導入科技卻不如預期?5 大基本提問,讓 NPO 看見「資訊管理力」的重要性

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在 21 世紀,大量被應用的網路科技勢必對 NPO帶來衝擊。NPO 可能會自問:科技能否協助我的組織,更有效地完成專案任務,甚至幫助組織達成更高層次的成就?如組織的答案為「Yes」,那麼 NPO 又如何確保計畫如期進行?

徒有科技無法躍升 —— 看見「資訊管理力」的重要性

眾多案例顯示,即便 NPO 積極擁抱科技,想藉由科技改變現況,其結果卻是不如預期。深入探查失敗的原因,往往歸結出——因為組織在某些方面欠缺良善的資訊管理能力,徒有工具的改良,不能保證可達到預設目標

為確保導入的科技方案能成功(或提高其成功機率),就需要瞭解所謂的「資訊管理策略」,它是一套協助 NPO 追求、達到有效資訊管理之最佳路徑抉擇,透過一次次全觀地檢查與介入手段,強化組織原本所欠缺的資訊管理能力。

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NPO 管理顧問公司 Build Consulting 提出的「資訊管理策略」指導框架,包含領導力╱治理、營運、流程、資料數據、技術共 5 大面向。而所謂的「能力建構、能力提昇」正考驗組織是否能回應此 5 大方向。NPO 不妨先透過下列檢查清單,檢視自己的組織是否遇過相似的問題。若有相似症狀卻依舊置之不理,別說追求全面數位轉型,就連一般科技工具使用的效益恐怕都差強人意。

5 面向,檢視 NPO 在資訊管理上常見毛病

Governance 治理

  1. 組織缺乏明確的願景、戰略框架,無法系統性去瞭解技術如何培力組織,以滿足成員需求
  2. 技術解決方案的部門或個人獨自打拼,沒有總體合作計劃或上級循序指導
  3. 組織不願意據新流程或新技術進行改變

Operations 營運

  1. 使用各種管理方法,卻反而導致許多項目斷裂、無法連結
  2. 技術支援不足以應對組織所面臨的挑戰
  3. 技術交流、溝通和培訓混亂、不一致

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Data 數據

  1. 所記錄的數據量不足
  2. 數據遺失或不一致
  3. 難以從數據中生成準確、一致的報告

Process 流程

  1. 缺乏順暢的組織內部商討流程
  2. 跨部門間有衝突,或不符標準流程
  3. 隨著組織變化,缺乏持續的轉換流程

Technology 技術

  1. 缺乏優雅和直觀的工具,來支持服務對象的使用體驗
  2. 軟體無法滿足業務需求
  3. 糟糕的分析工具和結論報告
  4. 系統整合不充分
  5. 行動體驗不佳

基礎提問,協助 NPO 發展符合需求的資訊管理策略

一般組織可能有簡單的資訊技術計畫以處理、應對基本資訊需求,例如硬體設備、作業系統、網路建置連線、辦公室生產力應用工具、數位資訊安全、身份識別與權限管理、網站社交帳號與電子報管理發送、支持者管理系統等。

然而,值得提醒的是「資訊管理策略」是在具體的技術課題外,涵蓋其它無法用肉眼觀察,卻是貫穿整個組織從無到有、從小到大的變化。

下方的指導框架,透過 5 大基礎面向的重要提問,幫助 NPO 釐清組織現況,以發展出符合自身需求的「資訊管理策略」。

1. 領導力

組織有無明確的願景,以及組織的一致性和參與投入度,這些要素皆為成功的訊息管理基礎。所有領導人在政策的認知與支持的步調是否一致? 他們是否積極參與推動此管理流程?

2. 營運

資訊管理如何配置資源、溝通? 有哪些資源可用於支持資訊管理運作? 由誰來管理這些資源? 整個組織內部又如何傳達戰略和支援戰術?

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3. 流程

組織執行工作的流程是否有明確定義,以及妥善地記錄? 誰會參與這些過程?他們的角色與任務又是什麼?

4. 資料數據

哪些數據是業務流程不可或缺的?這些數據表示什麼意義?如何知道數據是否完備、有效和準確? 如何保持數據的一致性? 誰在使用這些數據以及數據交付的及時性?

5. 技術

哪些技術最能支持業務流程和數據? 系統及其供應商與業務需求匹配程度如何? 隨著時間的推移,這些技術將如何發展? 會出現哪些新技術? 持有成本與投資回報之間的關係為何?

認清這 5 大要素,才能框架出良好的資訊戰略,提醒其中重要步驟:

  1. 領導者必須支持且積極參與數據治理,如果領導階層不支持,則無法好好地支橕 NPO 使命。

  2. 組織運營必須準備好去實施、使用資訊系統,如果還沒準備好,就不可能成功地推動資訊策略。

  3. 計畫中,必須由所有利益相關方相互理解,如果彼此無法好好溝通,則資訊將繼續陷入困境。

  4. 以高質量且易於取用的方式構建和管理數據 — 不光只是構建數據,還要考慮之後的維護工作。

  5. 選擇合適的技術來支持非營利組織的需求 — 但是可明顯看出前四個步驟的問題則無法靠技術科技解決。


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