【NPO 小工具】什麼?你還在手動 key in 名片?善用掌上工具,一分鐘掌握人脈!

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圖片來源/https://goo.gl/HplQSJ

編按:

NPOst 本著胖卡幾年下來的數位落差輔導經驗,知道臺灣有非常多小型非營利組織,都有許多數位應用上的困擾。我們邀請到心展物聯網的黃則斌,開啟了新專欄「NPO 小工具」,希望透過胡搞好玩的方式,跟大家分享一些讓工作加快很多的小方法!

 

大家好~過完年不知道多久了,NPO 小工具這不是回來了嗎~!

今天要向各位介紹的是名片的處理方式

養兵千日,用在一時:名片管理好重要!

各位 NPO 工作者一定有個經驗就是:參加某某論壇、研討會或大型 NPO 活動,碰到同業時,交換名片的數量之多,簡直難以理喻。

每張名片,至少要把姓名、職稱、E-mail、電話給紀錄下來。換言之,1 張名片,能夠 1 分鐘內處理完算是高手。一場研討會起碼有個 5 張,辦一場活動也差不多 5 張,正常來說,沒超過 5 張就會完全懶得處理,超過 5 張又嫌太多,不想處理。換言之,拿完名片,除非真的是業務緊密相關的同行、帥哥美女、前輩貴人,基本上,根本不想管它!

但是,在工作時,往往能起到關鍵、出奇制勝之效用、效果的,往往都是這些不起眼的同行──要人有人、要關係有關係,所以平常怎麼可以不跟同行交關呢?

所以,今天 NPO 小工具要向各位介紹名片管理與通訊錄管理的超狂派技巧!

手機 App 好拿又好用

首先,打開手機,去下載 App 的地方,iOS 請去 App Store、Android 請去 Google Play 商店,搜尋「名片」,就可以找到許多名片相關的 App,全部都大同小異,跟合併列印那篇列的外掛一樣(參考:【NPO 小工具】年底客製化感謝函寫到手斷掉?合併列印全自動搞定!)。基本上,網路上的同一種工具都會有很多人用不同方式去製作,我認為這應該算是一種文人相輕的體現(?),但是對使用者來說,越多選項就越方便,所以就請隨便挑一種 APP 來下載吧!

左為 iOS 搜尋結果,右為 Android 搜尋結果

好,基本上呢,你挑到的 APP 必須具備下圖上出現的功能,如果有少或有受限制,就建議你換別款,或是花臺幣刷下去買完整的。但 NPO 小工具作者身為貧窮世代,基本上都是會建議找免費版!

根據上述邏輯,我採用了一款叫做「全能名片王」的 APP,但我是完全沒抽回扣,所以歡迎大家自己去下載其他團隊製作的 APP。這次之所以會選它,只是因為搜尋之後,它是第一個出現,而且免費!

名片掃描就好,幹嘛要教?

OK,下載好 APP,之後各位一定會認為我根本是來騙稿費!啊不就拍照上去存好了嗎?哪需要這篇廢文?

沒錯,這也是甜美的 NPOst 主編莎拉聽到我要寫這主題後的第一個反應──

是的!就是這麼簡單,但是這篇是過完年 NPO 小工具強勢回歸的第一篇,有可能這麼簡單嗎!!??

所以!接下來,當你掃名片的時候,請務必注意 2 件事!

1. 記得勾選「同步到 Google 通訊錄」跟手機通訊錄(Android 手機跟 Google 通訊錄結合得比較好 )

2. 資訊務必檢查一輪,有時候會掃不準(如果怎麼掃都掃不準,建議換一款 APP)

 

掃完一輪之後,你會發現社交場合就是要拚命換名片,換!都換!換名片,努力認識大家,知己知彼,換越多賺越多,為什麼呢?同樣是輸入名片資訊,我拍張照,30 秒檢查資訊,順利的話連改都不用改就存好一筆連絡資料,輕鬆寫意又方便。同樣是換名片,對方至少要 1 分鐘,你舉手投足之間就完成了。對方戰鬥力最多 6,000,你起碼 12,000 起跳,你名片換好之後,先去大都等他都沒問題。

結合 Google 通訊錄,工作效率大提升

好,掃名片這麼簡單,這篇豈不是真的就是廢文了嗎?

不,接下來的步驟是給追求完美的你使用的,請參考我在年前大掃除篇(參考:【NPO 小工具】年終數位好習慣,給自己清爽的雲端辦公室)中提到的英文系統命名法,為什麼要參考它呢?因為接下來的步驟,會永遠改變你手機的通訊錄型態。

請在名片掃描完後的當下,在他的名字前面輸入所屬的組織、團隊、公司的簡寫。就可以在通訊錄中將每個相關的連絡人排在附近

這樣你的通訊錄中的排列,就無懈可擊了!

接下來,打開電腦,點開大家最常用的 Gmail,找到通訊錄欄位,按下去,就可以打開 Google 通訊錄管理(這段要 Android 手機用戶會比較能無縫接合)

在 Gmail 主畫面的左邊,找到通訊錄~按下去!

這時候你會看到 你剛剛的苦工一切都值得了,所有的連絡人,井然有序的出現在上面

礙於個資,還是不要把我的通訊錄上的人給秀出來,但真的很整齊唷!

圖中也可以看到,我是如何善用「標籤」或是群組功能,把同組織或是同類型的連絡人用標籤或是群組來進行分類

 

這樣一旦要發出大量信件,或是要在某個特定領域尋求幫助的時候,就可以很快的把這些連絡人選取出來,一次匯出所有的信箱地址,就可以一次發送給所有想寄的人!不需要再一直回憶這個人的信箱開頭前 2 碼。

妥善整理好自己的通訊錄跟交換到的名片,這些就會成為你重要的無型資產,就算要離職也是帶得走的人脈關係哦!

各位 NPO 工作者多年下來的經驗,一定會發現,出來走跳,有時幫助你最多的無非就是這些只見過一面、換過一張名片的朋友。在下我也常有那種只聽過我介紹產品、交換過一次名片就默默在背後幫了我很多的善心人士,學弟我點滴在心頭。

新的一年剛開始,大家一定都有很多目標跟希望,讓所有讀者都能善用好用的小工具來有效達成這些事,就是這專欄最重要的目的!新的一年,NPO 小工具也會以不拖稿(哭)、不廢文為目標!

最後,還記得去年的問卷表單嗎?

走過、看過、填一下,說不定,你想問的問題,我在下一篇就專文回答囉

新讀者如果想知道這個表單怎麼來的,又有什麼功用!?請務必重新爬文哦!

 

 


史上唯一!全球最大 NGO 執行長首次來臺,錯過再也見不到的重量級貴賓!

● 全世界最大的國際非政府組織 BRAC 創辦人兼主席
● 2017 年《財富雜誌》全球前 50 大領袖
● 曾獲世界糧食獎、世界企業家獎等無數榮譽獎項
● 旗下擁有頂尖大學、社會企業、商業銀行、行動支付平臺
● 在全球 11 個國家影響 1.38 億人,工作者規模 11 萬人

除此之外,今年年會邀請到包括資訊透明、兒少安置、社工工會、無家者、身障者街賣原住民長照等各領域的深耕工作者;以及 NPO/NGO 執行長們機會難得的圓桌對談(每個人都可以匿名發問!),還將今年最熱門卻又最陌生的趨勢如 SDGs、中國公益觀察等統統奉上,讓忙碌的你一天追完所有進度!

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作者介紹

黃宸謙

黃宸謙

嗨大家好,我是黃宸謙,2015 年成立心展物聯網,希望一年內改變臺灣的小額捐款文化,很明顯,看來還需要一點時間。同時也希望 NGO/NPO 將最有限資源都放在最重要的地方,讓痛苦與消耗過去,智慧與創意留下。__師大附中 → 成功大學工科系 → 清華大學奈微所 → 博士班輟學創業,最後這點與蘋果賈伯思、微軟比爾蓋茲還有臉書馬克祖克柏起碼 87% 像。

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