褚士瑩專欄【阿北私會所】分組討論就叫做「工作坊」?你真的會辦工作坊嗎?

圖/geralt @ Pixabay, CC0 Creative

編按:

NPOst 邀請資深國際 NGO 工作者褚士瑩阿北隔空問診(大誤),回答關於非營利工作領域的問題。無論你是志工、NPO/NGO 工作者、捐款人、有志投身公益者,都可以來填表單問問題喔!褚阿北每週將抽出 1-3 個不等的問題來回答,現在就來舉手發問吧!

NGO 新鮮人:

褚阿北你好,我是今年剛畢業、投入 NGO 工作的社會新鮮人,路路。我的職務範圍包括策畫一些「工作坊」,邀請某些特定主題/議題的專家、工作者,或者有興趣的人來參與交流。

我看到本專欄上一篇討論「哲學可以應用在 NPO/NGO 日常工作上嗎?」,有提到你在西拉雅以舉辦工作坊的方式,讓在地居民通通來參加社區規劃。能請阿北也為 NPO/NGO工作者分享如何籌畫一個有成效的工作坊嗎?舉辦工作坊應該注意哪些事情?

工作坊籌畫達人褚阿北:

你真的想知道「工作坊」是什麼嗎?

以「參與」為核心的工作坊,不只是聽講

多年以來,我在國外 NGO 擔任協調人,工作任務其中之一就是帶領「工作坊」(workshop)。但是,當我在臺灣參加所謂的「工作坊」時,常常覺得非常吃驚!因為在臺灣,工作坊往往跟訓練課程變成同義詞,是由一位或是多位「老師」輪流到臺上去、以簡報「講課」,講完大家問問題,問完就下課吃點心、喝紅茶與咖啡,然後再繼續同樣的過程,頂多就是下午昏昏欲睡的時候,根據上午「上課」的內容分組討論,分組再發表各自的討論結果,但你以為這真的是「工作坊」嗎

所以,我每次有機會在臺灣舉辦 NGO 工作坊的時候,都會問在場身經百戰的工作者:「你們心目中的『工作坊』到底應該是什麼樣子?」

如果完全將我在國外參與「工作坊」的形式搬到臺灣來,也不見得適應在地的工作者。所以,我認為最好的方式,就是由工作坊的參加者一起制定「遊戲規則」,最後遵守大家有共識的規則進行工作坊。

這意味著一開始會花上半個鐘頭來討論「工作坊是什麼?」感覺上好像很沒有效率,但實際上這是非常重要的環節。每一個參與者必須從坐下來的第一時間,就意識到這個工作坊是屬於參與者而非主辦單位的,因此會定調出積極「參與」的氣氛,而不是被動「聽講」、交換研習時數的腦殘活動。

圖/Štefan Štefančík @ Unsplash

8 個步驟,你也可以籌畫真正有用的工作坊!

繼續以上一篇提到我在苗栗縣勞工及青年發展處的工作坊為例(參考:哲學可以應用在 NPO/NGO 的日常工作上嗎?),我在過程中問參與者:「你認為一個真正的工作坊應該有什麼元素?」

接下來的半小時,大家紛紛提出想法,我則一一寫在身後的白板上,從一開始很粗淺的「提出問題」、「討論問題」、「解決問題」,慢慢變成了很完整的 8 個循環步驟──

1. 提出問題

2. 共同討論

3. 找到解決方案

4. 盤點資源(評估可行性與潛在障礙)

5. 訂定執行方法

6. 集體執行(共同負責,而不是將所有執行責任推諉給一方,甚至是不在場的一方)

7. 討論過程要時常檢視共識(確保每個執行的環節,大家都有共識,並且確實理解)

8. 發現新的問題(回到步驟 1,重新開始)

當我們終於一起制定出工作坊的規則後,我會指著白板上面的 8 個步驟,問在場參與工作坊的成員:

「如果這才是我們心目當中真正的工作坊,曾經參加過真正的工作坊的請舉手!」

結果往往一個人都沒有

這是一個很重要的步驟:我們時常覺得理所當然的事情,可能都做錯了。要幫助大家意識到「原來我根本不知道我以為我早就知道的事」這一點,就要不厭其煩,願意花時間去深入,否則,久而久之大家就會以為「工作坊」是沒用的東西, 容易流於形式。一起制定規則、一起尊重規則,讓我們重新尊重工具,尊重彼此,也尊重自己。

1. 提出問題:去蕪存菁,留下最迫切的問題

接下來,針對地方發展,我請參與工作坊的工作者提出他們認為最迫切需要討論、解決的問題。提出問題的人,同時要用「一句話」簡潔有力的描述問題,並且提出這個問題可能的「解決辦法」,我把問題一一寫下來在白板的另一端──

問題 1

地點:苗栗全境

問題:苗栗青年在外地學習或從事的專業,返鄉無法發揮,缺乏就業機會,薪水過低,青年不願返鄉就業。

解決辦法:無解。

問題 2

地點:苗栗山區

問題描述:盜採盜伐盜獵,造成自然生態破壞。

解決方法:當地原住民有自己的獵場,並自行管理。

問題 3

地點:苗栗市

問題描述:垃圾不落地無法確實執行。

解決方法:隨車人員和公部門宣導半年。

每次寫下一個問題,我都會問在場的人:「有沒有人覺得你想要解決的問題比這個更重要?」

這 3 個問題寫下來後,在場的人都同意,他們所認為的苗栗需要解決的問題,都沒有比白板上的這些問題更重要。我們便開始「清理問題」

問題一開始提出的時候,並沒有這麼「乾淨」。比如剛開始說的是「苗栗青年在外地學習或從事的專業,返鄉無法發揮,缺乏就業機會,薪水過低」,而且解決方法是「無解」。我於是把問題細拆成 3 部分──

1. 青年返鄉專長無法發揮;

2. 苗栗缺乏工作機會;

3. 薪資過低。

將問題拆解得更細緻提出來讓大家檢視以後,很快的,工作坊的參與者發現提出問題者,他的「預設」(presuppositions)是需要修正的。比如,其中有一個參與成員表示,身為一個「法語翻譯」,在苗栗有沒有就業機會不是問題,因為他的專業可以透過網路工作,就算不能透過網路,臺灣交通非常方便,他也可以繼續以苗栗為據點,出差前往需要的地方工作。

這個反例引起了提問者的反思,以及其他成員的熱烈討論。有人說苗栗的薪水不夠好,有人說更大的問題是缺乏培訓機會。比如一位在場的資深社工表示,同樣是社工工作,臺南的個案數目與多樣性都比較豐富,因此成長很快,在苗栗卻沒有那麼多的機會可以鍛鍊。

另外,也有人以「古蹟修復」專業為例。這位參與者說,問題在於缺乏當地人才,所以當需要修復古蹟的專業人才時,還是得從外地、甚至外國請來。又很快的,參與者之間就有反對的說法出現,他認為「真正的人才,是不會有這種問題的」,修復古蹟不找苗栗當地的人,是因為苗栗當地從事古蹟修復者的專業度無法與他者競爭。若在地古蹟修復人才和外來的專業度一樣、價格一樣,那麼在地工作是不會被外人搶走的。

這個問題經過一番討論分析後,變成了這樣──

1. 關於「青年返鄉專長無法發揮」,其實指的是「人才培訓機會不足」;

2. 關於「苗栗缺乏工作機會」,其實「專業人士的工作機會並不缺乏」

3. 關於「薪資過低」,其實薪資低不是唯一原因,「福利、人才培訓機會不足」的問題更大。

經過一輪又一輪深入的討論後,最後整體共同達到共識,回頭將問題修改變成最後的樣子:「薪資、福利、培訓機會不足,青年不願返鄉就業」。因為問題本身改變了,解決方法也因此從原先的「無解」變成了 4 個解決方式──

解決方法 1:用網路改變困境;

解決方法 2:增加工作機會;

解決方法 3:雇主提高薪資、福利;

解決方法 4:公部門主動提供優質的培訓機會。

但,這樣還不夠。我必須詢問一開始提出問題的人,這樣的描述是否能夠更精準的點出問題所在,如果不是的話,就必須繼續討論。

「我覺得現在這樣,比我原本的問題更好。」原提問者說。「而且我很高興,原本以為無解的問題,原來有好幾個解決方法。」這樣才算是完成了問題的確認。

然後我們進行到下一個步驟,請在場所有人、一人一票,舉手表決他們最想要討論的問題,問題 2 得到 8 票,問題 3 得到 2 票,其餘大多數都投給了問題 1。因此,我們決定將「如何解決苗栗青年不願意返鄉就業」的問題,作為工作坊的討論重點。

2. 共同討論:沒有誰是「專家」,以討論解決問題

「提出問題」後,我們終於進入「共同討論」的階段。討論有沒有可能解決「薪資、福利、培訓不足,以至於人才不願意留在苗栗」的問題。

「有沒有人想要分享臺灣、甚至國外吸引人才的好方法?」我以引導式問題鼓勵大家從個人的經驗資料庫裡面去尋找實際的範例。「實例」最能夠讓人快速理解,也能使參與者不論專業背景,都能直接產生想像與連結,還可以避免在臺灣容易訴諸「專家說法」,而不動腦的問題。

圖/Paul @ Unsplash

有一位成員舉他妹妹為一家德國公司工作的例子。他說妹妹原本在這家德國公司的臺北分公司工作、不會說德語,公司於是提出條件,給她 2 年的時間,自行選擇任何補習班上德語課,且由公司買單付學費。他妹妹覺得這是很划算的條件,於是就答應了。2 年後,妹妹聽讀說寫德語都沒問題了,公司便調派她到德國總公司工作,他妹妹也很喜歡當地的環境,甚至在當地購屋置產,有了長期居留的打算。

此時,公司有了一項擴展計畫,準備到中國大陸發展,由於妹妹具備中文和德文語言能力,又了解公司內部運作,所以想派她去大陸。妹妹對於去大陸工作沒有好感,但是覺得這家公司待她不薄,又會支付全家的搬遷費用,甚至有相當慷慨的住宅津貼,可以在上海很好的住宅區租住優良的房子,於是她決定接受調職,目前人還在中國大陸工作。

聽完此例,我對應之前討論的「解決方法」,在白板上把這個例子裡與之相應的 2 個重點寫下來──

1. 雇主提供培訓機會:公司付 2 年學費;

2. 雇主提高福利:提供搬遷費用、住宅津貼。

3. 找到解決方案:以實現與否為考量,避免天馬行空的想像

確認在場的成員都覺得這是一個培訓延攬人才的好例子之後,我們便進入到下一個步驟:根據這個範例來「找到解決方案」。工作坊的參加者一共提出了 8 個解決的建議,我按照實現的難易程度分成 3 類,寫在白板上──

第 1 類:容易解決的

(1)出學費

(2)出搬遷費

(3)出租房津貼

第 2 類:不容易解決,但還是可以解決的

(4)工作的未來性堪憂

(5)工作團隊一定爆弱!

第 3 類:不可能解決的

(6)工作者太喜歡當下的環境,再好的條件也不會答應異動

(7)不喜歡苗栗

(8)離不開家人

「既然被歸類為『不可能解決的』問題,我們就不要勉強。比如說不願意來苗栗工作的原因,如果是太喜歡自己現在的工作跟環境,不願意為了工作跟家人分開;或是根本不喜歡苗栗,就算給予再好的條件也沒有用。我們只要專注在可以解決的第 1 類、第 2 類。」我徵得共識後,把第 3 類從白板上擦掉,接著進入到第 4 步驟「盤點資源」。

苗栗後龍外埔漁港。圖/Gallan-Lu @ flickr, CC BY-NC-SA 2.0

4. 盤點資源:掌握可用資源,提供參與誘因

第 1 類的問題之所以是容易解決的,因為基本上都是只要有「」就可以解決的問題。只要知道縣政府或是想要吸引優秀人才的私人機構,是否能夠出得起這 3 筆錢,問題就可以解決。

第 2 類就比較棘手,因為沒有未來性的工作,當然難以招攬人才。於是我們請在座的官員回應,苗栗縣政府是否能提供具備未來性的工作。結果,在場的官員提出一個讓大家耳目一新的新計畫──「無人機飛手教育人才培訓」。

「無人機可以拿來做什麼呢?」我問在場的官員。

「有啊!」官員回答,「觀光飯店想要製作宣傳影片,讓潛在客戶看到他們的美麗風景,無人機可以空拍到美麗的風景。」

我們聽了都覺得有點沒力。觀光飯店會每天請無人機去拍攝嗎?大不了 5 年 1 次好嗎?這樣要如何養一個產業?

無人機。圖/@ Wikimedia Commons

「難道沒有比較實用的用途嗎?」我問。

於是,官員提出「施肥灌溉」的用途,也就是說,過去農人要花好幾天施肥、噴灑農藥,如果用無人機來做的話,這些工作可能只要半天就可以完成,還可以避免農民中暑、受傷、農藥中毒等常見隱憂。

一聽到這點,大家的興趣都來了。苗栗作為一個農業縣,這種增進效率的未來科技,不但可以減少農民的時間跟經濟成本,確實也有條件輸出到全臺灣,甚至中國大陸,變成一整個產業鏈的中心。

官員進一步解釋,苗栗沒有機場,這個過去發展不足的缺陷,反而可以成為未來的優勢。因為臺灣只有在少數縣市,無人機的運行不會影響航空飛行安全,若這個想法可行,未來 5 到 10 年內,苗栗可望發展成無人機飛手教育人才培訓基地,取得國際認可執照。

圖/Alok Shenoy @ Unsplash

我問工作坊在場的青年,政府如果能夠提供第 1 類「容易解決的」3 項資源──出學費、搬遷費、租房津貼,那麼,外地青年會不會想到苗栗發展?

我們當場做了假投票,許多工作坊的成員都興致勃勃的舉手表示願意參加,就連原先提出第 3 類「不能解決的」人,都改變主意動心了,顯現這個計畫的吸引力是很強大的。

5. 訂定執行方法:將解方付諸實踐,理清可能的盲點

接著,我們進入到第 5 步驟。我請官員「訂定執行方法」, 官員提出 2 個非常誘人的條件──

1. 到苗栗接受無人機飛手執照班訓練,學費只需要自付 2 成,由縣政府補助 8 成;

2. 擁有國際執照的飛手,目前在中國大陸的每月薪資達臺幣 10 萬以上。

聽到這樣的「利多」消息,我請在場的官員跟青年討論這個吸引人才條件的缺失:如果花了很多的錢,補貼無人機飛手的養成,但取得執照的人才全都外流到中國大陸工作,是否不但沒有達到招募人才的目的,反而連原本在地的青年人才都流失了呢?

6. 集體執行:跨領域的「共學團體」,減少僵持與對立

趁這個討論的機會,我們進到第 6 個「集體執行」的步驟。為了避免前述人才流失的問題,必須找出把產業人才留駐當地所需要的條件,我們討論出 3 點──

1. 環保局提高施政效能(促進官僚效率);

2. 苗栗的永續農業發展(強調農業優勢);

3. 積極帶入無人機相關產業鏈(包括維修人才培訓,專門派遣無人機飛手到國內外的專業公司等)。

這就是「集體執行」的第 6 步驟,透過工作坊的形式,將在場的產官學民間代表,變成一個可以誠實討論、互相學習的共學團體,而不是呈現原本的對立狀態。

苗栗鹿廚坑:青翠草地上舖滿雪白油桐花。圖/Murphy Chen @ flickr, CC BY 2.0

7. 時常檢視共識:確認問題與解方未偏離核心,以免事倍功半

接著,進入第 7「時常檢視共識」的步驟。這個階段的討論,我們用了 2 個問題來呈現──

問題 1:後端配套措施

鼓勵民間帶入產業鏈,避免只有執照訓練,缺乏養成人才後的在地就業配套。

問題 2:即刻就業的問題

專業門檻與高薪有直接關係,確認苗栗當地的薪水、福利條件,不輸中國大陸、甚至更好。

8. 發現新的問題:使解決方案不致停滯,持續進步

第 8 步驟就是藉由「發現新的問題」,回到步驟 1,讓這個解決問題的方案不斷進步。比如培養國際證照人才,反而可能「加速人才外流」的問題,解決方法可能包括──

1. 落實「浪漫臺三線」(參考:5 圖看懂浪漫臺三線  4 年 82 億  創造 282 億商機);

2. 落實「新農業產業人才就業計畫」;

3. 培養專業團隊,以苗栗為基地對外「輸出」(而非「外流」)。

檢視這些解決方法,便會發現,苗栗如果要吸引外地人才或青年返鄉,需要想像出具有「適地性」跟「未來性」的工作,像是「應用在農業用途的無人機飛手人才培訓」,就是一個讓人充滿美好想像的計畫。

有效率的工作坊:不需要議題專家,而是好的「協調者」

這樣的討論過程,大約需要 3 個小時的時間,全程用電腦螢幕投影邊寫邊討論,大家只需要認真思考、討論,不需要做筆記,工作坊結束之後,這個共同完成的文件就會立刻用電子郵件(Email)寄發給所有在場參加者。

所以,要帶領一個有成效的工作坊,其實並不困難!你不需要是議題的專家,但必須是一個好的「協調者」(facilitator)──專心傾聽,頭腦清晰,用「引導思考」及真誠的「討論」,代替「告訴」與「說明」,充滿同理心、全神貫注,把工作坊的每一分鐘,當做是生命當下最重要的事來做,相信你也可以做出一個很棒的工作坊!


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褚士瑩

褚士瑩

褚士瑩,資深 NGO 工作者阿北,年近沒有半百,打交道的公益組織超過百餘,喜歡胡搞,語不驚人死不休,從來不怕吵架。

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