【NPO 小工具】年終數位好習慣，給自己清爽的雲端辦公室
編按：
NPOst 本著胖卡幾年下來的數位落差輔導經驗，知道臺灣有非常多小型非營利組織，都有許多數位應用上的困擾。九月開始，我們邀請到心展物聯網的黃則斌，開啟了新專欄「NPO 小工具」，希望透過胡搞好玩的方式，跟大家分享一些讓工作加快很多的小方法！
嗨大家！僅用這篇文章向各位拜個有點早的早年！新年快樂！
有在 follow「NPO 小工具」的讀者一定都常常看到我說「要保持好習慣～」、「要養成好習慣～」這些耳熟能詳的話。但有讀者表示：究竟什麼是好習慣？！
所謂好習慣呢，其實就是保持你的數位工作環境乾淨整潔、易於協作、所有東西都在它該在的地方。簡單說呢，如果是家長輩的讀者，就把你常叫小孩整理房間的說詞用在自己的數位空間上；如果是小孩輩的讀者，就把你常被念的說詞用在自己的數位空間裡，就對了！
也因此，這篇文章要特別送給準備歲末年終大掃除的各位！
在這個電腦已經成為工作必備用品的時代，許多孩子們有著亂七八糟的房間，電腦或手機桌面卻整潔到誇張！我甚至看過有人把手機 APP 用顏色來分類。然而長輩們卻剛好相反，往往房間一塵不染，手機跟工作用的 PC 卻 totally fucked up：所有東西都在桌面，根本看不到桌布圖案長什麼樣子，檔案東一個西一個，命名完全惡搞，或者所有東西都被丟在系統的下載資料夾裡。也有長輩天天抱怨手機很慢，拿來一看，大概同時有 30 個 APP 待命，系統訊息多到滑不完，這樣的手機想要變快根本強人所難。
所以今天就要跟大家分享使用 PC（personal computer）的好習慣，以及雲端好習慣。就像我最常被我爸媽說：「你多花 5 秒把這個東西收好很難嗎？」（其實真的滿難），現在換我來跟各位長輩們報告一下「你多花 5 秒把你的檔案命名好、存好很難嗎？」也跟同輩們報告一下：「你多花 5 秒把你做的事情注解下來很難嗎？」
養成 PC 好習慣，專案管理很 easy
所謂的 PC 好習慣，到底是什麼呢？首先：
- 檔案分門別類收好（跟你房間亂丟的衣服一樣）
- 檔案務必採用好用的命名系統
該怎麼把檔案分門別類收好呢？首先，先把自己手上的專案分級──
C 級：臨時瑣事（幫忙印東西、繳費帳單⋯⋯）
B 級：別人領導的專案
A 級：自己領導的專案
S 級：國安級專案
C 級瑣事，AB 級專案，與 S 級保密防諜
首先，先新增然後命名一個資料夾為「瑣事」，裡面按照 1-12 個月份開好 12 個資料夾。C 級檔案按照月份逐一放進去，再把檔名打得清清楚楚，要能夠「光看檔名就知道這檔案是在幹嘛」，因為這個檔案我們一輩子應該不會再打開。但有一天，如果你要選市長，又有人要查你的賬，或許這些檔案可以幫你拉到好幾萬票。
再來，命名一個工作資料夾為「2017（請根據現在的年份）工作」，裡面請根據你參與的團隊數量來決定你要新增的資料夾數量。舉例而言，我現在手上同時有心展物聯網及 NPOst 的專欄作家工作，所以在我的 2017 工作資料夾裡，就會有 2 個小資料夾叫做「心展物聯網」、「NPO 小工具」。接著──
- 在團隊的資料夾內部，根據該團隊專案的數量來決定新增幾個資料夾，並以專案名稱來命名資料夾。
- 把同團隊的不同專案分開，A 專案的相關檔案就丟進 A 專案的資料夾，B 專案的相關檔案就丟進 B 專案的資料夾內。
- 在專案的資料夾內，再根據檔案類型不同新增不同的資料夾，圖片素材就新增一個資料夾叫「圖片」，文字素材就新增一個資料夾叫「文字」。
- 最後在專案資料夾中根據檔案類型，把專案相關的檔案一一分類。
讓你的檔案層層歸檔！
譬如說，專案相關的圖檔，就新增一個資料夾命名為「圖檔」，再把相關圖檔一併整理進去；文案也是用類似的方式進行整理，因為是 B 級專案，所以你的責任就是把你經手以及相關作業的檔案做好紀錄以及整理，當專案經理人（PM）有需要什麼你經手過的東西，都能在這裡備存待查。
A 級專案是由你自己本身來領導，所以除了自己經手的相關檔案，還要把其他人做的成果一一分門別類蒐集起來。此外，重要、不能遺失的檔案，請務必傳上雲端資料夾（dropbox、google drive）作為備份。
S 級專案基本上就是有嚴重資安需求的專案，當這類型的專案存在時，請完全按照貴組織或貴團隊的資安規格來進行檔案存取，不該插隨身碟的電腦就別插，不該傳上雲端的就別傳，不然有一天你要選總統的時候，小心被土豪對手拿來說嘴，直接 GG。當然啦，不該傳的照片影片，更不要沒事傳到雲端上同步喔！
多花 5 秒鐘，日後沒煩惱
每年農曆春節前後，請把工作跟瑣事資料夾存到一個健康的硬碟作為備份，這樣就算你的電腦忽然之間被雷打到、被卡車輾過、被小人挖走⋯⋯ 你的資料都還有復原的空間，重要的檔案則在雲端上也都還有備份，根本不用擔心。
這樣的步驟雖然繁瑣，做的時候煩得要死，但就像媽媽說的：「多花 5 秒，以後沒煩惱」、「以後要找東西很好找阿～」此外，系統化地整理分類自己經手的工作事項，在做年度報告或回顧的時候也頗有奇效！有些做報告時候蒐集到的素材，雖然當下用不著，但妥善地收藏，過一陣子再拿出來使用，也是奇效甚高！
當你這麼重視環境清潔乾淨整潔時，千萬別忘了你亂成一團的數位空間。新年大掃除，除了房間、辦公室、住家環境，從今年開始也學著把自己的電腦桌面、雲端空間、下載資料夾（藏汙納垢的最大所在），統統做一個整理！過完年假，電腦打開就是清爽的桌面，讓你好好認真工作，面對新的一年！
檔案命名好，祕密好好找
首先先解釋一下，為什麼檔案命名要有技巧？
因為電腦呢，是老外發明的東西，因此排序的方式就是 0123456789ABCDEF….XYZ，所以當你用中文命名的時候，一二三四五六七八並不一定會按照這樣的順序出現。下圖就是一個亂七八糟的概念！
因此，我們必須在檔案的開頭用數字或英文排序，這樣資料夾的檔案內部才會整整齊齊！（手機通訊錄也通用喔！）
當你用了好的命名方式後，資料夾內部就會整整齊齊！閃閃發亮！
我的命名方式就是：「YYYYMMDD 簡單檔名_版本」，把年份月份日期都打在檔案的最開頭，後面接著檔名的敘述，再來是版本的號碼。有在寫計畫書的讀者一定都知道，計畫書會一改再改，但被改掉的內容真的都不好嗎？也不一定！所以利用版本來做區隔，這樣未來需要產生其他類似的內容時，都可以從各版本之間調出資料。
此外，透過妥善的命名，你也會知道這個檔案是在哪個時間點被存檔的，換言之，只要對照你的工作紀錄，就會知道該檔案大概是哪個時間點出現，並屬於哪一個專案。這樣就不會在奇怪的地方出現野生的檔案，你也不會不知道這是什麼時候做的，或要去哪裡找它的相關檔案。
把握好前述 2 個 PC 好習慣，你的工作效率會大幅提升！再提醒一次－－
- 把檔案分門別類收好（就像收你房間亂丟的衣服一樣）。事有輕重緩急，檔案也務必門當戶對（？）。
- 務必採用好的命名系統來分類檔案：開頭用英文、數字來分類，排序好清楚！
養成 3 大好習慣，統領你的虛擬雲端辦公室
接下來要跟各位分享的是雲端空間的好習慣！
如果說個人電腦是你的辦公空間、私人空間，那雲端空間就是你的虛擬辦公室！善用共用協作功能，就可以跟同事一起合力完成一件工作。然而，雲端空間的使用也要養成好習慣哦！
首先，整理的方式就跟前面介紹的一樣，分層級、分組織來進行，但在協作方面，要養成 3 大好習慣－－
- 有更改的檔案，務必留下注解、具名。
- 修正檔案的規則務必標準化。
- 原始資料務必留存。
很多長輩們一定到現在都還不是很能理解什麼是雲端空間、什麼是協作，以及這 3 個習慣為什麼重要。
「雲端空間」呢，請你把它想像成是一間辦公室，裡面存放了很多你的資料，有些資料你需要跟同事一起作業，你看完了他也要看，或是一份小組的投影片，你負責一部分、同事負責一部份，這時候，這份檔案就是你們 2 個一起「協作」的。當你把資料放進雲端空間時，每一份檔案你都可以設定要跟誰「協作」。
所以，保持這空間的乾淨整潔、井然有序，哪些資料與誰共用，就是你的職責！
1. 有更改的檔案，務必留下注解與具名
當一份檔案由你獨立完成時，哪邊做了修改你一清二楚。當一份檔案由 2 人合作完成時，彼此就要溝通清楚，究竟哪邊有問題需要修改。所以當你發現檔案有異動，毫無疑問就是對方改的，這時要釐清權責或許還可以很清楚。但是，當一份檔案由 10 個人協力合作完成呢？每個人都按照自己的想法在更動資料，此時你就會發現，史上最大的噩夢正在你身上發生！（我就經歷過這段噩夢 QQ）。所以當一份檔案有多人在共同協作時，只要有更改的東西，請務必留下注解的足跡，並且具名。
以這篇文章撰寫時為例，我們就是用雲端協做來完成 NPO 小工具專欄的喔！
我究竟寫了什麼讓主編崩潰呢？！
我原本寫的內容導致美女主編 Sara 頭非常痛，非常恍神，因此她調動了我原先的圖片擺設。
但是她怕我不清楚原因就隨意更動，所以用紅字加括號寫下注解，讓我知道發生了什麼事。
因為這篇文章只有我跟她在協作，所以非常好釐清。但協作人數一旦超過 2 個人，記得就一定要署名哦！
2. 檔案修正規則務必標準化
延續前面的情境：協作修改時，有人會把東西改加上底線、有人改成紅字、有人別出心裁用了刪除線⋯⋯ 這樣的檔案事後可運用的可能性基本上是零。所以呢，請參考我們現任首都市長柯文哲的作法－－修改規則 SOP 化！10 個人依據同一個規則來做修改與編訂，檔案的統整才會變得迅速！
在此一樣使用本文作為案例：我跟 NPOst 主編使用的 SOP 是，她打的字一律用紅色，注解則使用括號。因此我在校正文章的時候，哪邊要改、怎麼改，都會一清二楚！
3. 原始資料務必留存
在這個雲端協作的時代，每個人都可以有編輯檔案的權限，難免就會出現意外。這時，如果你沒有留存原始資料，你們團隊就很可能都在使用錯誤的資料、錯誤的數據做，延伸出錯誤的發展，而且完全沒辦法追溯與釐清！所以，不管是雲端協作文章、表單、試算表、照片等，都請務必把原始資料另外留存，以免憾事發生。
我曾經帶領過 10 人左右的團隊，同時協作一份表單，上面講的錯誤，我統統用了血汗跟電話費來彌補。最後才因此訂定了十分嚴謹的 SOP，以及一對一的教學與實習，才讓整個團隊發揮到最高效率！
新的一年就要到了！實體空間的大掃除箭在弦上，不得不發！但是，現在工作時，往往有 7-8 成以上的時間是透過電腦與網路在工作，所以跟維持房間與辦公桌清潔一樣，養成好習慣，隨手做一點，虛擬空間整整齊齊，新的一年工作效率才會好喔！
