導入科技卻不如預期？5 大基本提問，讓 NPO 看見「資訊管理力」的重要性
在 21 世紀，大量被應用的網路科技勢必對 NPO帶來衝擊。NPO 可能會自問：科技能否協助我的組織，更有效地完成專案任務，甚至幫助組織達成更高層次的成就？如組織的答案為「Yes」，那麼 NPO 又如何確保計畫如期進行？
徒有科技無法躍升 —— 看見「資訊管理力」的重要性
眾多案例顯示，即便 NPO 積極擁抱科技，想藉由科技改變現況，其結果卻是不如預期。深入探查失敗的原因，往往歸結出——因為組織在某些方面欠缺良善的資訊管理能力，徒有工具的改良，不能保證可達到預設目標。為確保導入的科技方案能成功（或提高其成功機率），就需要瞭解所謂的「資訊管理策略」，它是一套協助 NPO 追求、達到有效資訊管理之最佳路徑抉擇，透過一次次全觀地檢查與介入手段，強化組織原本所欠缺的資訊管理能力。
圖／Square@ unsplash
NPO 管理顧問公司 Build Consulting 提出的「資訊管理策略」指導框架，包含領導力╱治理、營運、流程、資料數據、技術共 5 大面向。而所謂的「能力建構、能力提昇」正考驗組織是否能回應此 5 大方向。NPO 不妨先透過下列檢查清單，檢視自己的組織是否遇過相似的問題。若有相似症狀卻依舊置之不理，別說追求全面數位轉型，就連一般科技工具使用的效益恐怕都差強人意。
5 面向，檢視 NPO 在資訊管理上常見毛病
Governance 治理
- 組織缺乏明確的願景、戰略框架，無法系統性去瞭解技術如何培力組織，以滿足成員需求
- 技術解決方案的部門或個人獨自打拼，沒有總體合作計劃或上級循序指導
- 組織不願意據新流程或新技術進行改變
Operations 營運
- 使用各種管理方法，卻反而導致許多項目斷裂、無法連結
- 技術支援不足以應對組織所面臨的挑戰
- 技術交流、溝通和培訓混亂、不一致
圖／Daan Stevens@ unsplash
Data 數據
- 所記錄的數據量不足
- 數據遺失或不一致
- 難以從數據中生成準確、一致的報告
Process 流程
- 缺乏順暢的組織內部商討流程
- 跨部門間有衝突，或不符標準流程
- 隨著組織變化，缺乏持續的轉換流程
Technology 技術
- 缺乏優雅和直觀的工具，來支持服務對象的使用體驗
- 軟體無法滿足業務需求
- 糟糕的分析工具和結論報告
- 系統整合不充分
- 行動體驗不佳
基礎提問，協助 NPO 發展符合需求的資訊管理策略
一般組織可能有簡單的資訊技術計畫以處理、應對基本資訊需求，例如硬體設備、作業系統、網路建置連線、辦公室生產力應用工具、數位資訊安全、身份識別與權限管理、網站社交帳號與電子報管理發送、支持者管理系統等。然而，值得提醒的是「資訊管理策略」是在具體的技術課題外，涵蓋其它無法用肉眼觀察，卻是貫穿整個組織從無到有、從小到大的變化。下方的指導框架，透過 5 大基礎面向的重要提問，幫助 NPO 釐清組織現況，以發展出符合自身需求的「資訊管理策略」。
1. 領導力
組織有無明確的願景，以及組織的一致性和參與投入度，這些要素皆為成功的訊息管理基礎。所有領導人在政策的認知與支持的步調是否一致？ 他們是否積極參與推動此管理流程？
2. 營運
資訊管理如何配置資源、溝通？ 有哪些資源可用於支持資訊管理運作？ 由誰來管理這些資源？ 整個組織內部又如何傳達戰略和支援戰術？
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3. 流程
組織執行工作的流程是否有明確定義，以及妥善地記錄？ 誰會參與這些過程？他們的角色與任務又是什麼？
4. 資料數據
哪些數據是業務流程不可或缺的？這些數據表示什麼意義？如何知道數據是否完備、有效和準確？ 如何保持數據的一致性？ 誰在使用這些數據以及數據交付的及時性？
5. 技術
哪些技術最能支持業務流程和數據？ 系統及其供應商與業務需求匹配程度如何？ 隨著時間的推移，這些技術將如何發展？ 會出現哪些新技術？ 持有成本與投資回報之間的關係為何？認清這 5 大要素，才能框架出良好的資訊戰略，提醒其中重要步驟：
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領導者必須支持且積極參與數據治理，如果領導階層不支持，則無法好好地支橕 NPO 使命。
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組織運營必須準備好去實施、使用資訊系統，如果還沒準備好，就不可能成功地推動資訊策略。
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計畫中，必須由所有利益相關方相互理解，如果彼此無法好好溝通，則資訊將繼續陷入困境。
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以高質量且易於取用的方式構建和管理數據 — 不光只是構建數據，還要考慮之後的維護工作。
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選擇合適的技術來支持非營利組織的需求 — 但是可明顯看出前四個步驟的問題則無法靠技術科技解決。
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