渡過疫情的數位浪潮,NPO如何邁向轉型新航道?

Jamie Street@unsplash

文/洪于倫

疫情帶來生活模式、經濟體系的重大轉變,使社會進入數位化、快速遞進的時空。許多NPO在疫情侵襲下,紛紛嘗試新的服務與經營模式──以雲端平台取代人工作業、自動儲存服務紀錄及捐贈資料,並藉由數據分析找到更多支持者。當虛實整合成為新一代的生存模式,公益組織是時候檢視自己的數位轉型動能了!

NPO因疫情而生的數位應用趨勢,是否能帶領組織數位轉型成功,或僅是曇花一現?為了幫助NPO回答:「我知道要數位轉型,但是我不知道下一步該怎麼做?」的疑惑,NPOst邀請近年輔導許多企業數位轉型的資訊工業策進會(以下簡稱資策會)數位轉型學堂(ACE school),透過資策會分享輔導轉型的經驗,為NPO經營者們給予實用的轉型建議。

連資策會都曾轉型失敗?從挫折中成長的轉型之路

1979年由政府與民間共同創設的資策會,以策進資通訊科技創新與應用、協助發展數位經濟為宗旨,並發展符合產業需求的解決方案與服務,幫助政府與產業數位轉型。在推動與輔導數位轉型的路上,資策會以組織內部的數位轉型失敗經驗為基石。

資策會特助暨學堂ACE顧問洪毓祥說明:「當時不同部門的專業領域不一、意見分歧,對於提供數位科技服務的想像,大家各說各話,多頭馬車的結果就是數位轉型失敗!」因此,為了重啟數位轉型,資策會領導層帶領各部門重新聚焦組織定位,並梳理前次失敗原因、挖掘痛點。

AbsolutVision@unsplash

2018年,資策會確立組織新定位:成為「數位轉型化育者」,整合智庫、人才與資通訊技術,產出統一的服務架構與流程,並由內部培訓的顧問擔任窗口,提供企業解決方案。自此,資策會整合各部門專業,建構一套產業數位轉型方法論,幫助許多產業有效地展開數位轉型。

數位轉型的齒輪順利轉動,但轉型不是做完一次就結束,而是持續、演進的修正過程。累積多次輔導經驗後,資策會發現,不同產業的數位轉型認知與數位能力有落差,需求並不侷限於顧問諮詢;因此,資策會將數位轉型學堂改以會員制,會員可參與線上健診,事先衡量企業的數位轉型能力,進而針對不同會員等級,給予不同服務,讓轉型思維更加「接地氣」,使企業更容易吸收轉型新知。

會用雲端硬碟就是數位轉型?你知道自己「為何轉型」嗎?

透過健檢、諮詢,釐清各企業的轉型樣態,洪毓祥統合各方經驗,將產業數位轉型分為五階段:

一、由高階主管召集與宣示。
二、開放各部門提出與討論議題。
三、收斂議題,做重要排序。
四、確認可行性。
五、訂定準則驅動各部門執行。

這套架構讓組織能快速啟動數位轉型,然而,即便有顧問服務與SOP可以參考,為什麼有些組織的數位轉型仍停滯不前?

檢視過往輔導經驗,從中搜羅組織數位轉型失敗的原因,洪毓祥認為:「數位轉型為文化與認知問題,我們可以思考,到底是數位重要還是轉型重要?」很多領導者誤以為用Google表單紀錄資料、將word檔上傳至雲端或在Facebook投放廣告,只要將作業流程數位化就是數位轉型。或是認為數位轉型一定要先數位化,例如:組織必須增設足夠的資訊人才、導入線上管理系統以後才可啟動數位轉型。事實上,領導者能夠回答:「為什麼我要轉型?」才是重要的

Emily Morter@unsplash

數位轉型的關鍵在於組織有明確的轉型動機與目的,數位化與數位工具應用,只是讓數位轉型成功的一種途徑。綜合多數NPO的數位轉型經驗,轉型動機可以分為:

一、組織營運效率低

當領導者察覺營運停滯不前時,可以從服務對象、捐款者角度挖掘痛點,釐清事滿意度有待提升,或是捐款流程需要改善。

二、我想要創新

當組織發展達到巔峰或人才遇到工作天花板,需要尋求突破與創新。

三、內部作業耗時耗力

若組織仍以人工、紙本作業,將耗費大量成本於繁瑣的行政業務與服務流程

如果你正好遇到上述三種瓶頸,正是啟動數位轉型的好時機!

從「協作」到「優化」,讓數位轉型持續進化!

回頭思考NPO現況,隨疫情開展的遠距服務、線上募款,又何嘗不是NPO的轉型契機?後疫情時代人們開始接受遠距工作、零時差服務、虛實整合等數位概念,政府亦將數位發展、數位治理列為重要施政方針,因此NPO發展新型態的數位化服務是大勢所趨,不僅提升組織募款動能,也使第一線服務更有效率。那麼,隨著疫情搭上數位化浪潮的組織,該如何向前滾動,在後疫情時代繼續編織藍圖、實現理想?

Bich Tran@unsplash

首先,NPO可以先盤點組織現有的數位資源、人才以及數位應用經驗。如果組織內部沒有數位化經驗,且人員還不熟悉數位應用,此時,組織能與第三方數位供應商協作,或導入市面上的數位工具來達成數位化。如果組織已經有慣用的數位工具,下一步則是「數位優化」:組織透過數位工具蒐集資料,儲存在雲端空間,便能利用數位化資料分析,以數據預估未來、輔佐決策,幫助NPO有效地實現目標。

決戰關鍵──數位轉型將以「文化」決勝負!

對筆者而言,NPO就像一輛使勁開往理想的蒸汽火車,仰賴大量人力在高壓環境下維持火車運轉。直至今日,電氣化鐵路普及,NPO卻仍舊依靠燃煤緩緩前進。NPO有許多好的想法,還有一群帶著使命的工作者,如果因為資金與數位技術缺口停滯不前,那實在可惜。若是政府與企業能將資源挹注,與NPO共同打造一輛新式電力火車,將能帶領國家全速前進。

向外連結資源還不夠,內部保守、安於現狀的組織文化更是讓許多NPO數位轉型卡關的原因。洪毓祥認為:「數位轉型與組織文化相互影響,然而組織文化需要長時間塑造,難以透過數位轉型直接改變,反倒是組織文化將影響數位轉型的快慢與成功與否。」可見領導者的統御風格極為重要,有高階主管一致的宣示、好的規劃與安排,相信數位轉型再也不是難事。

作者介紹

NPOst 編輯室

NPOst 公益交流站,隸屬社團法人臺灣數位文化協會,為一非營利數位媒體,專責報導臺灣公益社福動態,重視產業交流、公益發展,促進捐款人、政府、社群、企業、弱勢與社福組織之溝通,強化公益組織橫向連結,矢志成為臺灣最大公益交流平臺。另引進國際發展援助與國外組織動向,舉辦每月實體講座與年會,深入探究議題,激發討論與對話。其姐妹站為「泛傳媒」旗下之泛科學、泛科技、娛樂重擊等專業媒體。NPOst 臉書:https://www.facebook.com/npost.tw