團隊,就像一場籃球賽中,不用回頭確認或打暗號,就能輕鬆將球傳至隊友手中,那是心領神會的默契,而這樣的默契,需要紮實的系統打底。GTD 工作心法配合實用有效的工具,不僅能管理工作團隊,也能打理行程滿檔的生活。


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NPOst 編輯室

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