高雄自閉症協進會運用雲端表單提昇自閉兒發現率

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高雄市自閉症協進會提供肯納症的青年日間托育與庇護工廠等服務,旗下的星星王子打擊樂團更常受邀到各處表演,屢獲好評。胖卡透過聯合勸募的支持下進入自閉症協進會,嘗試針對工作流程進行調整與優化。

雲端試算表提供學校老師填寫

發掘潛在服務對象一直都是每年的重點業務,自閉症協進會有提供簡單的評估紙本表格,每年運用廣發公文到小學的方式,請小學老師在發現可能罹患肯納症的小朋友時填寫後運用傳真或郵寄回報,這讓社工在後續的資料整理上會有三個問題:

  1. 資料回傳後還要花時間把所有紙本分別鍵入電腦
  2. 紙本資料回收往往曠日廢時,在截止日前還會有一大批資料湧進,工作壓力集中
  3. 紙本表單在填寫後可能會因為郵寄或其他不可抗之而未送回協會

在基礎的數位應用課程導入後,協進會的同仁們想到如果可以運用所學的Google表單,設計一個線上填寫潛在自閉症幼童的回報表格,希望能解決上述面臨的問題。

紙本與數位共存的新工作模式

在改用線上表格後,考量到有些老師可能不擅長使用電腦,協進會同仁保留了原本的紙本傳真與郵寄的方式,但是在紙本上註記請老師也盡量同步到線上表單的網址進行輸入,輸入完畢後再將紙本資料回傳,解決了上述三種問題:

  1. 大多數老師將資料線上輸入後,社工只需做核對的工作,並將少數沒有線上輸入的紙本資料補齊即可。
  2. 可以先針對回報的資料進行相對應處理,加速潛在個案發掘到正式開案的時間,工作不會累積到年底。
  3. 若發現有填寫線上表單卻無紙本資料,可以直接與老師進行聯絡確認。

透過這樣的調整與改變,自閉症協進會的總幹事很自豪的與我們分享,協會的發現率勇冠全國,我們也邀請總幹事到數位應用輔導講座與在座的非營利組織夥伴分享經驗(參考:http://puncar.tw/archives/864 )

將簡單的打字工作交給社工以外的人

胖卡走訪各式非營利組織,我們常講的一句話是:

「工作不會因為數位工具導入而消失,而是分散轉移給其他人協助處理」

社工寶貴的工作時間不應浪費在資料輸入建檔或資料加總等雜事上,以高雄市自閉症協進會來說,我們找到了一個協助輸入的標的:小學老師。將一張張的分散給每一位老師幫忙填寫,這樣社工就至少可以可以省下兩三天的工時,讓社工可以更專注於個案服務。

熟悉工具後接著要思考是工作上哪些工作可以運用工具來分散給其他人,那個人可能是實習生,可能是志工,可能是其他工作同仁,把所有人運用網路啦進來一同工作,效率就可以獲得提昇。

胖卡與非營利組織

胖卡在聯合勸募的支持下走訪台灣中南部地區的中小型非營利組織,期待透過「數位家教,到宅服務」的方式,調整組織同仁的工作流程、運用各種唾手可得的 Web 2.0數位工具,解決工作上面臨的各式資料統計、彙整、交換等等的問題。

 

 


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除此之外,今年年會邀請到包括資訊透明、兒少安置、社工工會、無家者、身障者街賣原住民長照等各領域的深耕工作者;以及 NPO/NGO 執行長們機會難得的圓桌對談(每個人都可以匿名發問!),還將今年最熱門卻又最陌生的趨勢如 SDGs、中國公益觀察等統統奉上,讓忙碌的你一天追完所有進度!

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