編按：

NPOst 本著胖卡幾年下來的數位落差輔導經驗，知道臺灣有非常多小型非營利組織，都有許多數位應用上的困擾。我們邀請到心展物聯網的黃則斌，開啟了新專欄「NPO 小工具」，希望透過胡搞好玩的方式，跟大家分享一些讓工作加快很多的小方法！

大家好～過完年不知道多久了，NPO 小工具這不是回來了嗎～！

今天要向各位介紹的是名片的處理方式！

養兵千日，用在一時：名片管理好重要！

各位 NPO 工作者一定有個經驗就是：參加某某論壇、研討會或大型 NPO 活動，碰到同業時，交換名片的數量之多，簡直難以理喻。

每張名片，至少要把姓名、職稱、E-mail、電話給紀錄下來。換言之，1 張名片，能夠 1 分鐘內處理完算是高手。一場研討會起碼有個 5 張，辦一場活動也差不多 5 張，正常來說，沒超過 5 張就會完全懶得處理，超過 5 張又嫌太多，不想處理。換言之，拿完名片，除非真的是業務緊密相關的同行、帥哥美女、前輩貴人，基本上，根本不想管它！

但是，在工作時，往往能起到關鍵、出奇制勝之效用、效果的，往往都是這些不起眼的同行──要人有人、要關係有關係，所以平常怎麼可以不跟同行交關呢？

所以，今天 NPO 小工具要向各位介紹名片管理與通訊錄管理的超狂派技巧！

手機 App 好拿又好用

首先，打開手機，去下載 App 的地方，iOS 請去 App Store、Android 請去 Google Play 商店，搜尋「名片」，就可以找到許多名片相關的 App，全部都大同小異，跟合併列印那篇列的外掛一樣（參考：【NPO 小工具】年底客製化感謝函寫到手斷掉？合併列印全自動搞定！）。基本上，網路上的同一種工具都會有很多人用不同方式去製作，我認為這應該算是一種文人相輕的體現（？），但是對使用者來說，越多選項就越方便，所以就請隨便挑一種 APP 來下載吧！

左為 iOS 搜尋結果，右為 Android 搜尋結果

好，基本上呢，你挑到的 APP 必須具備下圖上出現的功能，如果有少或有受限制，就建議你換別款，或是花臺幣刷下去買完整的。但 NPO 小工具作者身為貧窮世代，基本上都是會建議找免費版！

根據上述邏輯，我採用了一款叫做「全能名片王」的 APP，但我是完全沒抽回扣，所以歡迎大家自己去下載其他團隊製作的 APP。這次之所以會選它，只是因為搜尋之後，它是第一個出現，而且免費！

名片掃描就好，幹嘛要教？

OK，下載好 APP，之後各位一定會認為我根本是來騙稿費！啊不就拍照上去存好了嗎？哪需要這篇廢文？

沒錯，這也是甜美的 NPOst 主編莎拉聽到我要寫這主題後的第一個反應──

是的！就是這麼簡單，但是這篇是過完年 NPO 小工具強勢回歸的第一篇，有可能這麼簡單嗎！！？？

所以！接下來，當你掃名片的時候，請務必注意 2 件事！

1. 記得勾選「同步到 Google 通訊錄」跟手機通訊錄（Android 手機跟 Google 通訊錄結合得比較好 ）

2. 資訊務必檢查一輪，有時候會掃不準（如果怎麼掃都掃不準，建議換一款 APP）

掃完一輪之後，你會發現社交場合就是要拚命換名片，換！都換！換名片，努力認識大家，知己知彼，換越多賺越多，為什麼呢？同樣是輸入名片資訊，我拍張照，30 秒檢查資訊，順利的話連改都不用改就存好一筆連絡資料，輕鬆寫意又方便。同樣是換名片，對方至少要 1 分鐘，你舉手投足之間就完成了。對方戰鬥力最多 6,000，你起碼 12,000 起跳，你名片換好之後，先去大都等他都沒問題。

結合 Google 通訊錄，工作效率大提升

好，掃名片這麼簡單，這篇豈不是真的就是廢文了嗎？

不，接下來的步驟是給追求完美的你使用的，請參考我在年前大掃除篇（參考：【NPO 小工具】年終數位好習慣，給自己清爽的雲端辦公室）中提到的英文系統命名法，為什麼要參考它呢？因為接下來的步驟，會永遠改變你手機的通訊錄型態。

請在名片掃描完後的當下，在他的名字前面輸入所屬的組織、團隊、公司的簡寫。就可以在通訊錄中將每個相關的連絡人排在附近。

這樣你的通訊錄中的排列，就無懈可擊了！

接下來，打開電腦，點開大家最常用的 Gmail，找到通訊錄欄位，按下去，就可以打開 Google 通訊錄管理（這段要 Android 手機用戶會比較能無縫接合）

在 Gmail 主畫面的左邊，找到通訊錄～按下去！

這時候你會看到 你剛剛的苦工一切都值得了，所有的連絡人，井然有序的出現在上面。

礙於個資，還是不要把我的通訊錄上的人給秀出來，但真的很整齊唷！

圖中也可以看到，我是如何善用「標籤」或是群組功能，把同組織或是同類型的連絡人用標籤或是群組來進行分類。

這樣一旦要發出大量信件，或是要在某個特定領域尋求幫助的時候，就可以很快的把這些連絡人選取出來，一次匯出所有的信箱地址，就可以一次發送給所有想寄的人！不需要再一直回憶這個人的信箱開頭前 2 碼。

妥善整理好自己的通訊錄跟交換到的名片，這些就會成為你重要的無型資產，就算要離職也是帶得走的人脈關係哦！

各位 NPO 工作者多年下來的經驗，一定會發現，出來走跳，有時幫助你最多的無非就是這些只見過一面、換過一張名片的朋友。在下我也常有那種只聽過我介紹產品、交換過一次名片就默默在背後幫了我很多的善心人士，學弟我點滴在心頭。

新的一年剛開始，大家一定都有很多目標跟希望，讓所有讀者都能善用好用的小工具來有效達成這些事，就是這專欄最重要的目的！新的一年，NPO 小工具也會以不拖稿（哭）、不廢文為目標！

最後，還記得去年的問卷表單嗎？

走過、看過、填一下，說不定，你想問的問題，我在下一篇就專文回答囉！

新讀者如果想知道這個表單怎麼來的，又有什麼功用！？請務必重新爬文哦！