如何讓電子試算表有效加速社工員工作效率?

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胖卡在進化-與華遠志工連線,雲端服務啟航

胖卡-數位落差行動車(Puncar Action)與聯合勸募合作,持續造訪充滿熱情的南台灣社福組織,而這次要為大家分享的是,胖卡與華遠兒童服務中心合作的故事。

「華遠兒童服務中心」是由天主教社會福利慈善基金會所創辦,由當時任職於中山大學的老師看到了弱勢兒童(單親、隔代教養、外籍配偶、失依、暴力、原住民及被疏忽等)因生長在特殊環境下,身、心、靈受到各種不良因素的影響,因此起心動念,秉持著愛與關懷的使命,成立了華遠。

華遠提供單親、隔代教養、新移民、中低收等各式弱勢家庭的兒童課後輔導與安親照顧服務。除學童課輔外,華遠因應弱勢家庭的需求,聘請專業社工提供家庭關懷訪視、資源連結轉介、福利宣導推廣等服務。社工夥伴來自持續不斷的招募與針對鄰近大專學生的組訓。第一夫人周美青也在百忙之中多次參與華遠的志工招募活動,親自面對面說歷史故事給孩子聽。

近年來華遠持續深化服務,從學校合作擴大到社區合作,透過經營社區據點的方式,連結起學校與社區內家庭。目前擁有旗津區、鼓山區、西子灣區、三民區等四個社區服務據點,加上原本設立在國中小的課輔據點,在大高雄地區共有八個據點。

華遠的督導、社工夥伴告訴我(AJ)說,平日的工作主要是提供家庭關懷訪視、資源連結轉介、福利宣導推廣;而要撐起這麼多據點的課後輔導工作,則很感謝來自校園的優質大專青年志工和鄰近社區的民眾,社工也持續在中山大學文藻外語學院高雄醫學大學等在地大專院校展開招募工作,歡迎有志青年一起加入服務弱勢兒童的行列。

在與華遠的督導和社工溝通時,胖卡期待從組織裡找到一件「重要、但微小的事情」作為出發點,尋找我們可以一起做、一起學、一起修正的資訊服務來開頭。根據胖卡以往的服務經驗,我們非常了解,要讓任何的科技新工具進入組織,都需要適度的教學和引導。

華遠提到,他們針對參與服務的大專志工,提供志工服務抵免各校服務學習時數,然後每到月底,華遠各據點的社工就忙著整理志工的表單、各項資料,最後還要彙整八個課輔據點所有志工服務時數,到了學期末還要再依志工各別需求開立服務學習時數證明志工服務證明。為了回應志工個別化的需求,社工到學期末都會需要處理龐大、繁雜的志工服務資料。

在聽過華遠的困擾後,胖卡快速整理了以下 4 個服務重點

  1. 目前每月志工服務資料分散記錄在各據點的 Excel 試算表內,每個月底社工需各自整理後,需再收集八個據點的 Excel 資料,彙整理成一份 Excel。
  2. 若參與服務的志工有學校服務學習時數抵用的壓力,常會詢問社工:「尚有多少時數需服務?」社工會無法即時回覆。
  3. 志工常會跨據點支援服務,比如說某 A 同學:禮拜一在旗津服務 2 小時,禮拜三可能會去鼓山服務 3 小時。到了月底,負責彙整的社工壓力最大的是:從各據點間的資料彙整出這些跨據點服務志工的服務總時數。
  4. 每個學期末,社工需個別統計過去五個月的時數彙整,並將每位志工的時數分為學校用個人用兩種,花費在計算每個志工的兩種服務時數實在傷神耗時。

華遠的夥伴提供給胖卡現用的 Excel 表格作為參考(圖上的個資經過精密的掩蓋)

螢幕快照 2012-12-19 下午5.19.19

點選看大圖

上圖的原始資料表,內容加入了簡單函數計算,用以統計與志工相關的車馬費、或扣除志工隊費等,一個月八個據點共會產出八張這個表,主責社工需要花一整天的時間把八張表的資料整理成一張大總表。

胖卡思考

胖卡對我們提供資訊服務的要求一向是:透過簡單、平易近人的資訊工具,利用科技工具的特性增加組織的服務效能。在設計導入新表單時,我們也力求不過度介入組織原本工作模式,減少變化更能加速適應,讓科技的本質來效力。在華遠,胖卡就做到只要登打一次,關連的表格、數據就同步出現,使用 Google 雲端試算表的共用功能,讓各據點可同步、多工,減輕了組織每月固定彙整志工資料的時間,降低了手動計算的錯誤風險。

導入技巧

將原本只能單機使用的 Excel 表格,移至 Google 雲端試算表,並且運用各式函式建立志工總表,總表包含志工跨聚點/跨月份的的服務時數總和、補助的費用總和、被學校要求的基礎服務時數。課程設計與規劃這方面,則是一步步引導華遠的夥伴識讀 IF、VLOOKUP、OR、ISNA 等各式電子試算表函數,讓大家知其然亦知其所以然。期待日後華遠的夥伴能夠逐漸認識函數,並自行使用。當然,對忙碌的社工伙伴來說,這並不是一蹴可成的,我們會持續與華遠討論、提供支援。

上課講義如下,大家可以試著看看函式喔!XD

IMG_7451

表格函數架構

表格種類大致分類有三:各據點的資料內部資料彙整總表以及外部去識別化資料總表
至於函式的資料交換,原則上,灰色底的都是函式,黃色底的是需要填寫的區塊,去識別化的志工總表則是全部自動化。

資料填入的順序:

  1. 志工總表中填入「志工姓名」、「身分證字號」、「匯款局帳號」以及「被學校要求的基礎服務時數」
  2. 在各據點中填入「志工姓名」,函式會自動去總表內提取該志工的身分證字號及相關資料,再填入相關的服務時數。
  3. 總表會自動抓取在各據點的時數資料。

最後附上試算表連結 :)

我們感謝華遠兒童服務中心願意將知識與他們的案例分享出來,讓更多的非營利組織朋友受惠。

歡迎大家複製上面連結中的表格自行練習,若遇到問題也歡迎來信討論!
來信請寄給AJ:andyjuang@adct.org.tw

關於胖卡

「胖卡(Puncar)計畫」是亞洲首個即時紀錄且運用多樣 Web 2.0 科技服務而推動的數位落差計畫。由台灣數位文化協會所主導,以全台數位偏鄉為計畫施行地點,並自 2008 年五月開始,購買一台小貨卡,搭配資訊裝備、講師及網路志工,有系統和次序地進行全台巡迴之旅,傳達資訊科技新知及應用現況。

數位落差行動車預計直接面對最為困難的最後一哩問題。利用數位落差行動車,把人、連結和資源,送到有需要的偏遠地區。透過網路行銷之宣傳,期引起一般大眾對於數位落差議題的關注,進而影響整體大環境,加速落差消弭,同時間為城鄉資源的互動搭起連結的橋樑。

本文原發表於「胖卡」部落格

 


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